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電子契約サービスとは?仕組みやメリット・デメリット、導入手順、選び方を徹底解説!

電子契約サービス

2024.01.17

2024.01.17

電子契約サービスとは、契約書締結のフローを電子化するサービスです。さまざまな企業で導入が進み、近年では政府による推進もおこなわれています。電子契約サービスの導入検討にあたり、仕組みや導入の手順、メリット・デメリット、選び方などが気になる人も多いでしょう。今回はそのような電子契約サービスの基礎知識を解説します。

電子契約サービスとは何か|仕組みを解説

近年、さまざまな企業が次々に新たな電子契約サービスを展開しています。働き方改革や業務効率化の文脈の中で、政府にも推進される『電子契約』。まずは、電子契約サービスの基本的な知識について説明します。

電子契約とは

電子契約サービスについて解説する前に、電子契約とは何かを確認しておきましょう。電子契約とは、書面でおこなっていた契約の締結をオンライン上でおこなうこと、もしくはその契約のことをいいます。また、オンライン上でおこなう申込や注文なども、広い意味での電子契約に該当します。

電子契約サービスとは

電子契約を実行するためのサービスを、電子契約サービスと呼びます。ペーパーレス化や業務効率化の観点から、電子契約サービスを導入する企業は増えており、電子契約サービスの市場規模自体も年々大きくなっています。

電子契約サービスを利用することで、契約書の印刷にかかる費用を削減したり、契約書の管理にかかる工数を削減したりすることができます。

書面契約と電子契約の違い

従来の書面での契約と電子契約とでは、どのような違いがあるのでしょうか。書面契約と電子契約ではさまざまな部分において違いがあります。特に大きなものとして、契約書の媒体と署名方法の違いが挙げられます。
従来の契約フローでは、契約書を紙で作成し、原本を保管する必要がありました。しかし電子契約の場合、電子データで契約書を作成し、データとして保管することができます。

書面契約の場合、契約の証拠性を示すものとして、記名・押印が必須となります。電子契約サービスの場合、電子署名(※1)とタイムスタンプ(※2)がその役割を果たします。
また、書面契約の場合、押印された印鑑が本人のものであるという証明に印鑑証明書が使われますが、電子契約では、これに相当するものとして電子証明書(※3)がその役割を果たします。

※1:電子署名
電子文書に対しておこなう電子的な署名のこと。書面契約における記名や押印に相当する役割を持つ。電子署名法によって法的効力が認められている。

※2:タイムスタンプ
その時刻に電子データが存在していたことやデータが改ざんされていないことを証明できる技術。日本データ通信協会により一定の技術、運用、設備を満たした事業者を認定している。

※3:電子証明書
オンライン上でのやり取りや電子データにおいて、本人であることを電子的に証明するもの。用途によって異なるが、印鑑証明書やパスポート、運転免許証などの役割にあたる。電子契約サービスにおいては、電子署名が本人なのか確認(検証)するために使われる。国が認める認証局(認証業務)で発行ができる。

書面契約と電子契約の違い
項目 書面契約 電子契約
媒体 電子データ
署名方法 記名・押印 電子署名
締結日時の証明 日付の記入 タイムスタンプ
本人の確認 印鑑証明書 電子証明書・メール認証
印紙 必要 不要
契約書の渡し方 郵送・持参 インターネット上での電子データによる受け渡し
保管方法 ファイルやキャビネットなどで保管 自社サーバー・外部サーバーでの保管


電子契約の種類:「電子署名」と「電子サイン」

電子契約には、その性質によって、電子署名方式と電子サイン方式という2つの方法がとられます。

電子署名は、電子証明書によって押印が本人によるものであることを証明します。電子署名は国が認める認証局で発行される電子証明書を用いるので、証拠能力が高くなります。そのため、重要な契約書類での利用に適しています。

一方、電子サインは、メールやSMSなどによって本人であることを確認します。そのため、電子署名よりも証拠能力は劣るものの、広範囲で利用することが可能です。また、電子サインは電子証明書の発行が不要のため、取引相手の負担が軽くなります。

