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経費精算での勘定科目の種類・仕訳方法をわかりやすく解説

経費精算システム

2024.01.22

2024.01.22

会社を経営していくうえで欠かせないのが、経費精算です。事業に使ったお金を把握して正しい収益を申告するためにも、経費を仕訳して帳簿で管理する必要があります。とはいえ、経費といっても勘定科目は多岐にわたり、どの勘定科目を使うべきかについて理解しにくいと感じている人もいるでしょう。そこで今回は、正しく経費精算をするために必要な勘定科目と仕訳の基本知識をわかりやすく解説します。

経費精算に勘定科目が必要な理由とは?

ここでは、経費精算に勘定科目が必要な理由について詳しく紹介します。

そもそも勘定科目とは

勘定科目とは、売上や経費などを記帳する際にお金を区分するためのカテゴリのようなものです。日々の仕訳をおこなう際に、勘定科目を用いることで、取引内容をきちんと管理することができます。

また、企業は決算時に貸借対照表や損益計算書といった財務諸表を作成する義務があります。財務諸表には勘定科目ごとに集計した値を記載しなければなりません。そのため、適切な勘定科目を使用して、正しく取引内容を管理する必要があります。

なぜ経費精算に勘定科目が必要なのか

「取引先との商談のための交通費」「事務作業のために購入したボールペン」などの経費精算に使用した費用は、「売上原価」には含めず、損益計算書の「販売費及び一般管理費(販管費)」に含まれます。

売上高と売上原価から算出した売上総利益から販管費を差し引くことで、「営業利益」を計算することができます。営業利益とは、企業の主たる営業活動で得た利益を指し、会社の収益性や経営効率、業績などの経営状況を判断する材料になります。

そのため、経費精算にミスがあると、正確な決算書を作成できず、どの部分に課題があるか正しく判断できない恐れがあります。また、税金計算にも影響を与えるので、間違いがあると、税務調査時に追徴課税を受ける可能性もあります。

このような観点から経費精算をおこなう際には、適切な勘定科目を設定して、正しく仕訳をおこなうことが大切です。

経費精算で使う勘定科目の種類

勘定科目には多くの種類がありますが、使われることの多い勘定科目はそう多くはありません。まずは、経費精算で使われることが多い基本の勘定科目について押さえておきましょう。

ここでは、経費精算で使用される勘定科目について詳しく紹介します。

勘定科目は5つのグループに分類される

勘定科目は下記の表のように、5つのグループ(①~⑤)に分類することができます。

貸借対照表

①資産:会社の保有する財産

例. 現金、預金、有価証券、土地、備品

②負債:会社の保有する債務

例. 借入金、買掛金、支払手形

③純資産:資産から債務を引いたもの

例. 資本金、利益剰余金、新株予約権

 

損益計算書

④費用:収益を発生させるための支出

例. 旅費交通費、消耗品費、会議費

⑤収益:営業活動によって生み出された収入

例. 売上、受取利息、受取手数料

利益:収入から費用を引いた金額


このうち、経費精算によく登場するのが「費用」の勘定科目です。場合によっては、決算時に「費用」から「資産」への振替処理が必要になる場合もあるので注意が必要です。

1.旅費・交通費

旅費・交通費の勘定科目は、業務で必要になった移動費や宿泊費を精算するときに使います。電車代やタクシー代、ホテルの宿泊代や出張中の食事代などが含まれます。 従業員に支払う出張手当を旅費・交通費に含めて精算することも可能です。

2.接待交際費

接待交際費は、取引先企業に対して接待をするときにかかった費用を精算する勘定科目です。取引先との食事代や贈答代、ゴルフコンペやパーティーなどへの参加費用がここに含まれます。 ただし、接待交際費は一定金額までしか損金に算入できません。場合によっては、ほかの勘定科目を使ったほうが節税できることもあります。(※1)

※1:接待飲食費に関するFAQ|国税庁

 

交際費とは?定義や損金不算入の要件をわかりやすく解説

交際費は事業を進めていくうえで必要な経費の一つです。交際費の取り扱い方は、大企業・中小企業・個人といった事業規模の大きさによって変わってきます。 当記事では、交際費の定義・範囲・要件、交際費と類似の勘定科目の違い、交際費の損金算入限度額の規定をわかりやすく解説します。交際費とは何か具体的に知りたい方や、経理処理を効率化させたいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

経費精算システム 2023.06.26

3.会議費

会議費は、社内や取引先と打ち合わせをするときにかかる費用を精算する勘定科目です。打ち合わせの会場費や会場で配るお茶やお菓子、ランチミーティングの費用などが含まれます。

国税庁によると、1人あたり5,000円以下の飲食費も会議費として計上できるとされています。接待交際費ではなく会議費として計上したほうが節税できることもあるため、飲食費は税法上でより有利になる方へ仕訳することが大切です。(※2)

