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無料で電子署名する方法とは?メリット・デメリットや注意点をわかりやすく解説!

電子契約サービス

2024.01.22

2024.01.22

電子署名を導入する際には、コストを抑えたいと考える方は多いでしょう。コストをかけて電子署名を導入したとしても、後から運用していくために必要な機能が使用できないと気付くこともあります。 この記事では、、AdobeソフトやPDF編集ツール、Word・Excelなどのフリーソフトを使用して無料で電子署名を作成する方法や無料で電子署名作成する場合のメリット・デメリットについて解説します。

▼契約書の電子化についてはこちらもチェック!

電子署名とは

電子署名とは、デジタル書類へサインの代わりに使用できる署名のことです。電子署名には、本人であると証明する電子証明書が付与されています。電子証明書を発行するには第三者機関に認められる必要があるので、なりすましや改ざんの被害を防ぐこともできます。

また、電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)第3条により、電子署名の付与された電子データは、通常の印鑑の押された書類と同等の法的効力が認められています。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する

引用:電子署名及び認証業務に関する法律|e-Gov

電子署名と電子印鑑の違い

電子署名と似た用語に「電子印鑑」があります。電子印鑑とは、電子書類に押印可能なデータ化された印鑑を指します。電子印鑑には「印影をデータ化したもの」と「印影データに識別情報が付与されたもの」の大きく2種類があります。

このように、電子署名が「電子書類の本人性と非改ざん性を担保するための手段や仕組み」であることに対して、電子印鑑は「電子化された印鑑そのもの」を指します。そのため、電子印鑑に電子署名の仕組みを採用して識別情報を正しく付与すれば、電子印鑑の法的効力やセキュリティ強度を高めることが可能です。

 

電子署名とは?方法や効果・メリット、電子サインや電子印鑑との違いも解説

電子署名とは電子契約において、契約書や請求書などの電子データに対して付与された署名のことです。電子署名は、通常の署名と同様に、本人が署名したという事実の証明をするだけでなく、電子データの改ざんがおこなわれていないことを証明する機能があります。ここでは電子署名のメリットや電子サイン、電子印鑑との違いもわかりやすく解説します。

電子契約サービス 2023.07.06

電子署名を無料で付与する方法

ここでは、電子署名を無料で付与する方法について詳しく紹介します。

Adobe(アドビ)を利用する

Adobe社が提供している「Adobe Acrobat Reader」または「Adobe Acrobat DC」の署名機能(Self-SignデジタルID)を利用して、電子署名を作成することができます。Adobe Acrobat ReaderはPDFファイルを閲覧できるソフトで無料で利用することが可能です。また、電子契約をおこなう機能「Adobe Acrobat Sign」も搭載されています。

Adobe Acrobat Readerを起動して、入力と署名ツールを選択すると、電子署名を作成できます。テキスト入力、手書きサイン、画像の3つから作成方法が選べます。一度作成した電子署名は保存され、何度も使用することが可能です。

ただし、Adobe Acrobat Readerの電子署名には制限があります。また、無料で電子契約をおこなえるのは月2回までです。それより多く電子契約をおこなうには、有料版の「Adobe Acrobat DC」を利用する必要があります。

 

電子署名をPDFに付与する方法とは?手順や確認方法、注意点もわかりやすく解説

近年、電子契約の導入率は上昇しており、電子契約を利用する企業が増えています。 電子契約を利用する企業が増えた背景には、働き方改革の影響を受けた勤務形態の変化や、利便性の高いクラウドサービスが普及したことが挙げられます。 この記事では、PDFに電子署名を付与する方法や手順、注意点、文書の送信側と受信側がそれぞれすべきことをわかりやすく解説します。

電子契約サービス 2023.12.27

PDF編集ツールを使う

PDFファイルを編集するアプリやツールのなかには、電子署名を付与する機能をもつものがあります。電子署名よりPDF編集に比重を置いているので、電子署名を利用する際にPDFの編集作業が伴うのであれば、Adobe Acrobat Readerより便利に電子署名を扱えるでしょう。

