電子印鑑とはPDFなどの電子文書上に押せる印鑑データのこと

電子印鑑とは、PCやスマートフォンなどから、PDFなどの電子文書上に押せる印鑑データのことです。印鑑データにはいくつかの種類があり、作成方法やセキュリティレベルが異なります。

無料の電子印鑑の場合、印影をスキャナで読み取る、WordやExcelを使って図形から作成するなどの方法が一般的です。印影を画像データ化した電子印鑑のみの場合、法的効力はありません。

電子印鑑の中には、電子印鑑自体にタイムスタンプや電子署名、電子証明の付与により、実印と同等の法的効力を得られるものもあります。もし、電子契約の締結など、社外取引で活用したい場合はセキュリティ対策を施した電子印鑑が必要になるため、どのような用途に活用するのか確認したうえで作成するとよいでしょう。

PDFに電子印鑑を押す2つの方法

PDFに電子印鑑を押すやり方には2種類の方法があります。

1. PDF上で電子印鑑を作成・編集して文書中に押す方法
2. 画像データを使ってPDFに電子印鑑を押す方法

なお、どちらの方法で電子印鑑を押すとしても、PDF編集ソフトが必要です。

編集ソフトには無料で利用できるAdobeやWord、Excelといったフリーソフトを利用するか、専用の電子印鑑ツールを用いる方法があります。電子印鑑ツールではフォントや作成可能な形式が豊富なことが特徴です。

ここでは、無料でダウンロードできるアドビ社の「Acrobat Reader 」を例に、PDFに電子印鑑を押す方法をそれぞれ紹介します。（※1）

（※1）PDFリーダー｜Adobe

PDF上で印鑑を作成・編集して文書中に押す方法

事前に電子印鑑データをもっていなくても、Adobe Acrobat Reader を使えば、PDF文書上に押印できる電子印鑑を自分で作ることができます。
具体的な作成手順は下記の通りです。

1. 電子印鑑を押したいPDF文書をAdobe Acrobat Readerで開く
2. 画面上部にあるツールタブをクリックし、「スタンプ」をクリックする
3. スタンプ内の「電子印鑑」をクリックし、デザインを選択する
4. ユーザー情報の設定画面に遷移するため、氏名や役職、メールアドレスなどを入力する
5. 情報登録が終わった電子印鑑を電子文書中の押したい場所まで移動する
6. 任意の場所でクリックし押印する

電子印鑑のデザインには氏名印や日付印など複数のパターンが用意されており、初回の情報入力が終われば全て同一の情報で使用できます。一度押した電子印鑑は右クリックで削除できます。

PDFの電子印鑑の日付変更をする方法

Adobe の電子印鑑の場合、電子印鑑の日付はPCに設定された日付で記載されます。そのため、ツール上で日付を変更することは原則できません。もし、どうしても捺印の日付を変更したい場合は、PC本体の登録日時を本体設定から変更れば日付をずらすことが可能です。また、Excelで作成する電子印鑑であれば、設定から電子印鑑に挿入する日付を変更することができるため、使用するツールを変更する方のが良いでしょう。

PDFの電子印鑑の名前など登録情報を変更する方法

もし、氏名や会社名などの登録情報を変更したいときは、「スタンプパレット」の「電子印鑑」を選択後、ダイアログボックスのデータ上で右クリックするとユーザー情報の変更が可能です。

ユーザー情報から変更できる情報としては、姓、名、役職、会社名などがあります。

Adobeを利用する場合、印鑑のデザインや色は変更することはできません。画像編集ソフトで色変更をおこなった後で「カスタムスタンプ」としてAdobeに取り込む方法はありますが、日付情報等は保持されず操作性が悪いため、色を変更したい場合には、別のツールを検討する方が良いでしょう。

PDFの電子印鑑を編集不可にする方法

Adobe Acrobat Readerでは電子署名付きの電子印鑑の作成と登録が可能です。

まず先述した手順通りにAdobe上で電子印鑑でを作成します。

次に、「ツール」から、「スタンプ」ではなく「証明書」を選び、電子印鑑を押印したい位置でクリックすると表示される「デジタルIDで署名」という項目を選択します。

選択項目から新規のデジタルIDを登録し、設定をおこない、電子印鑑を登録します。電子署名に電子印鑑のデータを登録できたら、「署名後に文書をロックする」の項目にチェックを入れます。こうすることで、電子印鑑を編集不可の状態で利用でき、無暗に編集や改ざんをされるリスクを回避できます。

 画像データを使ってPDF文書に電子印鑑を押す方法

電子印鑑の画像データを使ってPDF文書上に電子印鑑を押すやり方を紹介します。印影をスキャンして電子化したものや、Wordやエクセルなどのフリーソフトで作成した電子印鑑のデータを画像化したファイル等が利用できます。

具体的な手順は下記のとおりです。

1. 電子印鑑を押したいPDF文書をAdobe Acrobat Reader で開く
2. 画面上部のツールタブをクリックし、「スタンプ」をクリックする
3. スタンプ内にある「カスタムスタンプ」をクリックし、「作成」をクリックする
4. 画像選択画面に遷移するため、電子印鑑の画像データを選択する
5. 選択するとサンプル欄に電子印鑑の画像が表示されるため問題なければ「OK」をクリックする
6. スタンプの分類と名前を入力し「OK」をクリックする
7. 保存した電子印鑑は「スタンプパレット」から選択できるため、該当のものを選んで電子文書上の押したい場所まで移動する
8. 任意の場所でクリックして電子印鑑を押印する

