電子契約書とは

電子契約書とは、電子化されたデータを使用して、インターネット上で締結をおこなう契約書のことです。電子契約書では、押印の代わりに、電子署名を施すことで、書面の契約書と同等の法的効力が認められます。ただし、契約書によっては、電子契約は認めていないものもあるため、注意が必要です。

電子契約書では、インターネット上でやり取りできるため、検索やステータス管理などの機能を使用することで、業務効率の向上が期待できます。また、電子契約書を使用すれば、紙代・郵送費用・収入印紙・保管スペースなどが不要となるため、コストの削減にもつながります。さらに、電子署名やタイムスタンプを活用したり、アクセス権限を適切に付与したりすることで、不正アクセスや改ざんなどのセキュリティリスクを軽減することが可能です。

電子契約書と紙の契約書との違い

電子契約書と紙の契約書との違いは、単純に媒体が違うということだけではありません。ここでは、大きく異なる3点を紹介します。

署名や押印の方法

紙の契約書では署名や押印をおこなうことで契約が成立しますが、電子契約書では電子署名やタイムスタンプを用いることによって契約が成立します。 なお、ここでいう電子署名とは電子文書に対して付与される署名のことで、本人性や非改ざん性を証明できる機能を持つ仕組みのことです。

また、タイムスタンプは、刻印がされている時刻より以前にその電子文書が存在していたという存在証明と、その時刻より後にその電子文書が改ざんされていないという非改ざん証明ができる仕組みのことをいいます。

契約書の扱い方

紙の契約書では、パソコンで作成した契約書を紙に印刷して商談先に持ち運んだり、契約書を郵送で相手方に届け、相手方が署名や押印をして再び返送するという契約フローが一般的です。

一方、電子契約書ではパソコンで作成した契約書をそのままメールなどの電子上で相手方に送り、契約を締結します。

収入印紙の必要性

課税文書に該当する契約書の場合、文書の種類や取引金額に応じた額面の収入印紙を契約書に貼付し、印紙税を納付する必要があります。 文書ごとの収入印紙の金額は、国税庁のホームページで確認することができます。

一方、電子契約書を用いる場合、印紙税が発生しないので収入印紙を貼付する必要はありません。これは印紙税法において印紙税の対象となる文書が、紙媒体のものと定義されているためです。

電子契約書の法的効力を担保する要件

これまで説明した通り、紙の契約書と電子契約書にはさまざまな違いがありますが、「媒体によって法的効力に違いがあるのか」という疑問を抱く方もいるでしょう。 結論を述べると、電子署名法3条では、電子契約書と紙の契約書は同等の法的効力があることを認めています。ただし、電子契約書の場合はいくつかの要件を満たす必要があります。

まず一つめは、電子契約書に「本人性」が証明できる電子署名が付与されているかという点です。これは、認証局と呼ばれる第三者機関が発行する電子証明書によって、本人によっておこなわれた電子署名かどうかを証明することが可能です。

二つめは、電子契約書に改ざんが施されていないことを示す「非改ざん性」が担保されているかという点です。これについては、第三者機関である時刻認証局が発行するタイムスタンプによって証明することが可能です。タイムスタンプでは、締結時の電子契約書の存在証明と、非改ざん証明ができる仕組みのことを指します。

電子契約書の作り方

ここでは、一般的なクラウド型の電子契約サービスを活用した電子契約書の作り方について詳しく紹介します。

書類を準備する

まずは、WordやExcelなど、電子データを活用して、契約書を作成します。電子契約サービスによっては、既にある契約書データをアップロードしたり、テンプレートを使用して簡単に電子契約書を作成したりすることが可能です。なお、契約書データをアップロードする場合には、PDFなど形式が指定されており、アップロードする前にデータ形式を変換しなければならないこともあります。

宛先や入力項目を指定する

システムに書類をアップロードできたら、宛先や入力項目を指定する必要があります。宛先には、取引先や自社の上長などを指定できます。また、宛先を指定するには、電子契約書の送信先の会社名や氏名、メールアドレスなどを入力する必要があります。入力項目は、電子契約サービスの機能によって、さまざまな設定をおこなうことが可能です。

たとえば、テキスト機能を使用すれば、アップロードした契約書の自由な場所に、ドラッグアンドドロップで氏名・住所・署名日時などを入力できるようにすることができます。

また、チェックボックス機能を使用すれば、送信先の相手に内容を確認したらチェックを入れてもらうように促すことが可能です。さらに、押印機能を使用すれば、紙の契約書の押印する場所と同様のところに、押印マークを設置することができます。ただし、電子契約サービスによっては、押印なしでも送信先の相手が書類に同意すれば、契約が締結できるものもあります。