ただし、無料で利用できるPDF編集ツールは、機能が少なかったり制限されていたりします。たとえば「PDFelement」は無料プランでの利用でも電子署名を作成でき、PDFを直接編集することも可能です。しかし、PDFを作成時に透かしが入ってしまい、これを取り除くには有料で利用する必要があります。PDF編集ツールを選ぶ際には、会社での利用に適しているかしっかり確認してください。

WordやExcelを利用する

WordやExcelで書類を作成して電子署名を付与することもできます。WordやExcelは多くの企業で取り扱われており、使い慣れている人も多いのがメリットです。

たとえば、Wordで電子署名をおこなう場合、下記の手順で実施します。

  1. 電子署名を付与したい箇所を選択する
  2. 「挿入」タブを選択する
  3. 「テキスト」を選択し、「署名欄」「MicrosoftOfficeの署名欄」の順に選択する
  4. 電子署名欄をクリックして署名者の氏名やメールアドレスといった情報を入力する

WordやExcelで電子署名を付与したい場合に、上記の手続きをおこなうのは時間や手間がかかります。また、WordやExcelデータの場合、タイムスタンプの付与ができない恐れがあります。そのため、PDFファイルに変更するなどの手続きが必要になることもあります。

 

Word(ワード)での電子印鑑の作り方!無料で作成するメリット・デメリットを紹介!

近年では働き方改革やDX推進の影響を受けて、テレワークなどの多様な働き方を推進する企業が増えています。しかし、はんこ文化が根強く残っている企業はまだまだ多く、担当者が押印のために出社する「はんこ出社」が課題となっています。そこで役立つのが、PCで簡単に貼り付け可能な「電子印鑑」です。この記事では、電子印鑑をWord(ワード)を使って無料で作成する手順やメリット・デメリットをわかりやすく解説します。

電子契約サービス 2023.12.26

電子署名サービスのフリープランを利用する

電子署名サービスにはフリープランや無料トライアル期間が用意されているものもあります。電子署名サービスを導入すれば、適切に電子署名やタイムスタンプを付与し、法的効力をもった電子契約書を作成することができます。また、ワークフローの設計や電子文書の保存などもシステム上でおこなうことが可能です。
ただし、電子署名サービスのフリープランや無料トライアル期間の場合、機能などの制限があるケースもあります。そのため、本格的に電子署名サービスを導入したい場合は、無料プランや無料トライアル期間で使用感を確かめたうえで、有料プランに切り替えるのがおすすめです。

 

電子契約サービスの無料トライアルプランを利用するメリットや注意点

ビジネスをする上では、さまざまな場面で契約が必要となります。これまで紙面上での契約や押印での契約が主流でしたが、新型コロナウイルスの影響で業務の電子化が進み、電子契約も広く浸透しつつあります。本記事では、無料プラン・トライアルのある電子契約サービスのメリットや選び方を紹介します。

電子契約サービス 2023.07.06

電子署名を無料でおこなうメリット

ここでは、電子署名を無料でおこなうメリットについて詳しく紹介します。

社内や取引先の反応を確認しながら導入できる

電子署名の使用感は、実際に導入してみなければわかりません。電子署名を使い始めてから必要な機能が足りないことに気付き、別の電子署名サービスを検討しなおす可能性もあります。ほかにも、電子署名を受け付けてくれない取引先企業が多いことも考えられるでしょう。電子署名サービスを一度導入してみなければ、今後も利用し続けるか判断できないのです。

有料の電子署名サービスを利用した場合、導入したあとでサービスを利用停止もしくは変更することになれば無駄なコストがかかります。まずは無料のサービスを試し、周りの反応を確認してから導入に踏み切るとよいでしょう。

業務効率化を推進できる

電子署名を導入することで、電子書類を紙に印刷する手間が改善されます。書類をデータのまま扱えるようになれば、遠方の拠点に紙の書類を送る必要がなくなるので、スピーディーに承認業務を済ませることができます。