項目 電子署名 電子サイン
電子証明書の発行 必要 不要
本人性の担保 電子証明書 メールやSMSなど
証拠能力

 

電子契約・電子署名に関する主要な法律まとめ

電子契約サービスが注目されてきた背景には、法的環境の整備も関係しています。2000年以降に順次改定が進められ、電子契約が広く受け入れられるようになりました。

ここでは、押さえておきたい主要な関連法律を紹介します。

民法

2020年4月に改正民法が施行され、「契約方式の自由」が明記されました。これにより、これまでの書面でおこなわれるのが基本であった契約業務に関して、契約成立に書面は必ずしも必須ではないという大原則が定められたことになります。

民法 第522条(1項省略)

2. 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

引用:民法(明治二十九年法律第八十九号)|e-Gov法令検索

電子署名法

「電子署名」を、署名者を特定でき、作成以降にデータが改変されていないことを検知し担保できるという技術的措置だと定義した法律が、電子署名法です。(電子署名法第2条1項)

この定義に準ずる電子署名を本人が電子ファイルに施すことで、契約に真正な成立が認められることになります。

電子署名法 第3条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:電子署名及び認証業務に関する法律(平成十二年法律第百二号)|e-Gov法令検索

 

電子署名法第3条をわかりやすく解説!要件やQ&Aのポイントも

紙文書の代わりに電子文書を利用する場合、押さえておきたいのが電子署名法です。電子署名法を知らずに脱ハンコやペーパーレス化を進めると、なりすましや文書偽造などのトラブルに発展する恐れがあります。社内でペーパーレス化を進めるのなら、電子署名法の概要や、電磁的記録の真正な成立について定めた同法第3条の内容と要件を押さましょう。今回は、電子署名法の概要と第3条の内容やポイントについて解説していきます。

電子契約サービス 2022.12.12

電子帳簿保存法

税法上では、契約書、注文書、領収書、見積書などの取引情報に関する書面は、7年間の保存が義務付けられます。(法人税法施行規則59条ほか)

電子帳簿保存法は、国税帳簿書類の電子データでの保存を認める法律です。以下の条件を満たすことで紙の契約書面の原本と同等に扱い、長期の原本保存の負担が解消されます。(電子帳簿保存法10条)

電子帳簿保存法 第10条 1項

(1) 電子取引の取引情報に係る電磁的記録は、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で出力されることを要するのであるから、暗号化されたものではなく、受信情報にあってはトランスレータによる変換後、送信情報にあっては変換前のもの等により保存することを要する。

(2) 取引情報の授受の過程で発生する訂正又は加除の情報を個々に保存することなく、確定情報のみを保存することとしている場合には、これを認める。

(3) 取引情報に係る電磁的記録は、あらかじめ授受されている単価等のマスター情報を含んで出力されることを要する。

(4) 見積りから決済までの取引情報を、取引先、商品単位で一連のものに組み替える、又はそれらの取引情報の重複を排除するなど、合理的な方法により編集(取引情報の内容を変更することを除く。)をしたものを保存することとしている場合には、これを認める。

引用:法第10条((電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存))関係|国税庁

電子契約サービスの機能一覧

ここでは、電子契約サービスの主要な機能を一覧で紹介します。

電子署名

「本人性」「非改ざん性」を担保するための署名機能

送信

取引先への契約書の送付方法を選択できるなどあると便利な機能

権限管理・ガバナンス強化

アクセス権限や操作ログを設定・管理してガバナンスを強化するための機能

文書・ファイル管理

締結した契約書やその他文書をサービス上で管理するための機能

アラート

承認などのステータスが長期間滞っている場合に通知できる機能

ユーザー管理

所属部署やプロジェクトの単位でグルーピングを実施できる機能

ワークフロー

申請・承認・決裁・差し戻しといった業務フローを可視化するための機能

セキュリティ

電子契約の信頼性を高めるためのセキュリティ機能


電子契約システムによって搭載されている機能は異なるので、ベンダーの公式サイトなどをよく確認してから導入するサービスを決めるようにしましょう。

電子契約サービス導入のメリット

法律的にも技術的にも注意が必要な電子契約サービスですが、電子契約サービスを導入することによるメリットはたくさんあります。ここでは、電子契約サービスを導入することでどのようなメリットが得られるのかを解説します。

