電子印鑑とは

電子印鑑とは、PDFなどの電子ファイル上に直接押印できる印鑑のことです。電子印鑑は印影のみをデータ化した画像データのみのものと、画像データに加えて「いつだれが押した」などの識別情報が付与されたものの大きく2種類に分けることができます。

前者は簡単に作成が可能な反面、本人性を担保するものではないため、法的な証拠能力がありません。反対に、後者については本人性を証明する要素が含まれているため、法的効力や信頼度は比較的高いといえます。

電子印鑑を作成する方法

電子印鑑を作成する方法にはさまざまなものがあります。電子印鑑サービスも、無料・有料のもの、さまざまな種類があります。ここでは、電子印鑑を作成する代表的な4つの方法について紹介します。

office系ソフトで作成する

電子印鑑は多くの企業で使用されているマイクロソフト社のExcelやWord、PowerPointといったMicrosoft 365のソフトを使って作成が可能です。ExcelまたはWordを使用する場合は、以下の手順で作成します。

1. 「挿入」から「図」を選択し、印影の元となる円を描きます。shiftキーを押しながら展開すると印影に適した円が描けます。
2. 1で描いた円を選択した状態で「図の書式設定」から「塗りつぶしなし」を選択します。
3. 枠線の太さを変更します。3pt程度が印影らしい太さになります。また、線の色もを赤に変更します。
4. 3で作成した円の中に苗字を入力します。「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると縦文字に変更ができます。文字色も赤に変更します。
5. 4で作成した円を選択した状態で「図形の書式設定」の「テキストボックス」を選択。余白や折り返しなどの微調整をします。
6. 最後に5の円を選択した状態で右クリックをし「図として保存」を選択します。保存形式をPNG形式にすると背景を透過できます。以上で完成です。

印影をデータ化して作成する

手持ちの印鑑の印影をデータ化して電子印鑑を作成する方法もあります。先ほど紹介した表計算ソフトの「Microsoft Excel（以下、Excel）」とスキャナやスマートフォンなどがあれば次の手順で作成が可能です。

1. 白い紙に手持ちの印鑑を印影がはっきりわかるように押します。
2. 1の紙をスキャナでスキャン、またはスマートフォンなどを使って撮影します。
3. 画像データをPCに取り込み、Excelを開きます。「挿入」タブの「画像」より「画像ファイルから挿入」を選択。取り込んだ画像を選択します。
4. Excelのシートに選択した画像が表示されたら、ツールバーの「図の書式設定」の「トリミング」を選択する。余白となる部分を取り除きます。
5. 4で整えた画像を選択し、ツールバーの「図の書式設定」より「背景の削除」を選択します。紫色の部分は透過される部分なので、問題がなければ「変更を保持」を選択して完成です。

フリーソフトで作成する

電子印鑑はフリーソフトでも簡単に作成が可能です。インターネット検索で「電子印鑑　無料」「電子印鑑　フリーソフト」などと調べると簡単に見つけることができます。

形やフォントなど、フォーマットの種類はある程度限られてはいるものの、日付印や角印などを作成できるものもあります。無料かつ簡単に作成できるため、「電子印鑑の使用感を試してみたい」「認印としてしか使用しない」という人にはとくにおすすめの方法です。

有料サービスで作成する

「信頼性のある電子印鑑を作りたい」「同じ苗字の社員でも判別できる電子印鑑が欲しい」といった場合は、有料で電子印鑑を作成するサービスがおすすめです。有料の作成サービスのなかには、ただ印影を画像化しただけの電子印鑑ではなく、「いつだれが押印した」などの識別情報を付与することができるものもあります。

さらに、コピー防止機能やシリアルナンバーが付けられるものもあり、セキュリティ面を考えると有料サービスで作成する電子印鑑の方が安心であるといえるでしょう。また、有料サービスで作成する電子印鑑には、印鑑の「印鑑登録証明書」にあたる「電子証明書」を発行することも可能です。

電子印鑑を作成するメリット

電子印鑑が注目を浴びている理由は何なのでしょうか。それには、電子印鑑の持つ次のようなメリットが関係しています。

1. 業務効率が向上する

従来のいわゆる「ハンコ文化」では「印鑑を忘れてきてしまってすぐに契約ができない」「印鑑を押し間違えてしまった」「外出していて印鑑がもらえない」などのトラブルは珍しくありませんでした。しかし、電子印鑑を導入した場合、外出先からでも押印が可能なため、ほとんどの場面で押印のためだけにわざわざ移動をするようなことがなくなります。

