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小口現金の仕訳方法や管理を簡単にする方法を紹介

経費精算システム

2023.07.08

2023.07.08

小口現金は、急な出費があった場合にすぐ精算できる便利な手段です。もしもの時のために小口現金を常備しており、勘定科目や仕訳の仕方に悩んでいる経理担当者も多いかもしれません。 そこで今回は、小口現金の基礎知識とともに、勘定科目や仕訳の方法、補充タイミング別の仕訳についてわかりやすくまとめました。 小口現金の管理を簡単にする方法も解説しているので、参考にしてください。

小口現金とは

小口現金とは、小さな経費の支払いをおこなうために手元に用意しておく少額の現金のことです。 通常、経費の支払いは精算手続きの後、月に1回、まとめて従業員の口座に振り込まれる仕組みになっています。 ただ、細々とした経費の支払いが多い場合、都度立て替え払いしていると従業員の負担が大きくなってしまいます。

小口現金があれば、月1回の振込を待たずに現金で精算することができるため、従業員の経済的負担を軽減できます。 また、急な来客や出張など、予期しない出費があった場合に即現金で対応できるところも小口現金のメリットです。

小口現金のやりとりは出納帳で管理するのが一般的

小口現金のやりとりをおこなう際は、小口現金出納帳を使って管理するのが一般的です。 小口現金出納帳には、受入金額や、やりとりした日付、支払金額、摘要、支払い内訳などを記載します。 支払い内訳は勘定科目ごとに記載するため、小口現金を管理する際は基本的な勘定科目を押さえておく必要があります。

小口現金の勘定科目

小口現金を仕訳する際は、以下のような勘定科目を用いるのが一般的です。

旅費交通費

旅費交通費とは、移動にかかった交通費や、出張に要した旅費などを計上する時に使用する勘定科目です。 小口現金の場合、外回りで利用した公共交通機関の運賃(電車代、バス代、タクシー代など)や、急な出張で入り用になった新幹線代、航空券代、宿泊費などがこれに該当します。 また、営業車を利用した場合はガソリン代や駐車場代も旅費交通費に含めます。

消耗品費

消耗品費とは、耐用年数が1年未満あるいは取得費用が10万円未満のものを購入したときに使用する勘定科目です。 たとえば、ボールペンなどの文房具やコピー用紙、郵送に使う封筒代などは消耗品費に該当します。 これらの備品は会社に常備されているケースが多いものの、出先で急に必要になった場合や備品が切れていた場合などは、小口現金で対応することもあります。

水道光熱費

水道光熱費とは、会社で使用した電気代や水道代、ガス代などに用いる勘定科目です。 これらは口座振替やクレジットカード払いを採用しているケースがほとんどですが、小口現金から支払っている場合は水道光熱費に仕訳します。

通信費

通信費とは、業務で使用する通信にかかった費用を仕訳する際に用いる勘定科目です。 オフィスの固定電話代や、業務用として従業員に持たせている携帯電話料金、インターネット料などを小口現金から支払っている場合は、小口現金出納帳に通信費と記載して仕訳します。 なお、通信費には郵便代や宅配便の料金なども含まれます。

雑費

雑費とは、ほかの勘定科目に該当しない支払いに用いる勘定科目です。 上記の勘定科目のいずれにも含まれない費用、たとえばクリーニング代やゴミ処理代、振込手数料、自治会費などがこれに含まれます。 雑費は便利な勘定科目ですが、「とりあえず雑費へ」と大まかに仕訳していると、税務調査が入った時に指摘を受ける可能性があります。

基本的には上記で紹介した勘定科目に仕訳し、どうしても仕訳できないもののみ雑費として計上しましょう。

小口現金の仕訳方法

小口現金でやりとりした時の具体的な仕訳方法を説明します。

前渡し分を仕訳する

定額資金前渡制度を採用している場合、まず会計担当者が決められた期間ごとの小口現金を各部署に前渡しします。 たとえば営業部に小口現金を5万円前渡しした場合、具体的な仕訳方法は以下のようになります。

借方

金額

貸方

金額

小口現金

50,000円

当座預金

50,000円

 

小口現金のやりとりを記帳する

各部署で管理する小口現金出納帳に、小口現金のやりとりを記帳します。 小口現金出納帳には、以下のような項目を記載します。

  • 受入金額
  • 日付
  • 摘要
  • 支払金額
  • 支払内訳
  • 残高

受入金額には会計から受け取った小口現金の額を記載します。 日付には受け取った日付または小口現金の使用日を、摘要欄には用途を、支払金額には小口現金の使用額をそれぞれ記載します。 支払内訳には、前述した勘定科目ごとに使用金額を仕訳します。小口現金の場合、用途は大体決まっているので、あらかじめ支払内訳に勘定科目を設けて記帳した方が手間を省くことができます。

残高には、使用後の小口現金の残高を記載します。 たとえば、2023年5月1日に小口現金を受け入れた後、5月2日に郵便切手を600円分現金で購入した場合の仕訳は以下のようになります。

受入金額

日付

2023年

摘要

支払金額

支払内

残高

(円)

(月)

(日)

内容

(円)

通信費

(円)

50,000

5

1

受入

-

-

50,000

-

5

2

郵便切手代

600

600

49,400

 

小口現金の支払内容を報告する

あらかじめ決められた期間が終了したら、その期間中に支払った小口現金の内容を会計に報告します。 支払った分の合計は貸方に、それぞれの内訳は借方に記載します。 たとえば、その期間中に旅費交通費1万円、消耗品費5,000円、水道光熱費2万円、通信費1万円、雑費3,000円を小口現金から支払った場合の仕訳は以下のようになります。

借方

貸方

旅費交通費 10,000円

消耗品費 5,000円

水道光熱費 20,000円

通信費 10,000円

雑費 3,000円

小口現金 48,000円

 

小口現金を補給する

定額資金前払制度の場合、期間中に使用した分の小口現金を補給します。 仕訳方法は小口現金を前渡しする場合と同じで、以下のようになります。

借方

貸方

小口現金 48,000円

当座預金 48,000円

 

小口現金の補充タイミング別の仕訳

小口現金を補充するタイミングは、定額資金前渡制度と、随時補給制度のどちらを採用しているかによって異なります。 定額資金前渡制度の場合、一定期間が終了した段階でその期間中の小口現金を精算し、使用した分を補充します。

一方、随時補給制度は必要に応じて補充するので、タイミングはまちまちです。 とはいえ、会計上は当座預金から補充をおこなったタイミングで補充額分を仕訳し、小口現金の管理者は経理から小口現金を受け取ったタイミングで該当金額を受入として記帳し管理する点はいずれの方法でも変わりません。

小口現金の管理を簡単にする方法

小口現金の仕訳自体はそれほど複雑なものではありませんが、現金のやりとりが頻繁におこなわれるため、管理に手間と時間がかかりがちです。 小口現金の管理に負担を感じたら、固定費を口座振替やクレジットカード払いにする、従業員にビジネスカードを持たせるなどの工夫を取り入れ、現金払いをなるべく少なくしましょう。 あわせて、会計ソフトなどの便利なツールを活用すれば、手作業での仕訳や入力の手間を省くことができます。

小口現金の勘定科目と仕訳のルールをしっかり覚えておこう

小口現金は、専用の小口現金出納帳で管理するのが一般的です。 小口現金の仕訳は用途によって多岐に亘るので、まずは基本的な勘定科目を覚え、適切な仕訳を心掛けましょう。 小口現金のやりとりが多く、管理の手間に負担を感じたら、現金払いを少なくしたり、便利な会計ソフトを導入したりして、業務を効率化することをおすすめします。

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