ペーパーレス化を推進できる

紙の契約書で管理をおこなっている場合、契約書類をオフィスの棚などに保管する必要があります。電子契約サービスを導入すれば、紙の契約書を電子化してオンライン上で管理できるため、ペーパーレス化を推進することができます。

 

契約書をペーパーレスで締結する方法やメリット・デメリットを詳しく解説

契約書をペーパーレス化すると、紙の書類の課題解決に役立つ一方、電子帳簿保存法への対応等で注意すべき点もあるため、適切な方法でペーパーレスを推進しましょう。 この記事では、契約書を紙で締結する場合の課題や、ペーパーレス化するメリット、具体的な方法、注意点について解説します。

ペーパーレス 2023.12.25

印紙税や事務経費の削減につながる

書面での契約の場合には印紙税がかかりますが、電子契約では印紙税はかかりません。また、電子契約では契約書の送付は電子データであるため、契約書の印刷や郵送にかかる費用を削減することができます。

このように電子契約サービスを導入することで、契約にかかっていたコストを大幅に削減することができます。

契約業務の時間を短縮できる

書面で契約を交わす場合、取引先に原本を郵送し、先方が押印して郵送するというフローが必要で、数週間という時間がかかっていました。電子契約サービスではオンライン上でやり取りをおこなうため、これらの業務時間を短縮することができます。

契約書の紛失・盗難リスクを減らせる

書面での契約の場合、契約書をファイルやキャビネットで保管します。そのため、契約書を探す手間や紛失・盗難のリスクがありました。

しかし、電子契約サービスでは契約書を電子データで保管し、オンライン上で一元管理することが可能です。そのため、契約書を誤って紛失してしまったり、盗難にあったりするリスクを減らすことができます。

顧客満足度の向上につながる

近年では業務効率化やコスト削減といった目的のために、ペーパーレス化やDXが社会全体で注目されています。そのため、電子契約サービスを導入し、契約書の電子化を進める企業も増えています。

取引先からこれからは契約書を電子化してやり取りしたいと要望があったときに、自社が契約書の電子化に取り組んでいなければ、これまで通り紙でのやり取りになります。電子契約サービスを導入して契約書の電子化を推進することで、取引先の要望に対して柔軟に対応できるようになり、顧客満足度の向上にもつながります。

多様な働き方を推進できる

紙の契約書でやり取りをおこなっている場合、印刷・押印・製本・郵送・保管といった作業のために担当者はオフィスへ出社しなければなりません。しかし、電子契約サービスを導入して、電子化することで、リモートでも契約業務をおこなうことができるようになります。

そのため、テレワークやハイブリットワークといった多様な働き方を推進することが可能です。

電子契約サービス導入のデメリット・注意点

電子契約サービスの導入でさまざまなメリットが得られる一方、注意しておきたいこともあります。ここでは、電子契約サービス導入のデメリットや注意点について詳しく紹介します。

導入や運用にコストがかかる

電子契約サービスを導入するには、社内環境の整備やITツールの初期費用・月額費用といった導入や運用にコストがかかります。そのため、電子契約サービスの導入目的を明確にし、コストに見合った効果が見込めるかという観点から導入する電子契約サービスを選ぶことが大切です。

また、無料トライアル期間を用意しているサービスもあるので、使用感を確かめるために利用してみるのもおすすめです。

取引先の理解が必要になる

電子契約サービスを利用する際は、社内だけではなく取引先からの理解も得る必要があります。なぜなら、電子契約サービスを利用するには、取引先に電子証明書を発行してもらったり、サービスの利用登録をしてもらったりする必要があるからです。