印鑑を押すためだけに出社する必要がなくなるため、リモートワーク業務も効率よくおこなえます。また、重要な書類をデータで保存できるようになり、検索をかけやすいので、書類を探す時間も抑えることができます。

コストを削減できる

紙の契約書を利用しなければ、印刷費や郵送費だけでなく、印紙税を削減することも可能です。紙の契約書で契約を交わす際は印紙税として収入印紙を貼付しなければなりませんが、電子契約であれば印紙税を払わずに済みます。

また、紙の書類を保管するための物理的なスペースが必要なくなります。もし、紙を保管するためにスペースを借りているのであれば、スペースを借りる金銭的コストも抑えられるでしょう。

電子署名を無料でおこなうデメリットや注意点

ここでは、電子署名を無料でおこなうデメリットや注意点について詳しく紹介します。

ファイル形式が対応していない可能性がある

無料の電子署名ツールは、対応しているファイル形式が少ない点に注意しましょう。利用する電子署名ツールが対応していないファイル形式の書類を扱う際には、ファイルを変換する手間がかかります。ファイル形式が対応しているか確認したうえで、利用するツールを選択しましょう。

ただし、さまざまなファイル形式に対応しているツールは、無料利用では機能が制限されるものがほとんどです。扱うファイル形式が幅広いのであれば、はじめから有料プランの利用を視野に入れておいたほうがよいかもしれません。

信頼性や証拠力が担保されにくい

無料で利用できる電子署名ツールのなかには、電子証明書の発行に用いるデジタルIDを自分で作成するものがあります。しかし、自分で作成したデジタルIDには信頼性がなく、電子ハンコの証拠力と大差ありません。そのため、機密性の高い取引では使用できない可能性があります。

また、無料ではタイムスタンプを付与する機能がないツールも存在します。タイムスタンプは非改ざん性を証明できるうえに、電子署名だけの場合より書類の有効期間を長くすることができます。タイムスタンプの有無で証拠力が大きく変わるため、電子署名ツールを選ぶ際は確認するとよいでしょう。

セキュリティに不安がある

無料ツールではタイムスタンプが利用できない場合もあるため、なりすましや文書改ざんの被害を受けやすくなります。また、オンラインで利用するツールのなかには、データの暗号化ができないものもあります。このようなツールを使用すると、データを盗み見されるなどのセキュリティトラブルが発生する恐れがあります。

このように、無料ツールは有料ツールに比べてセキュリティ性に不安があるといえます。とくにオンラインで利用するツールの利用を検討しているのであれば、セキュリティ機能が充実しているかどうかを確実に確認しておきましょう。

機能に制限がある

電子署名サービスの無料プランや無料トライアル期間の場合、有料プランの場合と比べて、機能に制限があるケースも多いです。たとえば、ユーザー数や電子契約可能件数、署名⽅法、電子証明書の有無などに制限がかかる場合があります。

一方、最初から無料で利用できる電子署名サービスでは、機能が充実しているかもしれませんが、セキュリティやサポート体制が十分でない可能性もあります。そのため、本格的に電子署名を導入したいと考えている場合は、有料プランの導入がおすすめです。

無料の電子署名ツールの選び方

ここでは、無料の電子署名ツールの選び方のポイントを詳しく紹介します。

目的を明確にする

まずは無料の電子署名ツールを導入する目的を明確にすることが重要です。目的が明確になることで、どのような電子署名ツールが必要か具体化されます。

たとえば「電子契約の導入」が目的の場合を考えてみましょう。無料の電子署名サービスでは、ユーザー数や電子契約可能件数などの制限があり、電子契約を上手く導入できない可能性があります。その場合は、無料トライアル期間を活用し、使用感を確かめたうえで有料の電子署名サービスを導入するのがおすすめです。

