電子印鑑とは

電子印鑑とは、PC上で利用できる印影の画像データを指します。PDFなどの書類データに、実際の印鑑の代わりとして使用できます。印鑑を押すために書類データを印刷する必要がなくなるため、ペーパーレス化や工数軽減につながります。

電子印鑑を作るには、実際の印鑑を読み取って画像データに変換する方法や電子印鑑ソフトを利用する方法があります。電子印鑑ソフトを利用すれば、テンプレートと文字を入力するだけで電子印鑑を作成できます。また、電子印鑑作成サービスに注文することで、質の高い電子印鑑を作成することも可能です。

なお、電子印鑑は基本的に画像だけのデータなので、画像をコピーすることで容易に複製できます。そのため、電子印鑑だと本人による押印を証明するのは難しいでしょう。

電子署名とは

電子署名とは、本人が署名したと証明する機能が付与された署名データです。第三者機関により本人であると証明されている電子証明書を付与することで、なりすましや改ざんの被害を抑える効果があります。電子印鑑と同様に、PC上で書類データに対して使用します。

なお、電子署名と電子サインがよく混同されますが、この2つは別のものです。その大きな違いは、電子証明書を取得することで第三者機関に認められているかどうかです。電子署名を導入する際には、電子証明書を取得する必要があります。一方、電子サインは電子証明書を取得する必要はありません。電子サインのほうが取得しやすく安価ですが、電子署名のほうが信頼されやすいといえるでしょう。

電子印鑑と電子署名の違い

ここでは、電子印鑑と電子署名の違いを2点解説します。

法的効力の強さ

電子印鑑の法的効力は弱く、電子署名の法的効力は強くなっています。電子印鑑は本人が押したという記録が付与されておらず、法的な効力がほとんどありません。一方、電子署名は電子証明書が付与されており、署名された書類を確認すれば利用者情報が確認できるため、本人が署名したことを証明することができます。社外の相手との契約のように重要度の高い場ではトラブルが起こる可能性があるため、電子印鑑ではなく電子署名を利用するほうがいいでしょう。

なお、電子契約では、電子印鑑と電子署名の両方とも利用することが可能で、どちらも有効な契約として扱われます。ただし、電子契約が改ざんされてしまった際には、法的効力がなければ改ざんを証明するのが難しくなるでしょう。そのため、取引先との重要な契約などには電子署名を利用するほうが得策だといえます。

導入にあたるプロセス

電子印鑑の導入にはほとんど時間がかからず、電子署名の導入には時間がかかります。

電子印鑑作成ソフトを利用することで、すぐに電子印鑑を作成することが可能です。なお、PDF形式であれば「Adobe Acrobat Reader」のツールからカスタムスタンプとして登録することが可能なので、電子印鑑を使用する準備もすぐに整えることができます。電子印鑑はJPGやPNGなどの画像形式でも利用できますが、PDFファイルに使用するならPDF形式で作成するのをおすすめします。

電子署名を作成する際は、電子証明書を発行しなければならないため時間がかかります。認証業務によって差がありますが、電子証明書の発行にかかる時間は1週間から1カ月程度です。より正確に発行にかかる時間を知りたい場合は、認証業務をおこなう事業者に問い合わせる必要があります。

電子印鑑のメリット

ここでは、電子印鑑を導入すると得ることができるメリットを3つ紹介します。ほかの記事でも電子印鑑のメリットを紹介しているので、あわせて読んでみてください。

ワークフローを簡略化できる

電子印鑑を導入することで、書類に押印をおこなうワークフローが簡略化され、社外とのやりとりにかかる時間を短縮することができます。電子印鑑を使用しない場合と比較して、データ化された書類をプリントアウトしたり、紙の書類を担当部署に渡したりする作業を省略することができるため、非常に便利でしょう。

また、紙の書類でやりとりをする場合には郵送する必要もあるため、相手に書類が届くまでに時間がかかり、意思確認が完了するまでに手間がかかります。その点、電子印鑑を導入すればインターネット経由でデータのやりとりだけで完結できるようになるため、印刷や郵送の手間が省けます。

テレワークを推進できる

電子印鑑を導入することで、会社の業務をテレワークに移行しやすくなります。紙の書類に印鑑を押さなければいけない状況では、印鑑を押すためだけに出勤することもありえるため、完全なテレワーク体制を作るのが難しくなります。

しかし、電子印鑑の導入によって押印のために出勤する必要がなくなれば、すべての業務をテレワークでおこなうことも可能となるでしょう。テレワークに移行したいと考えているのであれば、電子印鑑の導入からはじめてみるのも選択肢の一つです。

コスト削減ができる

電子印鑑の導入は、金銭や時間のコスト削減にもつながります。電子印鑑によってペーパーレス化が進むことで、紙の書類をプリントアウトする必要がなくなり、印刷にかかる費用や時間が節約されます。印刷した紙を保管することもなくなるので、保管するための場所に関するコストも削減できます。

また、電子印鑑は電子署名と比べて安価であり、電子印鑑を用意するコストが比較的かかりません。電子印鑑は無料で作成することも可能なので、電子署名を導入するコストが高くて悩んでいる場合は電子印鑑も検討してみるといいでしょう。

電子印鑑の注意点

電子印鑑を導入する際に注意すべき点が2つあります。

契約書などの対外的な利用ができない場合がある

取引先などを相手にした書類では、電子印鑑が使用できない場合があります。なぜなら、電子印鑑には電子証明書やタイムスタンプが付与されていないからです。
これらが付与されていない電子印鑑では、契約を締結したあとに契約書の内容を改ざんした際、改ざんの前と後のどちらで締結されたものか判断できません。そのため、契約書などの重要な書類には電子印鑑を認めない会社が存在します。そうした会社と取引をする際には、電子署名が必要になるので、ほかの企業との書類に電子印鑑を使用する際には注意が必要です。

なお、取引相手に改ざんされる可能性も当然あります。相手が電子印鑑を使用する場合も含め、電子印鑑を用いた際は注意したほうがいいでしょう。

偽造されるリスクが高くセキュリティに懸念がある

電子印鑑は偽造されやすいため、セキュリティ面で注意する必要があります。電子印鑑は画像だけのデータなので複製が容易です。書面に押された電子印鑑から複製することもできます。複製された電子印鑑は誰でも使用することが可能で、使用された電子印鑑からは誰が押したか判断することはできません。このように電子印鑑にはセキュリティのリスクがあることを、念頭に置く必要があります。

ただし、電子印鑑のなかにはセキュリティ対策を施されたものもあります。コピー防止機能や電子署名機能が付いた電子印鑑であれば、上で挙げたリスクを回避することが可能です。有料の電子契約サービスなどで利用できるので、セキュアな電子印鑑が必要であれば探してみてください。

電子印鑑と電子署名の違いを理解して、適切なサービスを導入しよう

電子印鑑は安価で用意しやすく、社内の回覧のような書類に認印として使用するのに便利です。しかし、電子署名に比べて法的効力が弱く、利用できる場面も限られています。これらの問題を解消したい場合は、電子署名機能が利用できる電子契約サービスを利用するのがおすすめです。

また、本記事では電子印鑑を中心に解説してきましたが、ほかの記事では電子印鑑と比較した電子署名について詳しく解説しています。適切なサービスを導入するためにも、ほかの記事も参考にしてみてはいかがでしょうか？