電子契約サービスには契約書の受信側は無料で簡潔に扱えるものがほとんどで、電子証明書を必要としない認証方式を採っているものもあります。可能な限り取引先に負担が掛からないサービスを選ぶことも重要です。

書面契約との並行運用が必要になる

電子契約の利用が増えてきたといっても、依然として書面契約を採用している企業も多くあります。前述の通り、契約締結は自社のみで完結するものではないため、取引先の理解が必要になります。

もし、取引先に電子契約の理解が得られなければ、書面での契約をせざるを得ません。電子契約サービスを導入する際は、このようなケースを想定し、顧客に合わせて書面契約にも対応した業務フローを残しておく必要があります。

セキュリティリスクがある

近年ではサイバー攻撃の種類は増加しており、セキュリティ被害にあう企業も増加しています。電子契約サービスの契約方法によっては、メールアドレスやSMSを利用することになり、なりすましや不正アクセスがないとは言い切れません。

そのため、自社でセキュリティ体制をきちんと整備したうえで、必要なセキュリティ機能が備わっている電子契約サービスを導入することが大切です。

電子契約サービス導入の手順

これまで、電子契約サービスの基本やメリット、デメリットについて紹介してきました。ここでは、電子契約を導入するまでの手順を解説します。

①電子契約サービスを比較・検討する

現在、電子契約サービスの種類は多く、ほとんどは法令が定める技術的要件に対応しています。しかし、万が一、法令が定める技術的要件に対応していないサービスを導入してしまった場合、取引先との契約にも悪影響を及ぼします。そのため導入を決める前には、念のためサービスの安全性をしっかりと確認するようにしましょう。

自社で取り扱う契約書の種類や、契約業務のフローなどによって、自社に適する電子契約サービスは異なります。自社の導入目的に合わせて最適な電子契約サービスを選定しましょう。

②業務フローの策定

電子契約サービスを導入するうえで、契約に関わる業務フローを見直す必要があります。電子契約サービスによっては社内稟議をサービス上でおこなえるものや、外部サービスと連携できるものもあります。導入する電子契約サービスに合わせて業務フローを策定することで、導入後の運用をスムーズにすることができます。

③社内・取引先への周知

電子契約サービスをスムーズに運用するには、事前に社内・取引先へ周知することが大切です。社内に対しては、該当の部署に業務フローの変更点や電子契約サービスの使い方、導入の背景などを説明し、前向きに電子契約サービスに移行できるようにしましょう。取引先にも契約の電子化についてしっかりと説明して、簡単にわかるマニュアルのようなものを用意しておくと良いでしょう。取引先にも合意を得て、ストレスなく操作できるように体制を整えておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

電子契約サービスの選び方

ここでは、電子契約サービスの選び方について詳しく紹介します。

当事者型と立会人型のどちらを採用するか

電子契約を採用する場合、どの程度の法的効力を求めるかを明確にする必要があります。電子署名の種類には大きく「当事者型」と「立会人型」の2つがあります。

当事者型のメリットとして、自社と取引先の両方が電子証明書を取得して厳密な本人確認をおこなうため、信頼性の高さが挙げられます。ただし、電子証明書を取得するまでに時間やコストがかかるというデメリットもあります。

一方、立会人型では、事業者が介入してメールなどで本人確認を実施します。そのため、当事者型と比べるとセキュリティ強度は低いです。しかし、手続きが簡単であるので、自社・取引先ともに負担なく契約をおこなうことができます。

電子契約サービスによって「当事者型」と「立会人型」のどちらを採用しているかは異なります。なかには、両方を採用しているサービスもあります。自社のニーズにあわせて電子署名の方法を確認したうえで、導入する電子契約サービスを選ぶことが大切です。

 

電子契約における立会人型のメリットや当事者型との違いを解説

立会人型の電子契約は、第三者である事業者が当事者の指示にもとづいて電子署名を付与することで契約を締結するサービスです。立会人型のメリットや当事者型との違いは何なのでしょうか。この記事では、立会人型の電子契約の特徴を紹介します。