※2:接待飲食費に関するFAQ|国税庁

4.消耗品費

消耗品費は、業務で使う文房具や備品を購入したときに使われる勘定科目です。ボールペンや名刺、10万円未満のパソコンや事務机などが含まれます。決算時に消耗品が残っている場合、「消耗品費」から「消耗品」や「貯蔵品」に振替処理が必要になるケースもあります。

5.福利厚生費

福利厚生費は従業員の慰安や衛生、医療などのために支払う経費に対する勘定科目です。福利厚生費は、雇用保険や介護保険などの法で定められた「法定福利費」と、忘年会・新年会費や慰安旅行などの費用を企業が負担する「法定外福利費」に分類され、経費精算では後者の法定外福利費を仕訳していきます。

6.新聞図書費

新聞図書費は、業務上で必要な新聞や書籍にかかる費用を精算するときに使う勘定科目です。ほかにも、教材用のDVDや情報収集のための有料サイト会員料金も新聞図書費として計上できます。

7.雑費

事業に必要で上記までの勘定科目にあてはならない少額かつ発生頻度の低い経費は、勘定科目「雑費」として計上していきます。クリーニング代や引っ越し代、キャンセル料などが例として挙げられるでしょう。金額が大きくて頻繁に発生する経費の場合は、別で勘定科目を設定して仕訳をする必要があります。

8.その他、企業が支払う経費

ここまでは、従業員の経費精算で使われることが多い勘定科目を見てきましたが、そのほかにも企業が支払う経費は多数あります。企業が支払う経費の一例としては、以下のようなものがあります。

  • 地代家賃…事務所や倉庫などにかかる賃料など
  • 水道光熱費…事務所でかかる水道代やガス代、電気代など
  • 租税公課…事業税や固定資産税、収入印紙代など
  • 給料賃金…従業員に支払う給与や退職金、制服代など
  • 通信費…インターネット代や電話代、切手代など
  • 広告宣伝費…事業の告知広告にかかる費用

ほかにも企業の事業形態によって、必要となる勘定科目は変動します。全ての勘定科目を理解する必要はありませんが、ここで紹介した日常業務で必要となる勘定科目についてはしっかりと内容を把握しておきましょう。

経費精算の勘定科目の使い方や仕訳方法を実務に沿って解説

ここでは、経費精算の勘定科目の使い方や仕訳方法を実務に沿ってわかりやすく解説します。なお、仮払金を使用した経費精算については下記の記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

仮払金の精算ルール!申請方法や給与での戻しや控除を詳しく解説

仮払金を上手く活用することで、従業員の金銭的な負担を減らすことができます。ただし、仮払経費申請書・精算書の作成・精査や仮払金の相殺・精算など、経理処理に注意点があります。 当記事では、仮払金の申請方法や精算方法、給与での戻しや控除の注意点などについてわかりやすく解説します。仮払金の基本的な精算ルールを理解したい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

経費精算システム 2023.07.05

1. 経費精算書の作成・提出(従業員)

事務作業に用いるためのボールペン100本(1本100円)を購入するために、従業員が立て替えて支払った場合を考えてみましょう。なお、税金については考慮しないこととします。

まずは経費精算書を作成して、上司に提出します。経費精算書には、「申請日」「金額」「支払いの理由(用途)」「従業員の所属先」などを記載します。また、領収書を貼付しなければならない場合も多いため、購入時には注意が必要です。

2. 経費精算書の承認(上司など)

上司は従業員から受け取った経費精算書の内容を確認し、承認処理をおこないます。書類に不備や間違いがあったら、従業員に差し戻す必要があります。従業員は上司から承認を受けたら、経理担当者に経費精算書を提出します。

3. 経費精算の実施(経理)

経理担当者は経費精算書の内容を確認して、仕訳などの会計処理をおこないます。経費精算書を受け取った段階では、下記のような仕訳になります。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

消耗品費

10,000

未払金

10,000


期日が来て従業員に立て替えた経費を支払ったら、次の仕訳をおこないます。なお、未払い金は振り込みで支払ったとします。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

未払金

10,000

当座預金

10,000


期末に従業員からボールペン80本は事務作業で使用したけれど、20本は未使用との通知が届いたとします。その場合は、下記のように振替仕訳をおこないます。ただし、金額が小さい場合は、振替処理をおこなわなくても良いケースがあるので注意が必要です。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

貯蔵品

2,000

消耗品費

2,000


このように、経費精算をおこなう際は、勘定科目の選択、振替処理などに注意点があります。

経費精算で勘定科目を設定する際の注意点

ここでは、経費精算で勘定科目を設定するときの注意点について紹介していきます。

勘定科目のルールを決める

勘定科目の設定には明確な決まりがありません。同じ取引内容でも企業によっては勘定科目が異なることもあります。自社で新しく勘定科目を採用して使用することも可能です。
たとえば、切手を購入したときに、最初に「通信費」の勘定科目を使って費用として計上するのか、「貯蔵品」の勘定科目を使って資産として計上するのかは自由です。最初に費用計上をした場合は、余った分の切手を決算時に振替処理をおこなう必要があります。一方、資産計上した場合は、切手を使用する度に仕訳をおこなわなければなりません。