4.の電子印鑑画像の選択では、PDFファイル形式で保存した画像でないと選択できないため注意しましょう。
また、上記の方法では複数の電子印鑑データを登録できるため、丸印や角印など、使い分けることも可能です。

PDFに電子印鑑を押す際の注意点

電子文書をPDF化し電子印鑑で処理すれば、業務の効率化に役立ちます。しかし、電子印鑑の作成方法によっては、用意にコピーできてしまい、悪用やなりすましの危険があるため注意しましょう。もし、法的効力のある電子印鑑を使いたい場合は、有料サービスなどを使い、電子署名やタイムスタンプを付与する必要があります。ただし、電子印鑑は有料のものでも法的効力が低いサービスもあるため、契約内容をよく確認しなければいけません。

無料ツールで作成した電子印鑑は複製やなりすましが可能

印影の画像データや、PDF編集ソフトで作成した電子印鑑などは、一見有料のものと違いがないように見えます。しかし、見た目が似ているだけで、コピー防止機能や、利用履歴の記録など、セキュリティが施されていないため簡単に複製ができてしまいます。

契約書などで悪用される恐れもないとは言い切れません。セキュリティ対策の施されていない電子印鑑を利用しトラブルにつながれば、自社に影響があるだけでなく、他社からの信頼を失う可能性もあります。

電子印鑑に法的効力を持たせるためには有料ツールの活用が必要

電子印鑑は、本人証明や非改ざん証明ができるほかのセキュリティと組み合わせることで、実印と同等の法的効力が認められます。ただし、これらの対策を施すためには、有料の電子印鑑サービスと契約しなければいけません。

費用も1アカウント数百円程度のものから、導入費と月額利用料を合わせて10万円程度のものまであるため、費用対効果を考慮したうえで導入しましょう。また、電子署名やタイムスタンプなどは別途、オプションサービスと契約が必要なケースもあります。

電子印鑑のメリット

従来の押印の代わりに電子印鑑を利用すれば、押印や郵送の手間がなくなるため、業務効率化や生産性の向上を実現できます。

印刷代や郵送費用などのコスト削減につながるのもメリットです。 また、ペーパーレス化を実現することで、テレワーク中の「はんこ出社」を減らすことができます。電子印鑑をPDFで使用するメリットを3つ紹介します。

押印や郵送の手間がなくなり、業務効率化を実現できる

電子印鑑を導入し、請求書や納品書などをPDF文書で作成すれば、「書類を印刷し、製本する」「書類に角印を押す」「切手や封筒を用意し、書類を郵送する」といった手間がなくなります。 書類管理にかかる工数を削減し、業務効率化を実現することが可能です。

印刷代や郵送費用などのコストを削減できる

請求書や納品書などを書面で作成・郵送する場合、コピー用紙やインク、切手、封筒などを用意する必要があります。 たとえば、レターパックライトを利用する場合は1件あたり370円、レターパックプラスは1件あたり520円の料金が必要です。 電子印鑑に切り替えれば、こうした印刷代や郵送費用がかかりません。また、領収書などを電子データでやりとりすれば収入印紙の貼付が不要なため、印紙代が発生しないのもメリットです。

ペーパーレス化を実現し、テレワークやリモートワークに対応

テレワークを導入する企業では、担当者が書類にはんこを押すために出社する「はんこ出社」が問題となっています。 電子印鑑を導入し、ペーパーレス化を実現すれば、書類管理や契約管理がすべてオンラインで完結します。はんこ出社を減らし、テレワークやリモートワークに対応することが可能です。

このようにPDFファイルに電子印鑑を付与する方法を解説しましたが、電子印鑑は印面を電子データ化したものであるため本人性・確実性が担保されていません。そのためでPDFファイルに電子印鑑だけではなく、電子署名を添付する必要があります。電子署名があることで署名を押した印が本人のものであるということの証拠になります。

電子印鑑をPDFで使用するデメリット

一方、PDF文書に電子印鑑を使用する場合はセキュリティに注意しましょう。 電子印鑑は誰でも簡単に作成できるため、第三者に印影を複製されるリスクがあります。

また、電子証明書やタイムスタンプによって電子文書の改ざんを防止する電子署名と違い、電子印鑑は単なる画像データのため、「誰がいつ押印したのか」という情報が含まれていません。

そのため、電子印鑑には不正利用やなりすましに弱いというデメリットがあります。 重要な契約をオンラインで締結する場合は、よりセキュリティが強化された電子署名を利用するのがおすすめです。

PDF文書にも電子印鑑は押印可能！法的効力の有無に注意しよう

PDF編集ソフトを使うことで、PDF文書にも電子印鑑の押印が可能です。ただし、印影の画像データや編集ソフト内で簡易的に作成した電子印鑑には、法的効力がほぼ認められないため注意しましょう。

これらの電子印鑑は認印程度に利用できます。もし、電子契約に電子印鑑を使いたいなら、タイムスタンプや電子証明書、電子署名を付与できる有料サービスとの契約が必要です。

これらを活用すれば電子印鑑を電子契約にも利用できるため、業務の効率化に役立てることもできるでしょう。