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小口現金と仮払金の違いとは?定義や効率的な管理方法も解説

経費精算システム

2023.07.07

2023.07.07

小口現金と仮払金は仕組みや活用されるシーンなど、似ている部分もあり、違いがわかりにくいかもしれません。しかし、小口現金と仮払金は会計処理が異なるので、正しく理解していないと、仕訳などの会計処理でミスをしてしまう恐れがあります。 当記事では、小口現金と仮払金の違いや仮払金精算の流れ、小口現金のメリット・デメリット、小口現金の管理を効率化させる方法・手順をわかりやすく解説します。

小口現金と仮払金の違いとは?

ここでは、小口現金と仮払金の違いについて詳しく紹介します。

小口現金とは各部署であらかじめ用意している現金

小口現金とは、取引先へ営業しに行く際の交通費や業務で使用する消耗品費など、日常的に発生する経費を精算するために置いておく現金のことです。 小口現金の主な管理方法には、「定額資金前渡制度」と「随時補給制度」があります。管理のしやすさの観点から、定額資金前渡制度を採用する企業が多いです。

定額資金前渡制度では、まず経理担当者が各部署の小口現金係に小口現金を支給します。小口現金係は毎週・毎月など定期的に小口現金の支払内容を経理に報告します。

その後、経理担当者は小口現金の減少分を支給します。 なお、小口現金係は「小口現金出納帳」で受入・支払内容を管理します。また、小口現金の実際の金額と小口現金出納帳の額が一致しているかを毎日・毎月確認する必要があります。

仮払金とは従業員に前払いで支給されるまとまったお金

仮払金とは、遠方への出張や接待など、経費の用途・金額が明確でない場合に前もって従業員に支給する大まかな金銭のことです。 仮払金は管理台帳などを使用して管理します。従業員から仮払いの申請を受けたら、経理担当者は内容を確認して仮払金を支払います。

仮払金の内容が確定したら従業員は精算報告をし、経理担当者は仮払金を適切な勘定科目に振り替えて過不足の精算処理をおこないます。 このように小口現金と仮払金は、会計処理の仕組みや仕訳のタイミングなど、管理方法に違いがみられます。

仮払金の精算の流れ

ここでは、仮払金の精算の流れについて詳しく紹介します。

仮払経費申請書を受け取り仮払金を支払う

従業員は仮払経費申請書に次のような項目を記載して、上司・経理に提出します。

  • 申請日
  • 仮払金を受ける人の所属や氏名
  • 仮払金額
  • 仮払希望日
  • 仮払精算予定日
  • 仮払金の目的と具体的な内訳 

上司や経理の承認を受けたら、経理担当者は従業員に現金手渡しや口座振込の形で、仮払金の支払いをおこないます。従業員の出張費用を仮払金として現金15万円を普通預金から口座振込で支給した場合の仕訳は下記の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

仮払金

150,000

普通預金

150,000

 

仮払経費精算書に基づき仮払金の相殺処理をおこなう

仮払金の内容が確定したら、従業員は仮払経費精算書に次のような項目を記載して、領収書やレシートなどの証拠書類を添付して上司・経理に提出します。

  •  申請日
  • 仮払金を受けた人の所属や氏名
  • 仮払金額
  • 仮払日
  • 経費の内訳・金額
  • 仮払金の過不足金額 

上司や経理は仮払経費精算書と、仮払経費申請書や証拠書類をつきあわせて、不備がないかを確認します。不備が見つかったら差し戻し、不備がなければ承認をおこないます。

仮払経費精算書より経費の内訳・金額が交通費10万円、交際費6万円だった場合の仕訳は下記の通りです。なお、仮払金の不足分は、後日給与と同時に支払うこととします。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

旅費交通費

100,000

仮払金

150,000

交際費

60,000

未払金

10,000

 

仮払金の過不足を精算

仮払金の過不足が発生したら、返金・返還が必要になります。出張の多い従業員がいる場合など、仮払金過不足の精算処理を都度おこなっていると、経理担当者に負担がかかります。そこで、給与支給日と同時など、精算をまとめると業務負担が減ります。

先ほどのケースでは仮払金の不足が1万円あり、給与支給日に給与25万円と一緒に当座預金から支払う場合の仕訳は下記の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

