交通費精算とは

交通費精算とは、電車・バス・タクシーといった業務上の移動や出張などで生じる交通費を従業員の申請により、会社が払戻す制度を指します。 交通費精算と似た用語に経費精算がありますが、対象となる費用の範囲が異なります。

経費精算とは、交通費・宿泊費・会議費・通信費といった業務上の経費を従業員の申請に応じて精算します。つまり、交通費精算は経費精算の一部ともいえます。

交通費精算の勘定科目

交通費に関連した勘定科目は、下記の通りです。

• 交通費
• 旅費交通費
• 通勤費 

交通費とは、出張や顧客訪問などの業務で必要となる移動に関連する費用のことです。たとえば、電車・バスといった公共交通機関の費用やタクシー代、社用車の燃料費・駐車料金などが挙げられます。

旅費交通費とは、業務上の移動や出張などにかかる費用のことで、交通費よりも広い範囲の費用が含まれます。たとえば、遠方に出張するときに必要になる航空券代や宿泊費用、飲食費、レンタカー代などが挙げられます。

ただし、通勤費は経費精算の対象にせず、通勤手当のような補助金制度が別途で設けられている場合も少なくありません。

なお、通勤手当の非課税限度額は1カ月あたり15万円です。 これらの費用の具体的な定義や要件、精算方法などは会社によって異なる場合もあるため、社内規定を確認するなど、明確な基準やルールを把握しておくことが大切です。

交通費精算のやり方・流れ

ここでは、交通費精算のやり方や流れについて詳しく紹介します。

交通費精算書のテンプレートを作成する

まずは自社の交通費精算の規定・フローにあわせて交通費精算書のテンプレートを作成しましょう。テンプレートを作成しておくことで、従業員はゼロから作成する必要はなく、手間を削減することができます。

テンプレートには、下記のような入力項目を用意しましょう。

•  日付
• 金額
• 経路
• 行き先
• 目的
• 上司の承認印欄 

主なテンプレートの作り方として、エクセル・ワードを使う方法やインターネット上の無料テンプレートを活用する方法があります。無料のテンプレートをダウンロードし、エクセルやワードなどでカスタマイズをおこなうと、自社に適した交通費精算書のフォーマットを簡単に作成することが可能です。

また、テンプレートだけでなく、交通費精算書を使った申請マニュアルを用意しておくと、従業員にとっては入力・記載方法がわかりやすく、申請ミスを防止することができます。

従業員から交通費精算書を受け取りミスがないか確認する

従業員にテンプレートやマニュアルをもとに交通費精算書を作成してもらったら、経理担当者が書類を受け取り、ミスがないかをチェックします。 記載ミスがあった場合は従業員に差し戻しをおこないます。一方、ミスがないことをきちんとチェックできたら、従業員に受理したことを通知しましょう。

会計ソフトや帳簿に仕訳を記載する

交通費精算書を従業員から受け取り受理したら、経理担当者が内容を基に会計ソフトや帳簿に仕訳を記載します。 税務調査が入る場合や修正・訂正が必要な場合に備えて、受け取った領収書や交通費精算書の管理方法に気を付けることが大切です。

領収書や帳簿には保存期間が定められているので、これらを扱う際は事前にチェックしておくようにしましょう。

社内ルールに従って精算をおこなう

経理処理が完了したら、社内ルールに従って従業員に払い戻しをおこないます。主な払い戻し方法として、下記が挙げられます。

•  即時的に現金で払い戻し
• 毎月の規定日に振込
• 翌月の給与に反映する

会社によって払い戻し方法は異なるので、社内の規定をきちんと確認して精算を完了させましょう。

交通費精算書の具体的な確認方法

ここでは、交通費精算書の具体的な確認方法を紹介します。

領収書と交通費精算書の金額が一致しているかを確認

領収書をもとに交通費精算書の金額が合っているかどうかを確認することが大切です。なお、交通費精算では領収書が要らないケースもあります。消費税法第49条には下記の記載があります。

•  法第三十条第一項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が三万円未満である場合
• 法第三十条第一項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が三万円以上である場合において、同条第七項に規定する請求書等の交付を受けなかつたことにつきやむを得ない理由があるとき（同項に規定する帳簿に当該やむを得ない理由及び当該課税仕入れの相手方の住所又は所在地（国税庁長官が指定する者に係るものを除く。）を記載している場合に限る。）
• 特定課税仕入れに係るものである場合

引用：e-Gov｜消費税法

要するに、「3万円未満の交通費」「やむを得ない理由がある場合の3万円以上の交通費」は領収書不要で帳簿のみの保存でよいとされています。

しかし、証拠書類は経費を証明するうえで重要になるため、業務に差し支えのない範囲で領収書の提出をしてもらうようにしましょう。

消費税の計算が合っているかをチェック

電車やバス、タクシー代、ガソリン代などの交通費は内税で、支払った料金の中に消費税が含まれています。そのため、領収書などに記載されている料金に改めて消費税率を掛けていないかを確認することが大切です。

また、軽減税率制度の実施により、2019年10月1日から消費税率は標準税率10％と軽減税率8%の複数税率となっています。交通費は軽減税率の対象外であり、標準税率が適用されます。税抜経理方式を採用している場合など、間違った計算をしていないかをきちんとチェックすることが重要です。

