仮払金とは？わかりやすく解説！

ここでは、仮払金の読み方や意味について詳しく紹介します。

仮払金の読み方と意味

仮払金の読み方は「かりばらいきん」です。仮払金とは、金銭の支払いはおこなわれたけれど、適切な金額や用途が未定な場合に使用する勘定科目のことです。仮払金は一時的に使用する勘定科目であるため、内容が確定したら振替処理をおこなう必要があります。

仮払金を活用する例として、従業員の出張が挙げられます。出張では交通費や宿泊費、交際費など、さまざまな経費が必要です。出張がおこなわれる前に、金額や用途をすべて確定させることは難しいことも少なくありません。その場合は、あらかじめ従業員に対して仮払金として一定の金額を支給し、出張から帰ってきてから精算する処理をおこないます。

貸借対照表における仮払金の位置付け

仮払金は財務諸表では、一般的に資産の部の「流動資産」の中の「その他の流動資産」に分類されます。

資産	負債
Ⅰ流動資産 現金預金 受取手形 売掛金 ・・・ その他の流動資産（仮払金、短期貸付金など） Ⅱ固定資産 ・・・	Ⅰ流動負債 ・・・ Ⅱ固定負債 ・・・
	純資産
	・・・

 財務諸表等規則第19条によると、その他の流動資産のうち金額が総資産の5％以下のものは、「その他の流動資産」としてまとめて貸借対照表に記載することが許されています。一方、5%を超える場合は何の用途なのかを名称として付して記載しなければなりません。

 第十七条第一項第十二号に掲げる項目に属する資産のうち、未収収益、短期貸付金（金融手形を含む。）、株主、役員若しくは従業員に対する短期債権又はその他の資産で、その金額が資産の総額の百分の五を超えるものについては、当該資産を示す名称を付した科目をもつて掲記しなければならない 

引用：e-Gov｜財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則

仮払金と類似の勘定科目との違い

ここでは、仮払金と類似の勘定科目との違いについて紹介します。

仮受金

仮受金は仮払金とは反対の概念にあたる勘定科目です。仮受金の勘定科目は、入金があったものの、何に対しての入金なのかが把握できない場合に一時的に使用します。後に、入金の理由が明確になったら振替処理をおこなう必要があります。

立替金

立替金は一時的に支出が必要とされる場合に、代行して支払いをおこなったときに使用する勘定科目です。仮払金と立替金は、一時的に使用する勘定科目という点では共通しています。 しかし、勘定科目を使用するときに費用の金額が明確かどうかや、振替処理の内容に違いがみられます。立替金は金額が確定した後、仮払金は金額が確定する前に勘定科目として出てきます。

また、振替処理をおこなうとき、一般的に立替金は経費に振り替えられることはないですが、仮払金は経費に振り替えられます。

前払金

前払金とは、商品やサービスの提供を受ける前に費用の一部もしくは全てを前もって支払った場合に使用する勘定科目を指します。仮払金と前払金は、前もって支払いをおこなう場合に使用する勘定科目という点では共通しています。 仮払金と前払金は、支払時点での費用の目的・金額が明確かどうかで使い分けます。たとえば、払金と前払金の違いは支払時点で費用の目的・金額が明確かどうかです。

仮払金は出張など、従業員に支給する段階で費用の使い道などが明確に決まっていません。一方、前払金は不動産購入の手付金など、支払いをする段階で費用の使徒や金額が定まっています。

仮払金の処理・仕訳方法の一例

仮払金の処理・仕訳方法の一例として、出張のため従業員に前もって現金15万円支給するケースを考えてみましょう。現金の支給時の仕訳は次の通りです。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
仮払金	150,000	現金	150,000

従業員が出張から帰ってきて、仮払金だけでは交通費や宿泊費、飲食費などの出張費用（18万円）が不足していた場合の仕訳は下記の通りです。なお、不足分は現金で直接従業員に支給したとします。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
旅費交通費	80,000	仮払金	150,000
交際費	100,000	現金	30,000

このように「仮払金」は「旅費交通費」「交際費」などの適切な勘定科目に振替処理をおこないます。一方、出張費用が（12万円）で仮払金よりも少なかった場合の仕訳は下記の通りです。なお、仮払金の残金は現金で直接従業員から受け取ったとします。

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
旅費交通費	70,000	仮払金	150,000
交際費	50,000
現金	30,000

 