電子契約サービス 2023.03.24

目的にあった機能が搭載されている

電子契約サービスによって搭載されている機能は異なります。たとえば、セキュリティを重視したい場合は「アクセス制限」「二要素認証」といった豊富なセキュリティ機能が搭載されたサービスがおすすめです。また、電子契約以外の業務の効率化を図りたい場合は「ワークフロー」「外部連携」などの機能を搭載しているシステムの導入を推奨します。

このように、目的にあわせて必要な機能がきちんと搭載されている電子契約サービスを導入することが重要です。

実績や信頼性は十分かどうか

電子契約を導入するには、自社だけでなく、取引先や仲介する事業者の協力が不可欠です。電子契約サービスを提供している事業者の都合で、サービスの機能が変更される可能性もあります。そのため、「導入社数」「継続率」「利用者数」といった実績を確認して、信頼できる事業者のサービスを選ぶことが大切です。

セキュリティ対策は万全か

万が一契約書が改ざんされたり、盗難にあったりすると、スムーズに取引を進められなくなり、企業の経営に大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、電子契約サービスのセキュリティ機能をきちんと確認することが大切です。セキュリティ機能の例として、下記が挙げられます。

  • 暗号化通信
  • ファイアウォール
  • IPアドレス制限
  • 二段階認証
  • バックアップ
  • ISO 27001取得

このように自社のセキュリティ強度のニーズにあわせて、必要な機能が搭載された電子契約サービスを選定することが大切です。

外部連携はしやすいか

電子契約サービスのなかには、API連携などによる他システムと連携できる外部連携機能が備わっているシステムもあります。たとえば、既存のワークフローシステムや文書管理システムと導入する電子契約サービスを連携すれば、業務を効率化し、企業の生産性を向上させることが可能です。そのため、自社の既存のシステムと導入する電子契約サービスが連携できるかという観点から選ぶのも一つの手です。

 

電子契約サービスの比較・選び方のポイントを解説!

数々のビジネスシーンでデジタル化が推進される中、契約フローにおいても業務効率化と電子化が謳われ、電子契約サービスに注目が集まっています。各企業が電子契約サービスを展開し、市場規模も年々拡大。今回はその中から、主要なサービス15選を比較してご紹介。トップシェアや無料のものなど、選定のポイントにも言及します。

電子契約サービス 2022.12.12

国土交通省など政府共通の電子契約サービス|GECSとは

電子契約サービスを調べると、「GECS」という電子契約サービスを目にすることも多いでしょう。GECSとは、政府の共通サービスとして運用されている電子契約サービスです。GECSの特徴として、ICカードの電子証明書を用いて、契約や納入検査、請求を電子化することができます。

GECSは国土交通省や農林水産省といったさまざまな府省が使用するシステムで、公共の工事や業務における契約を電子化するために活用されます。公共事業の入札・契約をおこなう企業であれば、この電子契約サービスを利用する場合があるかもしれません。

電子契約サービスを活用して契約業務を効率化しよう!

電子契約サービスは、今までかかっていた金銭的・時間的コストを削減でき、契約業務を大幅に短縮できるメリットがあります。一方、電子契約サービスを導入する際には、注意点や導入にあたってのハードルも考慮する必要があります。

電子契約サービスにはさまざまなものがあります。自社の状況や導入目的を考慮しながら、自社に最適な電子契約サービスを選定することが重要です。

 

電子契約サービスの無料トライアルプランを利用するメリットや注意点

ビジネスをする上では、さまざまな場面で契約が必要となります。これまで紙面上での契約や押印での契約が主流でしたが、新型コロナウイルスの影響で業務の電子化が進み、電子契約も広く浸透しつつあります。本記事では、無料プラン・トライアルのある電子契約サービスのメリットや選び方を紹介します。

電子契約サービス 2022.12.12

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