公共交通機関を利用する場合は最安経路を使っているか確認

社内ルールの決まりで領収書の提出を不要にしていると、本来使った経路とは別の経路を申請して経費の水増しがおこなわれる恐れがあります。

そのため、電車・バスなどの公共交通機関を利用する場合は、最安経路を使っているかを確認することが大切です。 社内規定によっては最短ルートを使用してもよいケースがあるかもしれません。その場合には規定に従い、適切に申請がおこなわれているかをチェックしましょう。

定期券区間を除いて計算しているか試算

オフィスに出社する機会の多い従業員などには、定期券を通勤手当として支給している会社も少なくないでしょう。定期券区間については通勤手当で支給されているので、その区間を含めて交通費の精算申請がされていると二重請求になります。

取引先の会社へ移動する際などに、定期券区間と重複した経路を利用する場合は、重複区間を除いて交通費が計算されているかをきちんと確認しましょう。

仮払金があるかどうかを確認

仮払金がある場合は交通費精算書の金額と相殺して、従業員に払い戻す金額を計算する必要があります。 従業員の出張旅費のために現金5万円を支給した場合の仕訳は下記の通りです。

	借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
〇月〇日	仮払金	50,000	現金	50,000

 実際の旅費が8万円だった場合の仕訳は下記の通りです。

	借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
〇月〇日	旅費交通費	80,000	仮払金 現金	50,000 30,000

このように、仮払金がある場合には、実際の経費から仮払金を差し引いた額が払い戻し額になります。なお、仮払金のほうが実際の経費より上回る場合もあります。その場合には、従業員から返金してもらう必要があります。

交通費精算の注意点・ポイント

ここでは、交通費精算における注意すべきポイントについて詳しく紹介します。

不正申請に注意する

オフィスにいる従業員と比べると、出張時の従業員の行動をすべて把握するのは難しいです。また、電車・バスといった公共交通機関を利用する場合は、一定金額までは領収書の提出を不要にしているケースもあります。 そのため、金額の水増しや申請書の捏造といった不正申請がおこなわれる恐れもあります。交通費精算書に経費の目的や発生理由をきちんと記載させることで、不正を減らすことが可能です。

交通費精算に関する社内ルールを明確にする

交通費精算の手続きが滞ると、立て替えた交通費がなかなか払い戻されず、従業員の不満につながります。また、月またぎ・年度またぎの経費精算になり、決算や税務申告に影響を与える恐れもあります。 交通費精算がスムーズにおこなわれない原因には、社内ルールが明確になっていない可能性が考えられます。

交通費精算のフローや交通費精算書の記載方法・提出期限などを社内規定として明確にし、きちんと従業員に周知することで、交通費精算の手続きを円滑に進めることが可能です。

勘定科目を適切に使い分ける

交通費精算をおこなう場合、仕訳を記載する必要があります。そのときに「交通費」と「旅費交通費」など、勘定科目の使い分け方が明確になっていないと、後で集計・整理する際に時間や手間がかかります。 また、帳簿は経営判断の材料にもなります。誰が見ても同じ理解が得られるように帳簿を作成するように心掛けましょう。

ミスが生じないようにダブルチェックをおこなう

交通費精算書にミスがある場合は、差し戻しをおこなわければならず手続きに遅延が生じます。また、仕訳に間違いがある場合は、後に修正・訂正をおこなう必要があり、経理担当者の負担の増加につながります。

そのため、交通費精算書を提出する前に上司のチェックを必須にしたり、帳簿に仕訳を記載したら合っているかを別の担当者に確認してもらったりするなど、ダブルチェック体制を設けることで、ミスを防止しスムーズな経費精算につなげることが可能です。

交通費精算を効率化させる方法

ここでは、交通費精算を効率化させるための方法について詳しく紹介します。

ICカードを活用する

交通費の支払いに指定のICカードの利用を義務付け、ICカードの利用履歴を確認することで交通費精算の手間を減らすことができます。 ICカードを活用することで、いつ・誰が・どこで・どのくらいの金額を利用したのかが自動で記録され明確になります。そのため、費用の水増しなどの不正を防止することが可能です。

また、ICカードを読み取るだけでデータを表示できるので、交通費精算書などの申請書を作成・提出する機会を減らし、業務を効率化させることができます。ICカードの利用履歴を使って交通費の料金・区間をデータで特定できるため、確認や再計算の手間を削減することも可能です。

自社にあわせた会計ソフト・経費精算システムを導入する

交通費精算の手続きに課題を感じているのであれば、交通費精算に対応した会計ソフトや経費精算システムの導入を検討してみるのもおすすめです。 会計ソフトを導入すれば、仕訳・転記・集計といった業務を自動化してミスを防止することができます。

また、経費精算システムを導入すれば、スマホやPCを使用してオンライン上で手続きができるので、経理担当者はオフィスに出社しなくても業務をおこなうことが可能です。さらに、ICカードや会計ソフトなどと連携させれば、交通費の計算や入金・出金の処理を効率化させることができます。

ITツールを活用してスムーズに交通費精算をおこなおう！

交通費精算をおこなう際、定期券区間や最安経路の確認が必要になるなど、時間や手間がかかることもあります。精算手続きが遅れると、従業員の不満や決算・税務処理への影響につながる恐れもあります。

交通費精算を効率化させるためにも、ICカードや会計ソフト・経費精算システムといったITツールの導入を検討してみるのがおすすめです。いきなり業務フローを大きく変更するのは生産性の低下につながりかねません。まずはできる範囲から取り組んでみましょう。