給与

250,000

当座預金

260,000

未払金

10,000

   

 

小口現金のメリット・デメリット

ここでは、小口現金のメリットとデメリットについて詳しく紹介します。

メリット

小口現金を用意していることで、急な出費や不測の事態に柔軟に対応することができます。

たとえば、トラブルが起きてすぐに取引先のところに向かわなければならない場合、小口現金があれば交通費をスムーズに準備することが可能です。もしも従業員が立て替えの費用を用意していなかったら、口座から引き落としをおこなうなど、時間と手間がかかります。

また、高額の費用の立替は従業員の負担となり、業務への不満につながります。小口現金があれば、従業員の立て替え負担を軽減することが可能です。

デメリット

小口現金にはデメリットも多くあります。まず従業員は小口現金を使いたい場合、申請をおこなわければなりません。手続きや受け取りまでに時間や手間がかかると、本来の業務に支障が出る恐れもあります。

また、経理担当者は毎日の終わりに小口現金の残高が合っているかどうかを確認する必要があります。

もしも小口現金の残高が合わない場合、原因を追及して残高を合わせる手間がかかります。また、小口現金の管理を徹底していないと、紛失・盗難や横領が発生する可能性もあります。

小口現金の管理を効率化させる方法

ここでは、小口現金の管理を効率化させる方法について順を追って紹介します。

高額な経費には仮払金で対応する

小口現金にはデメリットも多いです。そのため、管理に手間を感じている場合は小口現金を廃止するなど、対策をおこなう必要があります。 小口現金を廃止する場合は、基本的に従業員の立て替えにより対応することになります。

そうなると、従業員に金銭的な負担がかかります。 そこで、高額な経費を負担する場合は仮払金を支給することで、従業員の金銭面でのストレスを減らすことができます。

しかし、すべてを仮払金で対応するとなると、経理担当者の負担が増加します。そのため、仮払金を採用する場合の明確なフローを整備しておくことが大切です。

コーポレートカードを作成する

近年ではキャッシュレス化が推進されており、現金払いだけでなくカード払いできる業者も増えています。そのため、コーポレートカードを作成することで、従業員による立て替えを削減することができます。また、クレジットカードで情報を一元管理できれば、利用明細をもとに経費処理の業務を効率化することが可能です。 ただし、法人カードには数多くの種類があります。

次のような項目を比較して、自社にメリットの大きいコーポレートカードを導入することが大切です。

  •  年会費
  • 利用限度額
  • 発行可能枚数
  • 引き落とし日
  • 付帯サービス サポート 

自社のニーズにあった経費精算システムを導入する

仮払金制度や法人カードを採用する場合、経費精算システムも導入することで、さらなる業務の効率化が期待できます。 仮払金管理機能を搭載した経費精算システムを活用すれば、申請・精算情報をデータで管理することが可能です。

また、クレジットカード連携機能を利用すれば、法人カードの利用明細を自動でシステムに取り込めるため、ミスを防止して経理業務の負担を軽減することができます。

経費精算システムには数多くの種類があります。機能や料金、サポート、セキュリティなどを比較したうえで、自社のニーズにあったシステムを選ぶことが重要です。

経費精算フローを変更する

仮払金や法人カード、経費精算システムの仕組みを導入する場合、社内ルールや経費精算フローを変更する必要があります。

たとえば、法人カードを従業員が紛失してしまった場合のフローを明確化し、周知していないと、発覚が遅れて不正利用の被害を受けてしまうリスクが高まります。

カードの紛失・再発行やシステムのトラブルに関する窓口を用意しておくと、スムーズな経費精算をおこなうことが可能です。また、経費精算の方法やシステムの使い方などを従業員に周知する機会を設けることも大切です。

小口現金と仮払金の違いを正しく把握しよう!

小口現金を利用している場合、申請・精算手続きや小銭・札束の管理などの手間がかかります。小口現金を廃止してしまえば、これらの負担がなくなります。

小口現金をなくすには、仮払金や法人カード、経費精算システムの仕組みを導入し、経費精算フローを変更する必要があります。大きな変更にはリスクも伴うので、まずはできる範囲でキャッシュレス化を進めてみるのがおすすめです。

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