リモートで会議をして、契約や承認はデータ上でおこなうといったことが可能になるため、移動時間や待機する時間がなくなり、業務効率の向上が期待できます。

2. コスト削減とペーパーレス化が促進される

電子印鑑の使用が一般化されると、これまで押印のために印刷していた紙の書類が不要になります。紙の書類が不要になると、コピー用紙はもちろん、インクやトナー代、さらには何台も設置していたプリンタやコピー機も不要になるかもしれません。

また、ペーパーレス化が促進されると、書類を保管するファイル類や保管する場所も不要となり、オフィスを広く使えたり、無駄なスペースを削減したりすることも可能です。

電子印鑑は一見単なるビジネスツールの一つにも思えますが、電子印鑑を導入することによって結果的に大きなコストカットへとつながる可能性があります。

3. コンプライアンス強化につながる

従来の印鑑を用いた紙ベースの契約書は、キャビネットや倉庫などで保管をする必要があり、紛失などの恐れがあります。そして、万が一、このような事態に陥ってしまった場合は監査に対応できないという可能性があります。

また、紙の契約書や稟議書は、書類がどこにあるかが不明確です。しかし、電子印鑑の導入が進めば、各種書類がデータ化されるため、データベースでの保管が可能になり、紛失などのリスクが軽減されます。

またバックアップを取っておけば、万が一のデータ紛失にも対応が可能です。電子契約システムを利用することができればセキュリティ強化が図れ、コンプライアンスの強化にもつながります。

電子印鑑を作成する際の注意点

ここまで紹介してきたとおり、電子印鑑の導入はビジネスの場面においてとくに大きなメリットがあるといえます。しかし、その一方で電子印鑑を作成する際にはあらかじめ注意しておくべきポイントもあります。

1. 取引先の導入状況を確認する

自社内で電子印鑑の導入がおこなわれていたとしても、取引先によっては電子印鑑の使用を一切認めていないケースもあります。その場合、電子印鑑は使用できないため、通常の印鑑を使用する必要があります。

取引先の多くが電子印鑑の使用を認めていなかったり、導入予定がなかったりする場合には印鑑を使い分ける手間が発生してしまうので、電子印鑑を導入する際にはあらかじめ取引先の導入状況を確認しておくことをおすすめします。

2. セキュリティ面に考慮する

電子印鑑は無料で簡単に作成することができますが、簡単に作成できるものは複製や改ざんもされやすいため、セキュリティ面での不安があります。

例えば社内の回覧のためだけに使用する場合は大きな影響はないかもしれませんが、契約書など、印鑑の信用性が必要な場合、無料で作成できる電子印鑑の使用は避けるべきでしょう。印鑑の効力を持たせたい場面では、電子署名やタイムスタンプを付与することが可能な電子印鑑の利用をおすすめします。

3. 導入や運用コストを把握しておく

セキュリティ対策がされており、なおかつ法的効力が高い電子印鑑を導入する場合は、有料で電子印鑑を作成する必要があります。そのため、全社的に電子印鑑の導入を進める場合は、導入の際の初期費用や月額使用料などをあらかじめ把握し、費用対効果をシミュレーションしておく必要があるでしょう。

4. 電子印鑑が使用できない書類を把握しておく

識別情報が付与された電子印鑑は信用性が高く法的効力を持たせることができますが、法令により実印や印鑑証明書を必要とする手続きでは電子印鑑が使用できないケースがあります。

例えば不動産取引における賃貸借契約書や重要事項説明書、投資信託契約における約款などは書面での締結が法律で義務付けられています。そのため、電子印鑑を導入する際には、業務上扱う機会が多い書類にどのような決まりがあるのかをあらかじめ把握しておきましょう。　　　

電子印鑑の作成は意外と簡単！理解を深めたうえでの導入を

電子印鑑は無料かつ簡単に作成ができ、作業効率の向上やペーパーレス化の促進にも役立つ便利なツールです。そして、リモートワークやペーパーレス化の動きが活発化するなか、今後も電子印鑑の普及率はさらに上昇していくことが予想されます。

しかし、無料で作成できる電子印鑑の場合はセキュリティ面でのリスクも考慮する必要があったり、有料で作成する電子印鑑の場合も、取引先の導入状況などを確認する必要があります。メリットだけではなく注意すべき点の理解もきちんと深めたうえで、電子印鑑の導入をしましょう。