小口現金が合わないときはどうする？

ここでは、現金と小口現金の違いと、小口現金が合わないときの対応について詳しく紹介します。

現金と小口現金の違い

経理における現金と小口現金では、管理や仕訳の方法に違いが見られます。 現金とは、銀行や金庫などに保管されているまとまったお金を指します。しかし、オフィスなどにすぐに使用できる現金がないのは不便です。そこで、使用されるのが小口現金です。

小口現金とは、日々発生する業務上の支払いや経費精算などのために企業で管理する現金のことです。 一般的に、現金は「現金出納帳」、小口現金は「小口現金出納帳」の帳簿を使用して管理します。なお、貸借対照表などの財務諸表では、小口現金と現金は最終的に合算され「現金・預金」といった科目で仕訳されます。

小口現金の残高は一致している必要がある

小口現金の実際の金額と帳簿上の額は一致している必要があります。帳簿の目的の一つは、日々の取引を記録し金銭の流れを把握することです。 残高にズレがあるのはどこかにミス・トラブルが生じていることを意味します。そのため、小口現金の残高が一致しない場合、原因を特定する必要があります。

なお、帳簿上の額より現金が少ない場合、自腹を切って処理することは絶対にしてはいけません。自腹で処理するのは一時的な解決になるかもしれませんが、原因を隠ぺいすることになり、いずれは大きなトラブルにつながる恐れがあります。小口現金が合わないと気付いたら、素早く上司や責任者にきちんと報告することが大切です。

小口現金が合わない原因

ここでは、小口現金が合わない原因について詳しく紹介します。

現金の数え間違い

小口現金が合わないのは、現金の数え間違いをしている可能性が考えられます。特に、硬貨や紙幣の枚数が多い場合にありがちなミスです。 小口現金が合わないときは慌てず、まず現金を再度数え直してみましょう。このときにエクセルなどで作成されている金種表を利用するのがおすすめです。関数を用いることで、手計算でのミスを防ぐことができます。また、硬貨を数える際にコインケースを活用すると、数え間違いを減らすことが可能です。

帳簿の記帳ミス

現金の数え間違いではない場合、帳簿の記載ミスである可能性が高いです。 たとえば、領収書の金額の転記ミスが考えられます。領収書と帳簿の金額が一致しているかを確認しましょう。また、合計金額を算出する際などに計算ミスをしてしまい、金額の記載を誤っている可能性もあります。さらに、仮払いがあった場合は、適切に仕訳処理ができているかをチェックしましょう。仕訳の抜けや漏れがあるかもしれません。

帳簿を見直すときは、自分一人だけでなく、同僚や上司など他の人の手を借りてダブルチェックするのがおすすめです。

紛失・盗難・横領の可能性も考えられる

現金の数え間違いや帳簿の記帳ミスでない場合、紛失・盗難・横領といった不正が発生した可能性も考えられます。小口現金が合わない事態が一度だけでなく、何度も生じている場合は現金の管理体制に問題があるかもしれません。 たとえば、小口現金の管理方法を統一せず、各部署の小口現金係に任せっきりになっていると、現金の紛失・盗難が発生しやすくなります。

また、小口現金係が一人の場合は、横領が起こりやすい環境になっているかもしれません。 紛失・盗難や横領が疑われる場合、社内ルールを変更するなど、小口現金の管理体制を見直すことが大切です。

小口現金が合わない場合の仕訳や経理処理

ここでは、小口現金が合わない場合の仕訳や経理処理について紹介します。

小口現金が少ない（マイナス）ケース

小口現金が帳簿よりも3,000円少ない場合は、「現金過不足」の勘定科目を使って次のように仕訳をおこないます。なお、現金が少ないため、借方に現金過不足の勘定科目が現れます。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
現金過不足	3,000	小口現金	3,000

小口現金が合わない原因が文房具の購入費の未計上だったとします。この場合の仕訳は、下記の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
消耗品費	3,000	現金過不足	3,000

このように、現金過不足の相殺処理をおこなうことで、小口現金の実際の金額と帳簿上の額が一致します。

小口現金が多い（プラス）ケース

小口現金が帳簿よりも4,000円多い場合は、同様に「現金過不足」の勘定科目を使って下記の通り仕訳します。なお、今度は現金が多いため、貸方に現金過不足の勘定科目が現れます。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
小口現金	4,000	現金過不足	4,000

小口現金が合わない原因が帳簿における交通費の金額間違いだったとします。この場合の仕訳は、次の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
現金過不足	4,000	旅費交通費	4,000

 帳簿には1万円と記載していたけれど、領収書を確かめてみると6,000円だった場合などにこのようなケースが生じます。

現金過不足があるときの決算処理

現金過不足は一時的な勘定科目であるため、決算の際に「雑収入」「雑損失」に振り替えて相殺処理をおこなう必要があります。

借方に2000円の現金過不足が決算時に残っている場合の仕訳は下記の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
雑損失	2,000	現金過不足	2,000

 一方、貸方に5000円の現金過不足がある場合は、次のように仕訳します。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
現金過不足	5,000	雑収入	5,000

 

小口現金が合わない場合の対策

ここでは、小口現金が合わない場合の対策について詳しく紹介します。

経理処理にミスがないかチェックする

小口現金が合わない場合は、下記のような経理処理にミスのあるケースが多いです。

• 現金の数え間違い
• 帳簿の記帳ミス
• 仮払金の確認漏れ 

同じようなミスが何度も発生する場合は、管理ルールを見直してみましょう。 たとえば、現金の数え間違いを防ぐために手計算を止めることが挙げられます。また、ダブルチェック体制を設けることで、帳簿のミスを防止することができます。さらに、仮払金の動きを正しく把握するために、管理台帳を作成してみるのも一つの手です。 自社の課題にあわせて適切な対策を検討してみることが大切です。

不正の可能性がないか確認する

経理処理にミスがないのであれば、横領や紛失・盗難といった不正が生じた可能性も考えられます。 その場合は小口現金の管理体制を見直すことが重要です。たとえば、小口現金の管理担当者の人数や小口現金を数える頻度を増やすことが挙げられます。

法人カードや経費精算システムを導入する

小口現金を廃止することで、小口現金に関するトラブルを回避することができます。小口現金を廃止するには、いくつかの手順を踏む必要があります。

まず現金払いで対応している取引は、できる限り口座振替に移行しましょう。また、小口現金を廃止するにあたって、従業員による立て替えの精算ルールを明確に設定することが大切です。 高額な費用を立て替える場合は、従業員の金銭的な負担により業務に対するストレスにつながる恐れがあります。従業員による立て替えの必要性を減らすために、法人カードを導入することもおすすめです。

法人カードと連携できる経費精算システムを導入すれば、自動でカードの利用明細をシステムに取り込めるので、ミスの防止や業務の効率化が期待できます。経費精算システムは数多くの種類があります。そのため、既存のシステムと連携ができるか、サポートやセキュリティは十分かなどを確認して、自社の目的にあったシステムを選ぶことが重要です。

システムを導入して小口現金を廃止できるか検討してみよう！

小口現金の実際の金額と帳簿上の額は一致している必要があります。そのため、小口現金が合わない場合は原因を突き止めなければなりません。主な原因として現金の数え間違いや帳簿の記帳ミスが挙げられます。 小口現金が合わないときは「現金過不足」を使って仕訳をおこないます。

ただし、現金過不足は一時的な勘定科目であるため、決算時に振替処理が必要になります。 このように、小口現金を扱っているとミスやトラブルが生じやすくなります。そこで、法人カードや経費精算システムを導入し、小口現金を廃止してキャッシュレス化を推進してみるのもおすすめです。