経費を仮払いするメリット・デメリット

ここでは、経費を仮払いするメリットやデメリットについて詳しく紹介します。

メリット

経費の仮払いがない場合、出張時などでは従業員がすべての費用の立て替えをおこなう必要があります。長期に渡る出張などの場合、高額な費用の立て替えをしなければならず、負担が大きくなるため、従業員の不満につながります。また、経費精算手続きに時間や手間がかかると、立て替えた金額がしばらく返金されず、従業員のポケットマネーに影響を与える恐れがあります。

仮払金を活用すれば、従業員は前もって費用の一部を支給してもらえるので、金銭的なストレスを軽減することができます。特に高額な経費の立て替えが頻繁に発生する場合に有効です。

デメリット

仮払金の仕組みを導入する場合、小口現金の用意が必要になることもあります。小口現金の管理が徹底されていないと、実際の現金と帳簿の残高が合わず、会社の経営に悪影響を及ぼす恐れがあります。 また、経理部門では現金のチェックや仕訳作業などの業務負担が増加します。作業が増えることで、ミスの発生にもつながり、業務効率が低下する可能性もあります。

仮払金を用いるときの注意点・ポイント

ここでは、仮払金を用いる場合の注意点やポイントについて詳しく紹介します。

仮払金が必要・不要な場合のフローを明確にする

経費の仮払いは経理担当者にとってデメリットが大きく、できれば従業員に立て替えてもらったほうが業務負担は少なく済みます。しかし、高額の費用の立て替えは従業員の不満につながります。 そのため、経費の金額や内容によりフローの設定をおこない、仮払いが必要かどうかの基準を明確に定めるのがおすすめです。

管理台帳を作成する

経費の仮払いの頻度が多いと、精算の漏れや金額の誤りが生じやすくなります。仮払金を効率よく管理するためにも、管理台帳の作成が推奨されます。 支払時点で誰にいくら支払い、いつ内容が確定するのかを管理台帳に記録しておくと、精算ミスを防止し、適切に仮払金を管理することが可能です。

決算までに精算する

仮払金はあくまでも一時的に使用する勘定科目です。そのため、内容が確定したら素早く振替処理をおこなう必要があります。 もしも決算までに精算ができなければ、未精算残高がある状態で決算書に記載することになります。場合によっては税務署や金融機関に管理体制を疑われ、税務調査で指摘を受けたり、金融機関からの信用失墜につながったりする恐れもあります。

正当な理由で決算をまたいでしまうのであれば問題はありません。内容が確定しているのにも関わらず、仮払金の処理を放置することは避けましょう。

法人カードを導入する

仮払金に伴う業務負担を軽減するためにも、法人カードの導入を検討してみるのもおすすめです。法人カードを作成して従業員に受け渡せば、カード払いできる場合は仮払いが不要になります。 また、クレジットカードのデータで金額・用途などの内容を管理できるため、不正の防止や業務の効率化が期待できます。資金繰り対策や付帯サービスの利用、年会費の経費計上といった他のメリットも得られます。

ただし、法人カードの導入によりクレジットカードの管理負担が発生します。不正利用や紛失・盗難といった事態が生じないように、社内ルールを整備することが大切です。

仮払金に対応した経費精算システムを導入する

仮払金に対応した経費精算システムを導入すれば、精算時に事前申請をすぐに検索して表示することができます。従業員の申請ミスを防止し、スムーズな精算処理をおこなうことができます。また、システム側から返金していない従業員に通知できるため、仮払金の返金漏れを防ぐことが可能です。 経費精算システムでは仮払金の精算がおこなわれると、自動で仕訳が登録されます。

仕訳業務の自動化により経理担当者の業務負担を軽減することが可能です。経費精算システムと法人カードや会計ソフトを連携させれば、データ入力・出力の手間が不要になり、業務を効率化することができます。

仮払金の扱い方をマスターして適切な経理処理をおこなおう！

仮払金は従業員の金銭的な負担を減らすために便利な仕組みです。しかし、経費の仮払いを導入すると、小口現金の管理や会計・仕訳作業など、経理担当者の業務負担が増加します。 仮払金は一時的な勘定科目であるため、内容が確定したら素早く処理し、決算に間に合うようにすることが大切です。

仮払金の管理に課題を感じている場合、業務を効率化するためにも法人カードや経費精算システムの導入を検討してみるのがおすすめです。