電子印鑑とはデジタル文書上に押せる印鑑データのこと

電子印鑑とはPDFなどのデジタル文書上に、印鑑データを押印できる仕組みやサービスのことです。

印影を画像に変換し電子印鑑化したものや、電子文書の非改ざんを証明する電子署名やタイムスタンプを付与したものなどがあるため、用途に合わせて選ぶことが大切です。

電子印鑑を社内に導入すれば、時間やコストの削減につながります。さらに、リモートワーク中でも押印のために出社しなければならない、「はんこ出社問題」の解消に役立てることができるでしょう。

電子印鑑の使い方

電子印鑑には大きく分けて、有料のものと無料のものがあります。

無料の電子印鑑は印影を画像データに変換するだけで簡単に作ることができるため、認印などとして利用できます。

一方、有料サービスを使って作る電子印鑑は、文書の存在や非改ざんを証明できるため、契約書などの重要書類で利用されることが多いです。それぞれ、代表的な使い方を3つ紹介します。

無料｜フリーソフトで作成する

印影をスキャナーやスマートフォンのカメラで読み取り、画像データを元に電子印鑑を作る方法です。フリーソフトに読み込ませれば、透化などの必要な処理は自動でおこなうため、画像編集が苦手な人でも簡単に電子印鑑を作れます。

日付印や丸印、角印などから選べるソフトもあるため、自社ルールに合わせた印鑑の作成が可能です。作成した電子印鑑はpng形式などで保存され、データを押印が必要な電子文章に挿入して使います。

なお、PDF文書に挿入するときは、Acrobat Readerから文書を開き「入力と署名」「自分で署名」「画像」の順にタブをクリックし、作成した電子署名を挿入します。Word文書に挿入したいときは、画像の書式形式を「テキストの前面に移動」に変更しましょう。

無料｜Officeソフトで作成する

印影のスキャニングが難しい場合は、Ｍicrosoft OfficeのWordやExcelを使いテキスト入力で電子印鑑を作ることも可能です。ここでは、Excelを使った電子印鑑の作り方を紹介します。

1. Excelの「挿入」から電子印鑑の形に合った「図」を選択する
2. 図形を右クリックし、「塗りつぶしなし」を選択する
3. 図形の中にテキストボックスを合わせ、会社名や個人名を入力する

仕上がったデータはExcelファイルのまま保存します。利用する際は電子印鑑の範囲を選択し、コピーしたものを電子文書中にペーストして押印します。

なお、作成する際は図の枠線の太さや色、書体のフォントを工夫すると、より印鑑らしい仕上がりになります。

有料｜電子印鑑サービスと契約し作成する

電子印鑑に電子署名やタイムスタンプを付与したい場合は、有料の電子印鑑作成サービスと契約して作成します。なお、作成や利用方法はそれぞれのサービスで異なるため、事前に確認しましょう。

有料サービスでは、日付印や個人印だけでなく、会社印や角印も利用でき、企業間の取引でも法的効力を持った電子印鑑を利用できます。

電子印鑑の利用シーン

電子印鑑は作成方法により利用シーンが異なるものの、業務の利便性向上につながる点がメリットです。たとえば、社内の稟議書を電子化し認印として電子印鑑を活用すれば、わざわざ紙に印刷して回覧する手間を省けます。

また、最近ではe-文書法や電子帳簿保存法の改正により、書類の電子化が進んでいます。電子化を進めるには、本人証明や非改ざん証明を担保できる電子印鑑の使用が必要です。

社内の稟議書や回覧の認印

電子印鑑の社内利用では、稟議書や申請書、報告書などへの押印が考えられます。これらの書類は印刷代だけでなく、保管の手間や破棄のコストもかかります。社内書類のペーパーレス化が進めばコストの削減や効率化にも役立つでしょう。

また、日頃から社内書類を電子化して運用すれば、テレワークへの移行もスムーズです。

なお、社内書類のなかでも従業員の権利に関わるような重要なものは、識別情報を付与した電子印鑑を利用したほうが安全です。

社外文書の押印

e-文書法では、従前まで紙での保存が義務付けられていた、企業活動に関する書類の電子保存が認められています。具体的には、契約書や見積書、注文書、納品書、請求書などが該当します。また、電子帳簿保存法では、国税関連帳簿や決算書類の電子保存が認められました。

これらの書類はいずれも保存方法が義務付けられており、その要件の一つに改ざん防止措置が挙げられます。有料の電子印鑑では電子文書の改ざんを防止する措置が取られているものが多く、これらの法律に対応しながら活用することが可能です。

電子印鑑を使う際の注意点

電子印鑑のなかでも、印影をコピーしたりテキストを打ち込んだりなどして、無料で作ることができるものの場合、法的効力がほぼありません。そのため、社内稟議の認印など、限られた場面でしか利用することができません。

また、近年、電子契約の導入が進んでいるとはいえ、取引先が電子契約に対応していないという場合も依然として多いでしょう。電子印鑑サービスを導入する際には、取引している企業が電子契約に対応しているかどうかを確認しておきましょう。

無料の電子印鑑には法的効力がほぼない

通常の印鑑は民事訴訟法第228条4項により法的効力が保証されているため、請求書や契約書などに押印して利用できます。

また、役所で印鑑登録をした印鑑を使えば、本人性の担保にもつながります。一方、印影を画像で取り込んだり、Excelなどに入力して作ったりした電子印鑑は、比較的簡単に複製やコピーすることが可能です。

そのため、通常の印鑑のような法的効力は発生しないため注意しましょう。電子署名やタイムスタンプを付与した電子印鑑であれば、電子署名法第3条で求められる要件を満たすことができます。

取引先が電子印鑑に対応しているか確認が必要

有料の電子印鑑を導入しても、取引先が電子契約に対応していない可能性もあります。また、契約内容によっては書面による契約が必要だったり、相手の同意がないと電子契約を締結できなかったりすることもあります。

電子印鑑を使う場合、取引先や他社の動向を把握し、活用できるかどうか確認してから導入するとよいでしょう。

電子印鑑は使い方次第で業務の効率化に活用できる

電子印鑑は電子文書上に印鑑データを押せる仕組みです。無料で作成し使う方法としては、印影を画像データに取り込み、電子文書中に挿入するなどが一般的です。ただし、電子印鑑に法的効力を持たせるためには、電子署名やタイムスタンプを付与しなければいけません。

電子印鑑を導入し業務の効率化を図るなら、電子印鑑や電子契約サービスの導入も検討しましょう。その際、導入するサービスが電子署名法第3条に則っているか、セキュリティに問題はないかなどを確認しましょう。