このように、企業の管理しやすい方法で勘定科目を設定することができます。ただし、必要以上に費用・収益を計上して脱税や粉飾決算につながらないようにしましょう。

勘定科目は誰もがイメージしやすいもので設定する

記帳の際はどのような勘定科目を使っても構いませんが、自分だけがわかりやすいように設定することは避けるべきです。なぜなら、これまでも説明してきた通り、勘定科目は企業経営のおける取引内容を明示するためのものだからです。

企業経営には、ときに税務署や金融機関などによって経営状況を開示をする機会もあります。その際にわかりやすいよう、誰もが用途のイメージできる科目を設定しておくことが重要です。税務調査や金融機関によるチェックの際、不要な不信感を抱かれてしまわないようにしましょう。

途中で勘定科目を変更しない

勘定科目を途中で変えないのも、帳簿付けの際に気をつけたいポイントです。たとえば、毎月生じるWebサイトのドメイン代を「通信費」と設定していたのに、その年の途中から「広告宣伝費」に変更してしまえば、同じ経費なのにも関わらず複数の勘定科目で仕訳されることになり、勘定科目ごとの正確な金額を計算・分析・比較ができなくなってしまいます。

企業会計をする際、処理の原則及び手続きを毎期継続して適用することを「継続性の原則」といいます。一度採用した会計方針は、合理的な理由がない限り変更することは認められていません。そのことを理解したうえで、勘定科目を設定するようにしましょう。

勘定科目を正しく設定するなら、経費精算システムがおすすめ

経費精算システムとは、経費の申請・承認や会計処理などを効率化するためのシステムです。経費精算システムには、経費精算や交通費精算、請求書処理、自動仕訳、ワークフロー、ICカード・クレジットカード連携、スマホ対応といったあらゆる機能が搭載されています。そのため、自社の経費精算業務を効率化させることができます。ただし、システムによって料金や搭載されている機能、サポート体制などが異なるので、選び方に注意が必要です。

 

経費精算システムとは?メリットや基本機能、ツール選びのポイントを紹介

経費精算システムを活用すれば、経費の申請や承認に関する業務を効率化することができるため、多くの企業が導入を進めています。この記事では、経費精算システムのメリットとデメリット、ツール選びのポイントなどを解説します。経費精算システムの導入を検討している人はぜひチェックしてください。

経費精算システム 2023.09.04

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを利用することで、申請者・承認者・経理担当者それぞれメリットが得られます。

申請者は経費精算システムを使って自宅や外出中でも経費申請ができるので、場所を問わず作業することができます。また、経費の申請から精算までが効率化されることで、立て替えた経費を早く回収することが可能です。

承認者は経費精算システム上で経費精算書の承認や差し戻しができます。システムで管理することで、進捗状況が可視化されるため、承認のし忘れを防止することが可能です。

経理担当者は自動仕訳機能により、自動的に勘定科目ごとに仕訳をすることができます。勘定科目の選択間違いや仕訳ミスを防止できるので、生産性を向上させることが可能です。また、経費精算システムのなかにはOCR(光学文字認識)機能によって領収書を読み取り、科目を自動で判別するものもあります。読み取りの精度には限界があるようですが、この機能を補助的に使うことで、業務負担を削減することができます。

 

経費精算システムを導入するメリットとは?導入する際の注意点とあわせて紹介

経費精算業務は企業経営にとって不可欠なものであり、効率化によるメリットも大きいことから、近年では経費精算システムによる業務のIT化が注目されています。

経費精算システム 2023.07.12

経費精算システムの選び方

経費精算システムにはさまざまな種類があります。まずは自社の従業員が使いやすいシステムを選ぶようにしましょう。システムが使いづらいと、かえって業務負担の増加につながる恐れがあります。

また、既存の会計ソフトや給与計算ソフトなどと連携できるかも重要なポイントです。導入する経費精算システムと既存のシステムを連携できれば、データ入力・出力の負担が減り、業務の効率化が期待できます。

さらに、経費精算システムのサポート体制もきちんと確認しておきましょう。導入時だけでなく、運用時にもサポートを受けられるシステムもあります。このような経費精算システムを導入すれば、安心してシステムの導入・運用をおこなうことが可能です。

このように、複数の経費精算システムをさまざまな観点から比較したうえで、自社のニーズにあったツールを導入することが大切です。

 

無料で使える経費精算システムの選び方

 

経費精算システム 2023.07.12

自社に合った勘定科目の設定で正しく経費精算を

経費精算に使う勘定科目には多くの種類があるため、全てを理解しておくことは難しいかもしれません。 しかし、この記事で解説したよく使う勘定科目を知っていれば日常的な経費精算で困ることはなくなるので、最低限把握しておくようにしましょう。

勘定科目の設定や運用をする際は、ルールや表記方法を一貫させる必要があります。もしも勘定科目の管理が煩雑だと感じている場合は、経費精算システムを活用して業務の効率化を図りましょう。

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