経費精算とは

経費精算とは、事業を運営するうえでかかった費用を立て替えて、負担した従業員に払い戻すことを指します。経費精算では、従業員が事業に関連する費用の支払いをした証拠として、経費精算書と領収書を提出します。その後、支払い内容を経理担当が確認し、経費として認められるものと判断すれば従業員に費用が払い戻され、認められないと判断した場合は従業員の自己負担となります。

経理担当者がもし事業と関係のない費用を経費として認めてしまうと、会社の損失となるだけでなく、税務調査が入った場合に指摘される可能性もあるため、経費精算では厳しくチェックをおこなう必要があります。

このように、経費精算業務は経営にとって必須な機能なため、経理の業務効率化が企業に与える影響は大きく、近年では経費精算をいかに効率的におこなうかが注目されています。

経費の種類

「事業を営むうえでかかる費用」というものの、経費精算の対象となるケースは幅が広く、何が経費にあたるのか曖昧な場合もあります。ここでは、経費を分類する仕訳の際に一般的に使用される勘定科目を紹介します。

また、以下の記事では、経費精算のルールを定めるうえで押さえるべきポイントを紹介しています。勘定項目についても言及しているので、これから経費精算の効率化に着手する前にぜひご覧ください。

経費精算に手間がかかる原因

経理担当にとって、経費精算は多くの手間がかかる業務です。経費精算業務自体がアナログであったり、経費精算の方法がシステム化していないことによって不備が発生したり、とさまざまな問題があります。ここでは、経費精算がなぜ手間のかかる業務になっているのか、その原因を解説します。

領収書の項目を手入力で対応している

今でも紙やExcelを利用して経費精算をおこなっている企業は多いのではないでしょうか。

紙に記載された領収書を手打ちで入力していると膨大な時間を要してしまったり、入力ミスによって手戻りが起こってしまったりします。このような手間のかかる業務にうんざりしている経理担当の方も多いのではないでしょうか。

ミスが多く発生し、その対応が必要になる

意図的なルール違反でなくとも、各従業員が正しく経費申請をしてくれるとは限りません。申請方法を認識しておらず、誤って申請しているケースもあれば、前述のように手入力のためミスが起こり、修正が必要になることもあるでしょう。

例えば出張先のホテルの金額が領収書の記載事項と違っていたり、間違った勘定科目で申請してしまっていたり、さまざまな箇所でミスが発生してしまいます。これらのミスが積み重なり、最終的に金額を計算するときににずれが発生し、また最初から見直しといったことは、思い当たる方もいるのではないでしょうか

このように経費精算業務はミスが発生することも多くあるため、その分だけ経理担当者の手間が増えてしう傾向にあります。このことが、「経費精算業務はめんどくさい」といわれる所以なのです。

経費精算システムとは

経費精算業務を効率化するために、経費精算システムがあります。

経費精算システムとは、煩雑な経費精算業務をIT化し、効率化を促進するシステムのことです。

申請書類の記述をフォーマット化することができるので、申請者への確認作業が減ったり、経費申請のチェックや経費精算業務をシステム上で完結させたりすることができます。それにより、これまでかかっていたコストや工数を大幅に削減することが可能です。

また、経費精算システムでは領収書を撮影して保管したり、記載されている内容を自動で読み取ったりすることができるものもあります。

経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。自社に合った形態の経費精算システムを導入して、経理担当者が本来取り組むべき業務に時間を割けるようにしましょう。

以下の記事では経費精算システムのメリットとデメリットになりうるポイントをまとめています。業務効率化のために最適なシステムを選ぶ参考にしてみてください。

経費精算システムで業務を効率化するメリット

経費精算システムを導入することで、経理業務の効率化に対してどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、経費精算システムを導入する6つのメリットを紹介します。

経費精算にかかる経理担当の工数が減らせる

経費精算システムを導入することで、これまでおこなっていたExcelや管理ソフトへの入力作業のための時間が削減され、経理担当の工数を大幅に削減することができます。ほかにも、仕訳作業や勘定科目への自動入力、SuicaなどICカードとの連携機能を備えたシステムもあります。

このような機能を活用することでアナログでおこなっていた業務を効率化でき、経理担当が本来取り組むべきほかの業務に従事し、企業の成長に寄与する機会が増えることになります。

経費精算に関するミスが減らせる

経費精算システムを活用した経費申請では、システム上で承認作業、経費精算業務、その後の会計ソフトとの連携をおこなうことができます。システム上で一連のフローを一元管理することで人の手が介在する数が減り、作業漏れや作業重複などのミスを防ぎ、効率的に経費精算業務をおこなうことができるでしょう。

不正申請のチェックを効率的におこなえる

交通費や宿泊費などの必要経費が適切なものなのかを逐一チェックする作業は、経理担当の業務を圧迫します。

経費精算システムには地図ソフトや経路検索ソフトと連携して、自動で最適な金額を算出してくれるものもあります。そのようなオートメーション機能を活用することで、不正申請チェックをより効率的におこなえるようになるでしょう。

各支店・支社の経費精算もまとめて一元化できる

企業によっては、さまざまな地域に支社や支店を構えていることがあるでしょう。このような場合でも、各支店や各支社の従業員が経費申請をシステム上でおこない、場合によっては領収書をデータ化して添付するだけで申請が完了します。

したがって、各支店や各支社の経費精算をシステム上で一元管理することができるようになります。また、システム上では勘定科目ごとや支店ごとにソートをかけて確認することもできるため、効率的に経費精算の情報を管理をすることができます。

従業員の経費申請に要する無駄な時間も減らせる

経費申請を毎月後回しにしてしまい、月末にまとめて提出している人も多いのではないでしょうか。月末は多くの社会人にとって忙しい時期であるにも関わらず、経費精算に関する業務に時間を取られてしまうと業務が圧迫されてしまいます。

経費精算システムを導入して効率化することで、月末に集中してしまう経費申請業務にかかる時間を軽減させることができます。

ペーパーレス化できる

経費精算システムによっては、近年多くの企業が注目しているペーパレス化に貢献できるものもあります。領収書をデータ化して保存することができるものを利用することで、これまで必要だった経費精算用の台紙や領収書などの資料が必要なくなり、ペーパーレス化を推し進めることが可能になります。

自社に最適な経費精算システムで、経費精算をもっと効率的に

経費申請のチェックや再入力作業など、経理担当は手間のかかる作業に多くの時間を割いています。経費精算システムを導入すれば、煩雑な経費精算業務を効率的におこなうことができ、経理担当がほかの業務にも時間を割けるようになるでしょう。

以下の記事では、無料で使える経費精算システムを選ぶ際に役立つポイントをまとめています。自社でシステムの導入する前に、ぜひチェックしてみてください。