小口現金とは

小口現金とは、小さな出費に備えて用意しておく少額の現金のことです。 小口現金の用途は企業によって異なりますが、一例を挙げると、取引先へ向かう電車賃や、急に必要になった備品の購入代の支払いなどがあります。 支店や支社のある企業では、拠点ごとに小口現金を置き、専任の小口現金担当者が管理を担っているケースが多くみられます。

小口現金はその用途上、日常の業務で頻繁に使用するため、経理担当者は毎日小口現金の残高と、帳簿の残高を合わせる作業をおこなう必要があります。

小口現金の管理方法や経費精算方法

小口現金の管理方法には、定額資金前渡制度と、随時補給制度の2つがあります。

定額資金前渡制度

定額資金前渡制度とは、一定期間ごとに、期間中に使った小口現金を補給する方法です。 経理または小口現金担当者は、期間ごとに前渡しされた現金を使用して、日々の細々とした経費の支払いをおこないます。

期間が終了したら、担当者はその期間中に使った小口現金の用途と金額を会計担当者に報告します。 その報告をもとに、会計担当者は使われた小口現金と同額を補給します。決められたタイミングで差額を補給すればよいだけなので、都度補給する方法に比べると手間を省けるところが利点です。

随時補給制度

随時補給制度とは、必要に応じて随時小口現金を補給する方法です。定額資金前渡制度とは異なり、とくに期間などは設けず、手元の小口現金が少なくなってきたら補充する仕組みになっています。 定額資金前渡制度は、決められた期間中にどのくらいの小口現金が必要かある程度予測しておかなければなりませんが、随時補給制度ならその必要がありません。

そのため、創業から間もない企業など、小口現金がいくら必要か予測するのが難しい場合に採用していることが多いようです。

小口現金の経費精算方法

定額資金前渡制度を利用した小口現金の経費精算は、以下のような流れでおこなわれます。

1. 会計担当者が小口現金を経理または小口現金担当者に前渡しする
2. 従業員から受け取った領収書を元に、担当者が小口現金から支払いをおこなう
3. 担当者が小口現金の支払い内容を帳簿に記帳する
4. あらかじめ決められた期間が終了したら、帳簿を集計し、会計担当者に報告する
5. 会計担当者が経理（小口現金）担当者に、使用した額と同額の小口現金を補給する

小口現金のメリット

小口現金を使用すると、以下のようなメリットがあります。

急な出費に対応できる

小口現金を手元に準備しておくと、予定外の急な出費があった時にもすぐ対応できます。 たとえば、急な来客があり、お茶菓子を用意しなければならなくなったり、急遽、県外の取引先の元へ出向くことになったりした時などです。 通常の手続きでは、会社の口座からお金を引き出さなければなりませんが、小口現金があればその場で必要な現金を提供することが可能です。

立て替え払いの負担が減る

経費の立て替え払いは、月1回の締め日にまとめて精算することが一般的です。 そのため、細々とした支払いが日常的に発生していると、立て替え払いした従業員に経済的な負担がかかってしまいます。 小口現金を用意し、都度支払いをおこなうようにすれば、立て替え払いをする従業員の負担を軽減できます。

小口現金のデメリット

小口現金にはメリットがある反面、いくつかのデメリットもあります。小口現金の制度を導入する際は、デメリットもよく理解したうえで検討することが大切です。 ここでは小口現金を利用するデメリットを2つ紹介します。

経理担当者の負担が大きい

小口現金はキャッシュの流れを正確に把握しなければならないため、基本的に毎日残高と帳簿を合わせる作業をおこないます。残高には小銭も多いので、いちいち手作業で確認するのは手間と時間がかかります。 さらに、残高と帳簿を照らし合わせた結果、金額が一致しなかった場合、その都度、早急に原因を探る必要があります。翌日になると新たな小口現金の使用が発生するため、企業によってはその日のうちに原因を突き止め、問題を解決しなければならないこともあります。

とくに小口現金の使用頻度が高い企業の場合、帳簿ミスの発生率も高くなるため、経理担当者や小口現金担当者の負担が大きくなりやすい傾向にあります。

盗難や不正利用のリスクがある

小口現金は、口座に入れているお金に比べて、現金を持ち出されたり、不正利用されたりするリスクが高いといわれています。小口現金は金庫などで厳重に管理しているケースがほとんどですが、うっかり施錠をし忘れたり、暗証番号を盗み見られたりすると、簡単に盗難されてしまう可能性があります。 また、従業員の横領や不正利用などが起こり得るリスクもあるため、管理には十分な注意を払う必要があります。

小口現金の管理を効率化する方法

小口現金の管理に負担を感じたら、効率化するための方法を模索しましょう。 ここでは小口現金の管理を楽にする方法を3つ紹介します。

表計算ソフトを使用する

表計算ソフトでマクロを組んでおけば、使用した小口現金の額を入力するだけで、自動的に残高や使用金額の合計を算出できるようになります。 手作業で計算するより手間がかからず、かつマクロが正確なら計算ミスが起こる心配もないので、ヒューマンエラーを防止できます。 ただ、表計算ソフトは汎用性が高い一方、自社で使いやすいよう一からカスタマイズしなければならないため、導入時にやや手間がかかります。

会計ソフトを使用する

会計に特化した専用ソフトを使用して小口現金を管理する方法です。ソフトにあらかじめ搭載されているテンプレートを使用すれば、すぐに小口現金の管理を開始できるので、手間と時間を省略できます。会計ソフトのなかには領収書やレシートの取り込みに対応しているものもあり、自動で仕訳や入力をおこなうことも可能です。

また、入力したデータを分析する機能を活用すれば、毎月どのようなことに、どれくらいの小口現金が使われているのかを客観的に評価しやすくなります。 分析内容を元に経費の使い方を見直せば、コスト削減にも役立ちます。

小口現金を廃止する

小口現金の盗難や不正利用を防ぎたいのであれば、思い切って小口現金を廃止してしまうのも一つの方法です。代替案として、月1回精算して従業員の口座に振り込む、従業員に経費精算用のクレジットカードを持たせるなどの方法があります。 とくにテレワークなどをおこなっている従業員はキャッシュレス精算が強く推奨されますので、自社のニーズに合った精算方法を検討してみましょう。

小口現金を導入するのなら、効率の良い管理方法を考えよう

小口現金を手元に用意しておくと、急な出費に対応できるほか、従業員の経済的な負担を減らすなどのメリットがあります。一方、小口現金の管理は手間と時間がかかるうえ、盗難や不正利用などのリスクも生じます。

小口現金の管理を効率化したいのなら、表計算ソフトや会計ソフトを導入して管理の負担を軽減しましょう。また、盗難や不正利用が不安であれば、小口現金の廃止を検討するのも一つの方法です。