交通費精算ルールを作成する目的

交通費資産ルールを作成する目的は、不正受給の防止と、経理業務の削減であることが多いです。この2つの目的を詳しくみていきましょう。

交通費の不正受給が発生するのを防ぐため

交通費の清算は故意でなくとも不正受給が発生することがあります。よくあるのは、定期区間の交通費を請求してしまうケースです。小さな額でも積み重なると大きな問題になりかねません。また、明確なルールを設定することで、故意の水増し請求の抑止にもなります。

差し戻しなどを防ぎ経理業務を削減するため

交通費精算のルールを作成することは、経理業務の削減にもつながります。ルールを明確化することで差し戻しが減り、経理担当者がおこなう申請内容のチェックや、申請者への確認にかかる時間をカットできるからです。

交通費精算の課題

交通費精算のルールや方法に問題を抱えている場合は、承認者と経理担当者それぞれの立場から、まずは課題を整理しましょう。

承認者の課題

交通費を承認する立場の人は、申請された交通費の内容を確認し処理をしなければいけません。そのため、交通費清算書や領収書が集中する月末を中心に課題を抱えることが多いです。

書類の確認に時間がかかる

交通費精算書の確認項目は、すべてが正しく記載されていなければ承認できません。最安のルートになっていることや通勤定期区間が含まれていないこと、計算ミスがないことなど、精査しなければいけない項目もあります。 そのため、書類の確認には時間がかかり、繁忙期に急いで処理をしようとすると間違いが発生しやすくなります。

申請が集中するとほかの業務ができない

申請者にとって面倒な交通費精算書の作成は、後回しにされることが多い業務です。その結果、月末頃に申請が集中することがあります。 溜まった交通費精算書の処理に追われ、ほかの業務が進まなくなるケースも珍しくありません。

承認作業のために会社に行く必要がある

アナログな方式で申請を受け付けている場合は、書類のために会社に赴く必要があります。承認作業によって直帰ができないケースが頻発すると、従業員の不満につながりかねません。とくに出張が多い担当者や、テレワークを推進している会社の場合は承認作業へのストレスが溜まりやすくなるでしょう。

経理担当者の課題

経理担当者にも交通費精算の課題があります。経理業務上必要な確認作業や、集まった書類や領収書の管理が問題視されることが多いです。

申請内容の間違いで時間をとられる

経理担当者は交通費清算書の内容や、領収書の記載に問題があった場合や、不明な点がある場合は申請者に確認をしなければいけません。また、不備があった場合は差し戻しも必要であるため、申請内容に誤りが多いと多くの時間をとられることになります。交通費精算の業務が、ほかの業務を圧迫することになりかねません。

書類の管理にコストがかかる

交通費を含む経費清算書は、最低でも7年間保管しなくてはいけません。そのため、交通費清算書や領収書などの書類が多いと、それらの管理に時間的、人的、金銭的なコストが多くかかります。また、管理ミスによる紛失も発生する恐れがあるため、正確な経理業務をおこなう上での課題にもなっています。

交通費精算ルールの設定方法

交通費精算に関連する課題をクリアするには、交通費精算ルールの設定や見直しが必要です。ルールがない場合や曖昧になっている場合は、以下のポイントを中心に設定してみましょう。

申請期限を設定する

交通費の申請は後回しにされがちで、それが申請の集中や申請漏れ、計算ミスなどを引き起こす原因にもなります。正確な経費を把握してスムーズに処理するために、交通費の申請期限を設けましょう。 交通費が発生してから1カ月以内や、翌月の指定日までとすることが多いです。

交通機関ごとのルールを決める

利用されることが多い交通機関ごとにルールを決めれば、交通費精算にかかる時間を削減しやすくなるでしょう。よく使われる交通機関ごとのルール設定について解説します。

公共交通機関（バスや電車）の場合

近距離でバスや電車を利用した場合は領収書が発行されません。領収書がない交通費は、申請者の申告内容に基づいて交通費を精算します。 その際の規定を明確にしておきましょう。 たとえば、最安ルートを選択することや、通勤定期区間を含まずに計算することを周知すれば、差し戻しや従業員への確認業務を減らせます。

タクシーの場合

タクシーの交通費精算ルールでは、まずタクシーを使ってよい距離を決めます。加えて、タクシーの利用目的を、必ず把握できるように決めることが重要です。 取引先の人物を送迎した場合をはじめ、タクシーを使っても交通費に該当しないケースがあるからです。

長距離移動をする場合

飛行機や新幹線などを利用し、長距離を移動する場合は交通費が高額になります。そうした交通費に対しては、必ず領収書が必要であることをルールとして設定しましょう。 利用するシートのクラスが役職によって異なる場合は、その規定も必要です。

自家用車や社用車の場合

自家用車や社用車を使った移動は、ガソリン代の計算方法を設定しなくてはいけません。社用車であれば発生したガソリン代は全額交通費になります。 しかし、自家用車は私用でもガソリンを使うため、事前にルールを決めておく必要があります。

高速道路の利用についても、規定があれば申請者も承認者も迷いません。

交通費精算ルールを作成する際の注意点

交通費の清算では、交通費の範囲や領収書の有無が問題になることが多いです。そのため、この2点に関するルールには十分に注意をして設定しましょう。

交通費に含める範囲を定める

交通費に含める範囲は、基本的に業務上必要な移動にかかった費用です。そのため、勤務時間中であったとしても、私用の移動である場合は交通費を支給する必要がありません。このルールは就業規則や社内規定などで決める必要があります。必ず交通費に含める範囲を確認し、改めて従業員全体に周知して守れるように徹底しましょう。

領収書の提出を義務付ける

バスや電車をはじめとした、領収書が発行されない一部の交通費を除き、領収書の発行を義務付けることも重要です。領収書があれば不正受給や申請漏れ、間違いなど交通費の清算に関連するさまざまな問題を回避しやすくなります。 3万円未満の交通費は領収書を不要とすることが多いですが、発行が可能な交通費に関しては領収書の提出を義務付けましょう。

交通費精算を効率化するポイント

交通費精算を効率化したい場合は、現在の精算方法を見直すことが大切です。交通費精算書のフォーマットや経費管理のシステムを中心に、改善できる点がないか検討してみましょう。

交通費精算書のフォーマットを見直す

交通費精算書のフォーマットは、申請者にとってわかりやすく、承認者が見やすいものになっているか確認しましょう。不備が発生しやすい項目や、見づらい項目の改善によって業務が効率化できることもあります。

ICカードを利用する

交通機関の利用で発生する経費をICカードで支払うようにすれば、大幅に交通費精算が効率化できます。利用した区間やかかった費用などが簡単に把握することができ、不正やミスも防げて経理担当者の業務負担も減ります。

経費精算システムを導入する

経費精算システムは、発生した経費を一元管理できるものです。申請もシステムを使ってでき、申請者は必要項目を埋めるだけで自動計算によってスムーズな申請が可能です。 交通費精算書からPCにデータ入力しなおす手間も削減できます。

また、クラウド型のシステムであれば出先からも申請や承認作業ができ、交通費精算のためだけに出社するストレスもなくなります。

交通費精算を効率化するならデジタル化を進めよう

交通費の精算には時間がかかり、申請者も承認者も後回しにしがちです。その結果、申請漏れやミスが発生し、さらに時間を取られることになります。 効率化を目指す場合は、経費を一元管理できるソフトの導入がおすすめです。

クラウド型のサービスなら、出先からも交通費精算が可能なため、出張先や外回り中でも手軽に申請ができます。ICカードによる決済も推進すれば、より効率化が進むでしょう。