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仮払金は資産の勘定科目!立替金、前払金、仮受金などとの違いを解説

経費精算システム

2023.07.02

2023.07.02

仮払金は、従業員の高額な費用の立て替え負担を減らすために有効な仕組みです。しかし、仮払金と類似する勘定科目は多く、仕訳をおこなう際に間違った勘定科目を使ってしまうこともあるかもしれません。 当記事では、仮払金の勘定科目の意味や会計処理・仕訳方法、立替金・前払金・前払費用・仮受金・貸付金・預け金・預り金との違いをわかりやすく解説します。

仮払金の勘定科目とは?

ここでは、仮払金の勘定科目について詳しく紹介します。

仮払金とは

仮払金(かりばらいきん)とは、経費の金額や使い道が明確に定まっていない場合に、会社が事前に概算で金銭を支払ったときに使用する勘定科目です。仮払金は一時的な勘定科目であるため、内容が確定したら適切な勘定科目に処理し直す必要があります。

仮払金は、従業員の出張や取引先との接待などのときに活用されます。高額な費用の立て替えが必要な場合に前もって仮払金を支払うことで、従業員の金銭的な負担を減らすことが可能です。

仮払金の財務諸表での位置付け

仮払金は貸借対照表の「資産」の中の「その他の流動資産」に位置づけられます。なお、その他の流動資産とは、原則として当座資金・棚卸資産以外で1年以内に現金化される資産のことです。仮払金以外にも、立替金や前渡金、未収金、短期貸付金などがその他の流動資産に該当します。 財務諸表等規則第19条によると、総資産のうち5%以下のものは「その他の流動資産」に含めて問題ありません。一方、5%を超えるものは、該当する資産を示す名称を付け足した科目で表記する必要があります。

 第十七条第一項第十二号に掲げる項目に属する資産のうち、未収収益、短期貸付金(金融手形を含む。)、株主、役員若しくは従業員に対する短期債権又はその他の資産で、その金額が資産の総額の百分の五を超えるものについては、当該資産を示す名称を付した科目をもつて掲記しなければならない

引用:e-Gov|財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則

仮払金の会計・仕訳処理

会社が従業員の出張費用を仮払金として事前に現金15万円渡した場合の仕訳は次の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

仮払金

150,000

現金

150,000

出張から帰ってきて経理担当者に出張費用を報告したとき、交通費8万円、交際費5万円だった場合の仕訳は下記の通りです。なお、仮払金の残額は報告時に現金で返金したとします。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

旅費交通費

80,000

仮払金

150,000

交際費

50,000

現金

20,000

一方、交通費11万円、交際費7万円だった場合の仕訳は下記になります。なお、仮払金の不足分は報告時に現金で従業員に支給したとします。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

旅費交通費

110,000

仮払金

150,000

交際費

70,000

現金

30,000

 

仮払金と勘違いしやすい勘定科目

ここでは、仮払金と勘違いしやすい勘定科目について紹介します。

立替金

立替金(たてかえきん)とは、従業員や取引先などの代わりに一時的に支払いをおこなったときに使用する勘定科目です。立替金は本来従業員や取引先が負担するものと考えるとわかりやすいかもしれません。立替金を活用する例として、下記が挙げられます。

  • 従業員の保険料
  • 取引先の配送料や手数料 

従業員の社会保険料2万円を会社が当座預金から支払った場合の仕訳は次の通りです。社会保険料は会社と従業員で折半することになります。そのため、会社が負担する分は法定福利費の勘定科目を使用します。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

立替金

10,000

当座預金

20,000

法定福利費

10,000

 給与20万円の支払時に従業員負担分の社会保険料を精算する場合の仕訳は下記の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

給与

200,000

立替金

10,000

当座預金

190,000

 

前払金

前払金(まえばらいきん)とは、商品やサービスの提供を受ける前に、その代金の一部などを前払いするときに使用する勘定科目です。前払金は仮払金とは違い、費用の目的や金額が明確になっています。前払金を活用するシーンとして、下記があります。

  • 出張で泊まるホテルの予約金
  • 航空券の事前購入費用
  • 不動産を購入するときの手付金

商品6万円を予約で注文し、手付金として現金1万円を支払った場合の仕訳は次の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

前払金

10,000

現金

10,000

実際に商品を受け取るときに残額を現金で支払った場合の仕訳は下記の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

仕入

60,000

前払金

10,000

現金

50,000

 

前払費用

前払費用(まえばらいひよう)とは、継続的に受けるサービスに対して前払いした費用のうち、未だサービスの提供を受けていない部分を計上するときに使用する勘定科目です。前払費用を活用する例には、下記があります。

  •  地代
  • 家賃
  • 保険料
  • 支払利息 

会計期間4月1日から3月31日までの企業において、12月1日に1年間分の保険料12万円を現金で支払った場合の仕訳は次の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

保険料

120,000

現金

120,000

 決算時には8カ月分の保険料を前払いしていることになるため、下記の仕訳をおこないます。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

前払費用

80,000

保険料

80,000

仮受金

仮受金(かりうけきん)とは、入金や送金の内容が不明な場合に一時的に使用する勘定科目です。仮払金と同様に内容が確定したら、適切な勘定科目に振り替える必要があります。

取引先から普通預金に30万円振り込まれたけれど、内容がわからない場合の仕訳は次の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