承認フローを設定する

宛先や入力項目を指定できたら、自社のニーズに応じて、承認フローを設定するのがおすすめです。電子契約サービスによって、権限設定やワークフローなど、承認フローを制御できる機能があります。

たとえば、権限設定機能を使用して、アカウント同士を親子関係に設定することが可能です。親子関係にすることで、親のアカウントは、子のアカウントに閲覧制限をかけるなど、アクセス権限を付与することができます。

また、ワークフロー機能を使用すれば、電子契約の流れのなかに承認作業を設定して、内部統制を強化することが可能です。そして、ワークフロー機能により、契約の流れを可視化することで、スムーズに契約業務を実施できるようになるため、業務効率の向上が期待できます。

書類を送信する

契約書・宛先・承認フローの設定が完了したら、実際に電子契約書を送信しましょう。電子契約書の場合、ボタン一つで簡単に送信できてしまうため、契約書や宛先に間違いがないか見直しをきちんとおこなうことが大切です。

また、送信した電子契約書は、一般的に電子メールで送信先の相手に届きますが、システムによっては、携帯電話のSMSを使用できるものもあります。そして、一般的に電子契約書を送信すると同時に、改ざんできないように電子署名が施されます。そのため、送信した後の契約書の修正・更新はできません。

さらに、業務委託契約書や秘密保持契約書（NDA）など、自社でよく使用する契約書は、設定を保存してテンプレートとして保管するのがおすすめです。そうすれば、同様の契約をおこなう場合には、業務負担の軽減につながります。

相手が書類を受信し、契約に同意する

電子契約書の送信が完了したら、送信先の相手が書類に署名することで、契約が締結します。電子契約サービスのワークフロー機能などを活用すれば、契約作業のステータスを確認することが可能です。そのため、契約業務の滞りがどこで発生しているか一目で把握できます。

また、電子契約書を送信してから、署名の対応が一定時間経ってもおこなわれない場合には、リマインド機能を活用して、確認依頼メールを送信できるツールもあります。さらに、電子契約書の送信先の相手が署名依頼メールを紛失してしまった場合には、再送信できる機能を提供しているツールもあります。

このように、電子契約サービスを上手く活用すれば、契約業務をスピーディーにおこなうことが可能です。そのため、業務効率の向上や、内部統制の強化につなげることができます。

電子契約書のメリット

電子契約書は、電子署名法で定められた条件を満たすことで、紙の契約書と同様に法的効力を持つ契約書として使用することができます。 ここからは、電子契約書のメリットとデメリットをまとめて紹介します。

メリット①収入印紙や郵送にかかるコストを削減できる

紙の契約書の場合、用紙や印刷をはじめ、収入印紙や郵送、対面で契約を締結する場合には交通費などの諸費用が発生します。 また、一つひとつの工程に費やす時間はわずかでも、契約数が多ければ業務工数が負担となってきます。

一方、電子契約書であれば上述した費用はほとんど発生せず、印刷や郵送などの手間もかからなくなるため、金銭コストのみならず業務効率化にもつなげることができます。 契約書を交わす機会が多い企業ほど電子契約書の導入は大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

メリット②保管スペースを確保する必要がない

一部の例外を除き、法人税法では契約書の保管期間は7年間と定められています。 紙の契約書の場合、契約書を保存するためにキャビネットや保管庫などのスペースを確保する必要があります。

一方、電子契約書の場合は、電子契約サービスの提供会社や自社のサーバー、クラウドサービスなどに保管をするため、物理的な保管スペースは基本的に必要ありません。

つまり、電子契約書の導入はオフィスの省スペース化に繋がるとともに、保管コストの削減にも繋がります。

メリット③リスクマネジメントができる

紙の契約書の場合は、郵送時や災害による紛失、保管場所からの無断持ち出しなどのリスクが伴います。

また、契約書に複数の担当者が関わる場合には、契約締結までのステータスの進捗状況が可視化できないという問題点もあります。 電子契約書の場合もメールの誤送信などのリスクはあるものの、アクセス権限やパスワードを設けることで、一定のセキュリティ面で安全性を確保することができます。

バックアップを取れば紛失の恐れがなく、電子契約システムのアラート機能を活用すれば契約期限の管理も可能になるでしょう。

電子契約書のデメリット

電子契約書にはメリットが大きい一方で、デメリットも存在します。電子契約書の導入を検討している場合には、あらかじめデメリットについてしっかりと認識しておきましょう。

デメリット①導入に手間やコストが発生する

電子契約書を導入する場合は、基本的に電子契約サービスを導入するため、紙の契約書で発生していたコストを全て削減できるわけではありません。

また、初期費用や月額費用などの料金体系は提供会社によって異なるため、選定の際には注意が必要です。 さらに、導入時は業務フローの見直しも必要になるため、マニュアルを作成したり、運用方法を浸透させたりする手間が発生します。