一方、「コストの削減」が目的であれば、無料の電子署名ツールで対応できる範囲を確認し、どのように業務で効果的に活用するかを決めることが大切です。機能制限やセキュリティに脆弱性があると、手続きに時間がかかったり、サイバー攻撃を受けたりして、企業の生産性が低下する恐れもあるので注意が必要です。

このように、先に目的を明確にすることで、無料の電子署名ツールの導入の仕方や使い方が明らかになります。

無料プランと有料プランの差異を確認する

将来的に有料プランの電子署名ソフトを導入しようと考えている場合、無料プランと有料プランの差異を確認しておくことが大切です。無料プランと有料プランの機能が大きく異なる場合、無料プランで使用感を確かめてから有料プランに切り替えようとしても、上手く移行できず、導入・運用に失敗してしまう恐れがあります。

そのため、無料プランと有料プランの違いをきちんと把握し、有料プランに切り替えるときにはどのような点に注意すべきかをあらかじめ明確にしておきましょう。また、導入や運用に不安を感じているのであれば、サポート体制の充実している電子署名サービスを選定するのがおすすめです。

電子契約のバッティング問題のリスクを考慮する

電子契約における「バッティング問題」とは、自社と取引先が異なる電子署名ツールを使用して電子契約をおこなえないことを指します。

無料ツールを使用して電子契約を導入する場合、取引先にも同じ電子署名ツールを導入してもらわなければならないケースもあります。そのため、あらかじめ取引先が電子契約に対応しているか、どのような電子署名サービスを使用しているかを確認しておくことが大切です。また、クラウド型の電子署名サービスであれば、取引先はソフトのインストールが不要で、契約を締結できる場合もあります。

このように、電子契約のバッティング問題のリスクを考慮して、導入する電子署名ツールを選択することが重要です。

有料の電子署名の検討をおすすめする企業

ここで挙げる3つの特徴に当てはまる企業は、無料よりも有料の電子署名を検討したほうがよいかもしれません。

コンプライアンスの強化を図りたい企業

有料の電子署名サービスには、セキュリティ機能が充実しているものが多く存在します。たとえば、監査ログ機能があれば保管している文書が改ざんされた履歴がないか確認できます。ほかにも、なりすましを防げる二段階認証機能や、署名した人の証明書類を添付する機能のように、高度なセキュリティ対策が施されています。

情報の漏洩は、会社にとって致命傷になりかねません。そのため、よりセキュリティに信頼のおける有料サービスをおすすめします。

法的効力や信頼性を高めたい企業

無料の電子署名サービスではタイムスタンプが付与されない場合がありますが、有料の電子署名サービスではほぼ確実にタイムスタンプの付与機能が備わっています。サービスによっては、タイムスタンプの有効期限をさらに延長する機能が利用できます。書類の法的効力を長期的に維持するには、有料サービスが適しているといえるでしょう。

また、有料サービスを利用すれば書類の信頼性を高める機能が使用できる場合もあります。たとえば、無料ツールのおすすめにも挙げたZoho Signの有料プランでは、署名を依頼するメールに会社のロゴを入れたり、メッセージや色をカスタマイズしたりできる機能が使用できます。

多くの書類に電子署名をおこないたい企業

無料で電子署名サービスを利用すると、多くの場合はユーザー数が制限されています。一方、有料であれば無料に比べて多い人数で電子署名をおこなえます。多くの書類を扱う企業は、より多くの人数が電子署名をおこなえる有料サービスを利用するとよいでしょう。

また、有料サービスには文書の一括署名ができる機能が搭載されているものがあります。一人で電子署名をおこなう場合も、この機能を利用することで大量の書類にかける時間を大幅に短縮することが可能です。

まずは無料の電子署名サービスを導入してみよう!

電子署名のサービスやツールには、周りの反応や利用頻度など、実際に利用しないとわからない部分もあります。有料の電子署名サービスを導入する前に、無料で利用できる電子署名サービスから導入したほうが、無駄なコストが発生するのを防げます。まずは無料サービスを中心に導入を検討するとよいでしょう。

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