電子帳票システムとは？

帳簿や伝票など、業務に関連する書類のことを帳票と呼び、それらをシステムに取り込んで、Web上でやり取りできるように仕組み化したものを電子帳票システムといいます。この電子帳票システムを導入することで、業務効率の向上やセキュリティの強化に期待ができます。

電子帳票システムを導入するメリット

電子帳票システムを導入することで、帳票を電子データで管理できるため、紙代やインク代などの資材コスト、書類の印刷やファイリングといった作業コストを削減することができます。この作業コストの削減によって従事する人員も減らすことができるため、人件費も削減できます。

また、帳票はシステム内に一括管理されるため、データの集計や抽出がしやすく、業務効率の向上にも期待ができます。 さらにセキュリティ機能も万全なため、従来の紙の管理よりもシステム内の情報を厳重に守ることができます。

電子帳票システムを選ぶときのポイント

電子帳票システムを選ぶときに押さえておきたいポイントをそれぞれ紹介していきます。 システム導入の目的を明確にし、その目的に合ったシステムを選ぶことができれば、その後の管理・運用も楽になります。また、利用人数や導入プロセスなどもしっかりと確認したうえで、製品選択をしていきましょう。

 

導入費用やランニングコスト

電子帳票システムの導入には、ほとんどの場合で初期費用や月額費用が発生します。 後で述べるように、電子帳票システムはパッケージソフト型、クラウド型、オンプレミス型と分けられます。例外もありますが、以下のように費用がかかってくる場合が多いです。

 

システム形態	費用の特徴
パッケージソフト型	購入費用がかかり、ランニングコストはかからない場合が多い
クラウド型	初期導入費用がかかり、ランニングコストが月額でかかる場合が多い
オンプレミス型	初期構築費用、保守・サポート費用などのランニングコストがかかる

このようにシステム形態、機能によってもかかる費用が異なるため、導入前にあらかじめ全体の費用を確認しておきましょう。

 

無料トライアルの有無

電子帳票システムのなかには、無料トライアルできるシステムもあります。 主要な機能の一部を使えるものや、正規版に搭載されているすべての機能を試せるものなど、無料トライアルの形態は提供会社によってさまざまです。試せる期間も十分にとってある場合が多いので、システムを初めて導入する企業は、一度無料トライアルで入念に比較検討することがおすすめです。

 

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類のすべて、または一部を電子データによって保存することを認めています。そのため電子帳簿保存法の要件を満たすことで、帳票もデータで管理できるようになりました。 電子帳票システムの導入時には、それらに対応しているシステムかどうかをあらかじめ確認し、法的に問題なく帳票管理をできるようにしておきましょう。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

 

システム形態

電子帳票システムのシステム形態は、基本的にパッケージソフト型、オンプレミス型、クラウド型に分かれています。それぞれのシステム形態においてメリット、デメリットがあるため、どの形態が自社に適しているかあらかじめ確認しておきましょう。

 

パッケージソフト型

パッケージソフト型は、環境が整っていれば比較的すぐに導入でき、オフラインでも利用可能な点がメリットです。 ただ自社に合うように機能拡張やカスタマイズはできない点がデメリットとして挙げられるでしょう。

 

クラウド型

クラウド型は、導入・ランニングコストが安い点と、クラウド上でシステムを利用できるのでインターネット環境があればどこでも利用できる<点がメリットです。 しかし、逆にインターネット環境がないと利用できなくなると同時に、インターネット上でシステムを利用するため、セキュリティ体制に不安があるといったデメリットもあります。

 

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社に合わせたシステムを自由に構築可能なことが最大のメリットです。ただ、3つの選択肢の中で導入にもっとも金額と時間がかかるため、その点はデメリットといえるでしょう。

 

サポート体制

電話やメール、チャット、訪問など電子帳票システムごとに何かあった際の問い合わせ方法は異なります。またサポート体制によって対応の早さも異なります。 社内でシステムの利用人数が多いケースなどでは、システムトラブルが原因で広範囲にわたって業務に支障がでることも考えられるため、導入前にしっかりとサポート体制を確認しておき、安心してシステムを活用できるようにしておきましょう。

 

オプション機能の内容

電子帳票システムには基本的に帳票の作成や保存、検索、閲覧、編集などの機能があります。 また、システムによっては、帳票の承認や回覧をおこなうワークフロー機能や、フリーハンドで電子帳票に書き込みができる編集機能など、便利な機能が備わっている場合もあります。 さまざまな機能を比較して、自社にとって最適なシステムを選びましょう。

 

自社に合った電子帳票システムを選びましょう

電子帳票システムを導入することで、帳票作成のワークフローの一元化、帳票管理の効率化が可能になります。そして今まで帳票作成や管理に割いていた時間をほかの仕事に割り当てることができるようになり、企業全体でも大幅な作業効率化が期待できるでしょう。 今回紹介したシステムの導入メリットや選ぶときのポイントなどを参考にして、自社に合った電子帳票システムを選んでいきましょう。