とくに、規模が大きい企業や、パソコンに慣れていない従業員が多い企業では、電子契約書が定着するまでに時間がかかります。導入前に使用方法のレクチャーなどにどのくらいの工数が必要となるのかを見積もっておくとよいでしょう。

デメリット②取引先への確認や同意が必要となる

電子契約書の導入を検討するうえで必ずおこなっておくべきなのが、取引先への確認です。

契約は相手方とおこなうものなので、仮に自社で電子契約システムを導入したとしても、取引先が電子契約を不可としている場合は電子契約による締結はできません。 利便性やコスト削減を目的としてシステムを導入したとしても、取引先の理解がなければかえってコストや手間がかかってしまうことになりかねないため、注意が必要です。

デメリット③電子化できない契約書もある

契約書によっては、紙の契約書のみ認められており、電子契約書は認められていない可能性があります。そのため、電子契約を導入したとしても、契約書を電子化できないこともあります。

しかし、政府のペーパーレス化推進の影響を受けて、これまでは電子化できなかった契約書が、今後はデジタル化できるようになるという可能性があります。たとえば、法改正により不動産関連の契約書などでは、今後は電子化が解禁されるということが示唆されています。そのため、電子契約の導入を検討している企業は、新しい電子契約に関する情報のインプットを欠かさないようにすることが大切です。

このように、現在でも電子契約書は使用できない契約書もあるため、自社で使用している契約書は、電子化に対応しているのかを確認することが重要といえます。なお、電子化に対応しているかどうかわからない契約書については、顧問弁護士などに相談するのがおすすめです。

電子契約書を無料で作る方法

電子契約書を無料で作成する方法には、WordやExcelで契約書を作成し、PDF化してメールで送信する方法があります。ただし、PDF化された契約書では、不正アクセスを受けたり、改ざんされたりするリスクが高いです。そのため、契約の証拠書類としては、不十分な可能性があります。

そこで、電子契約書を無料で作成したい場合には、フリープランのある電子契約サービスを導入するのがおすすめです。また、有料プランを利用したい場合には、無料トライアル期間が用意されているツールもあります。

ただし、無料で使用できる電子契約サービスの場合、登録ユーザー数や送信数・署名数に制限がある可能性もあります。また、テンプレートやワークフロー、セキュリティなどの機能についても制限されることがあります。そのため、まずはフリープランや無料トライアル期間を活用して、電子契約サービスを導入してみて、機能が不足している場合には、有料プランに切り替えをおこなうのがおすすめです。

電子契約サービス導入のポイント

電子契約サービス導入のポイントは下記の 3つです。 ・自社に必要な機能が備わっているか ・費用対効果は見合っているか ・セキュリティがしっかりしているか ここからはこの3つについて一つずつ詳しく解説していきます。

自社に必要な機能が備わっているか

電子契約サービスを利用するうえで一番重要なのは機能面です。API連携やワークフロー機能に特化しているサービスがあったり、最低限の機能でありながら費用が安いサービスがあったりなど、電子契約サービスの種類は非常に多種多様です。

業界や業種、企業規模に応じて必要な機能は異なるので、自社の状況を正確に把握してサービス選定をおこないましょう。

費用対効果は見合っているか

次に確認したいポイントは、費用対効果です。必要な機能が揃っているサービスがいくつかある場合は、料金面でサービスを絞ることになるでしょう。

その場合、各社に相見積もりをとって、自社の予算にあったシステムを選定することが重要です。

また、電子契約サービスを導入する前に、導入によってどれだけコストや時間が削減されるのか、費用対効果について事前に確認しておくのがおすすめです。電子契約サービスは収入印紙代や印刷代、郵送代などのコスト削減が期待できますが、導入費用や月額費用もかかります。

サービス利用料と比較してどれだけのコスト削減がされるのか、事前に計算しておくようにしましょう。

セキュリティがしっかりしているか

最後に確認しておきたいポイントはセキュリティ面です。契約書に記載されている情報は機密性が高く、社外に情報が漏れてしまうと、大きなトラブルに発展するケースもあります。 外部からのサイバー攻撃などに耐えられるシステムかどうか、しっかり確認しておきましょう。

電子契約書を作るなら、電子契約サービスの利用を検討しよう！

電子契約書とは、電子データを使用して、Web上で締結をおこなう契約書のことです。電子契約サービスを使用した契約書の作り方は、書面をアップロードして、宛先・入力項目・承認フローなどの設定をすることで完了です。また、取引先に送り、署名してもらうことで、電子契約を締結することができます。

電子契約サービスには、電子契約に便利な機能が数多く搭載されているツールや、フリープランで使用できるツールなど、さまざまなものがあります。自社の目的を明確にし、複数のツールを比較したうえで、導入する電子契約サービスを決めるのがおすすめです。