普通預金

300,000

仮受金

300,000

後日取引先に問い合わせると、入金理由が売掛金であった場合の仕訳は下記の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

仮受金

300,000

売掛金

300,000

 

貸付金

貸付金(かしつけきん)とは、返済期限を定めたうえで企業が他の会社に対して金銭を貸し付けたときに使用する勘定科目です。なお、金銭の貸付は企業だけでなく、会社の役員や従業員などの個人に対しておこなわれることもあります。

期限6カ月、年利率2%で普通預金100万円を取引先に貸した場合の仕訳は次の通りです。なお、利息は貸付金の返済時に受け取ることにします。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

貸付金

1,000,000

普通預金

1,000,000

期限が到来し、利息(100万円×0.02×6/12)とともに現金で返済を受けた場合の仕訳は下記の通りです。 

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

現金

1,010,000

貸付金

1,000,000

受取利息

10,000

預け金

預け金(あずけきん)とは、会社が取引先や個人(役員や従業員など)に対して金銭を一時的に預けているときに使用する勘定科目です。なお、預けているだけなので、返還されないものは預け金として扱われません。

A社に資金運用を委託し、当座預金2,000万円を振り込んだ場合の仕訳は次の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

預け金

20,000,000

当座預金

20,000,000

 

預り金

預り金(あずかりきん)とは、取引先や個人(役員や従業員など)が負担すべき金銭を一時的に預かっているときに使用する勘定科目です。預り金は預け金の反対の概念になります。 給与30万円を支払う際に税金5万円を預かり残額を当座預金から従業員に支払った場合の仕訳は次の通りです。

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

給与

300,000

預り金

50,000

当座預金

250,000

 後日税金5万円を当座預金から支払った場合の仕訳は下記の通りです。 

借方科目

借方金額

貸方科目

貸方金額

預り金

50,000

当座預金

50,000

仮払金の勘定科目を使うときの注意点・ポイント

ここでは、仮払金の勘定科目を使用するときの注意点やポイントについて詳しく紹介します。

できる限り素早く処理をおこなう

仮払金はあくまでも一時的に使用する勘定科目です。そのため、使途や金額が確定したら適切な勘定科目に処理し直す必要があります。また、仮払金の件数が増加したり、時間が経過したりすると、内容がわかりにくくなり、経理処理が煩雑になる可能性もあります。

内容が確定したら素早く処理することで、仮払金の処理のミスを防止することができます。また、管理台帳を作成し、誰にいくら支払いをおこない、いつ内容が確定するのかを管理するのもおすすめです。

消費税の処理に注意する

仮払金は支払時点では目的や金額が決まっていないため、消費税は発生しません。そのため、仮払金の内容が確定してから消費税の処理をします。なお、余った仮払金を返金する際も消費税の対象になりません。 現在では軽減税率制度の導入により複数税率が採用されているので、経費の内容をきちんと確認し、消費税の計算ミスが生じないよう注意しましょう。

証拠書類の管理を徹底する

仮払金の使い道や金額をすべて把握するのは難しい場合もあります。そのため、金額の水増しなど、不正申請が発生しやすいです。 不正をなくすためにも、証拠書類の管理を徹底することが大切です。仮払金の精算時には領収書やレシートなどの証拠書類も添付して精算書を提出してもらいましょう。

また、交通費などで証拠書類を提出できない場合は、精算書に具体的な交通経路や金額を記載してもらうことが推奨されます。

決算に間に合うように処理する

仮払金の内容を決算までに確定させられなかった場合は、未精算残高がある状態で決算書に計上することになります。 この場合、税務署や金融機関に事業とは関係のない支出があったかもしれないと目を付けられる可能性があります。場合によっては、税務調査に入られたり、今後の融資に影響を与えたりする恐れもあります。

なお、出張などの正当な理由で仮払金の処理が決算をまたいでしまう場合は、きちんと証明できれば問題ありません。一方、内容が確定しているにもかかわらず処理を後回ししている場合は、決算に間に合うよう適切な処理をおこなうようにしましょう。

仮払金の処理を効率化させる方法

仮払金の処理を効率化させるには、仮払管理機能の搭載した経費精算システムの導入がおすすめです。 仮払管理機能により、事前申請や証拠書類を確認しながら精算処理をおこなえるため、ミスを防止することができます。また、仮払金の申請・精算を一件ずつ管理できるので、精算漏れを防ぐことが可能です。さらに、仮払金の申請をおこなうと、自動でシステムに仕訳データが登録されるため、経理担当者の業務負担を削減することができます。

経費精算システムには、経費精算・外部連携・ワークフロー設計・スマホ対応といったあらゆる機能が搭載されています。自社のニーズにあわせてシステムの選定をおこなうことが大切です。

仮払金の勘定科目を正しく理解して適切な経理処理をおこなおう!

仮払金は一時的に使用する勘定科目です。そのため、金額や用途が確定したら適切な勘定科目に振り替える必要があります。 仮払金の勘定科目を使用する際は、精算ミスが生じないよう、管理台帳を活用するなどしてスピーディーに処理をおこなうことが大切です。

また、できる限り決算までに処理をおこなうことも重要です。仮払金の経理処理に課題を感じている場合は、仮払管理機能の搭載した経費精算システムの導入を検討してみましょう。

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