経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請から承認、会計ソフトへの連携など、一連の業務をシステム上で完結できる仕組みのことです。 交通系ICカードや領収書などの読み取り機能もあるため、一般的な経費精算だけでなく、交通費や出張費などの精算の効率化も可能です。

ほかにも、自動仕訳やFBデータ出力などの機能もあり、紙やExcelベース以上に正確な経費精算業務を可能とします。

経費精算システムの選び方

どの経費精算システムが適しているかは、企業によって異なります。

経費精算システムといってもさまざまあるため、目的や抱えている問題に合わせて最適なものを選ぶことが大切です。 経費精算システムを選ぶポイントを4つ紹介します。

自社に必要な機能を備えているか

経費精算システムといっても、クレジットカード連携や領収書読み取りなど、使える補助機能はサービスにより異なります。自社の負担になっている業務を補助できる機能があるか比較しましょう。

なお、上記のような読み取り機能だけでなく、領収書の入力をまるまる代行できるサービスや、法人プリペイドカードが利用できるサービスなどもあります。 これらのサービスの違いは比較サイトなどを参考にしてもわかりやすいでしょう。

自社の承認ルールを再現できるか

経費精算に複雑なルールを設けている企業では、承認ルールを再現できるか確認しましょう。

とくに、内部統制の必要性上、厳しい規定を設けているならカスタマイズができない経費精算システムでは不十分です。 それほど厳しい承認ルールを設けていないのであれば、入力方法や申請処理を効率化しやすいシステムか確認してみましょう。

ほかのシステムと外部連携できるか

勤怠管理や電子稟議など、ほかのシステムと外部連携できることも大切です。経費精算システムのみが使いやすくても、それぞれのシステムと連携できなければデータを手作業で連携する手間が生じます。

なお、検討する際はバックオフィス業務を効率化するシステムをシリーズで提供している製品もおすすめです。

全員が使いやすいシステムか

以上のように機能性に優れていても、経理担当者や実際に申請する従業員が使いにくいシステムでは、ミスも起こりやすく、業務効率化を実現できません。

従業員が直観的に経費申請できるか、スマートフォンに対応しているか、使い方のサポート体制は充実しているかも合わせて確認しましょう。 無料トライアルなどがあれば試して、実際の使用感を確かめるのもおすすめです。

経費精算システム導入の流れとポイント

経費精算システムの導入を決めたけど、何から始めたらいいのかわからないことも多いかもしれません。 まずは、経費精算システムを導入する際の流れとポイントを理解しておきましょう。

経費精算の課題を洗い出す

企業が抱える経費精算の課題を洗い出します。時間や工数などを割り出し、解決したい課題の優先順位を付けるとわかりやすいでしょう。

利用したいサービスを選定する

自社の課題解決にはどのような機能が必要か確認し、経費精算システムをピックアップします。必要な機能を備えたものが見つかったら、月額利用料なども比較してシステムを絞り込みます。

請求を取り寄せて比較する

経費精算システムの目星がついたら資料を請求して、細かな違いを比較しましょう。資料請求のみではわからない点があれば、電話やメールでベンダーに問い合わせます。

テスト運用をする

気になる経費精算システムがあれば、本導入の前にテスト導入をして操作感を確かめましょう。テスト運用では、経理担当者だけでなく、経費申請をおこなう従業員にも確認してもらい意見を聞きましょう。

社内ルールを見直す

経費精算システムを初めて導入する企業では、申請時の社内ルールの変更も必要です。申請方法や使い方のマニュアル、不明時の問い合わせ先などを整備しておきましょう。

従業員に向けた説明会を開く

導入するシステムが決まったら、従業員に対して説明会を実施します。運用が変更されることへの不安を払拭するためにも、経費精算システムを導入する経緯や使用するメリット、使い方などを一通り説明しましょう。

運用を開始する

実際に運用を開始した後も、現場の声を聴取し、必要があればシステムの変更を随時おこないましょう。運用後も安心して使えるよう、カスタマーサポートが充実していることもシステム選定のうえで確認しておくと良いポイントです。

経費精算システムの導入で得られる効果やメリット

経費精算システムの導入では、経理部門だけでなく、申請する従業員や企業にも利点があります。それぞれが得られるメリットや効果を解説します。

申請者の手間削減

経費精算システムでは、PCだけでなく、スマートフォンに対応したタイプもあるため、出先でも経費の申請、承認の業務が可能です。 交通系ICカードを読み込ませる、領収書を撮影するだけで申請ができるシステムであれば、レシートが溜まる心配もなく、手入力のミスも防止できます。

経理部門の業務効率化

申請者がミスなく、経費が発生した際にこまめに経費申請をおこなえば、経理部門ではチェック時の負担を大幅に軽減できます。 また、FBデータの自動作成や会計ソフトとの連携機能は、振込みや仕訳時のミス防止にもつながります。

データ化によりペーパーレス化も達成することができるため、書類を探す、保管する、破棄するなどの一連の作業からも解放されます。

内部統制の強化

法人プリペイドカードを利用する経費精算システムでは、あらかじめ上限額を設定でき、経費の使いすぎを防止できます。また、カードの利用履歴がわかれば抑止力としても効果的です。

なお、ワークフロー機能を備えるものであれば、経費の利用時は事前の申請が必要です。 これらの機能により、経費の不正利用を防止できます。

経費精算システムを導入する際の注意点やデメリット

経費精算システムはランニングコストが発生するため、費用対効果を見極めて導入しましょう。導入したからといって全ての処理が自動化できる訳ではない点にも注意が必要です。

ランニングコストが発生する

経費精算システムは導入費用だけでなく、月々のランニングコストも発生します。利用料が定額制のシステムもあれば、利用人数により変動したり、カードの読み取りなどはオプション料金が必要になったりするシステムもあります。

経費精算システムの導入により、経理部門の業務時間をどの程度軽減でき、結果的に人件費がいくら削減できるかなど、費用対効果の見極めが必要です。

全ての申請が自動化できるわけではない

接待飲食費のように、いつ、誰と、どのような目的で利用したかを申請時に手で入力しなければいけない経費もあります。 自動で仕訳したり、入力したりできるものもある反面、手入力が一切不要になる訳ではないため注意しましょう。

経費精算システムはメリットとデメリットを理解して導入しよう

経費精算システムを導入すれば、従業員の経費申請、経理部門の処理の効率化が期待できます。 一方、毎月固定のランニングコストが発生するため、自社の運用と合致しないシステムを導入してしまうと、思うような成果につながらない恐れもあります。

経費精算システムを導入する際は、自社に必要な機能の見極めだけでなく、導入時のメリット、デメリットも確認したうえで吟味しましょう。