1. 電子契約書を印刷する必要はある？

基本的に電子契約書を印刷する必要はありません。

そもそもですが、電子契約を導入する理由のひとつにペーパーレスによるコスト削減などがあります。会社としてもコストが少なくなるのは嬉しいポイントですが、国にとっても紙を減らすことで有限である資源を守ることが可能です。こうしたメリットがあるからこそ、国は電子契約の導入を推奨しています。

電子契約書を印刷すると、ペーパーレスのメリットが得られなくなってしまいます。もちろん、印刷した方が便利な場合もあるでしょう。

しかし、印刷は法的に義務付けられているわけではありません。会社で電子契約書を印刷する風潮があるとしても、法的な拘束力によるものではなく、あくまでも自社のルールであるということを押さえておきましょう。

1-1. 電子契約書の印刷が必要なケース

電子契約書の印刷は基本的に必要ありません。

しかし、電子帳簿保存法によって電子契約書の印刷が必要になる場合があります。 電子帳簿保存法とは契約書や領収書などの国税関係帳簿書類をデジタル化するときの保存要件を定めたものです。保存方法におけるルールが細かく定められており、電子契約ソフトなどを導入していれば自動的に満たせるケースが多いでしょう。

また、PDFなどを使って独自に電子契約書を作成する場合は、個別に保存要件について確認する必要があります。 個別の保存要件を満たせない場合は、電子契約書を印刷して紙の状態で保存しなくてはいけません。

さらに、公的な書類であるため保存期間なども定められています。それらに従ったうえで保存を行う必要があるので注意してください。

法的には紙で保存しておけば問題ないといえるものの、コストがかかるうえ、管理に手間もかかってしまいます。電子契約書を使用するのであれば、電子契約書に対応した保存方法を準備しておくのがおすすめです。 昨今ではいろんなソフトやツールが普及しており、電子帳簿保存法に対応することはそれほど難しくないでしょう。

電子帳簿保存法に対応しきれていないという場合は、これを機会に電子契約ソフトやクラウドサービスなどの導入を検討してみましょう。

2. 電子契約書を印刷したときの印紙税

電子契約書をあえて紙で保管したいという会社もあります。紙で保管したいというのは会社の方針なので、まったく問題はありません。

ここで考えなくてはいけないのが印紙税です。書面契約を行う際には印紙税が発生するのですが、電子契約の場合は印紙税が発生しません。 しかし、電子契約書を紙で保存する場合には印紙税が発生するかどうかわからない方もいるでしょう。

結論を述べると電子契約書を紙に印刷した場合は、印紙税は発生しません。電子データで作成した契約書を印刷して、紙の契約書として契約を行った場合は印紙税が発生します。

しかし、電子上で契約を行ってから紙に印刷をする場合は印紙税が発生しないので覚えておいてください。 なぜ、このような取り扱いになるのかについて印紙税法から考えていきましょう。

2-1. 印紙税法では課税文書に印紙税が課税される

印紙税についてのルールを定めているのが印紙税法です。ここでは課税文書に対して印紙税が課税されると明記されています。この課税文書というのは、一般的に書面の契約書のみが該当します。電子契約書は書面の契約書ではないため、課税文書に該当しません。 そして大切になるのが契約を結んだ時点の契約書が書面かどうかです。

電子契約書を印刷するパターンとは逆で、書面の契約書を電子化するケースもあります。この場合は、契約を結んでいる時点では書面の契約書を使用しているため、印紙税が発生します。最終的に電子データとして保存をする場合であっても、印紙税が発生するため注意しなくてはいけません。

その逆で契約時点で電子契約書を使用していた場合は、印紙税を支払う必要がありません。契約時点でどの形式の契約書を使用しているかが印紙税の有無においては大切なポイントになるのでチェックしてください。

2-2. 課税文書は原本に限られる

課税文書というのは基本的に原本に限られます。原本の写しや控えなどを作成するケースもあると思いますが、それらは課税文書には該当しません。 書面契約においては契約書を正本と副本の2通ずつ作成します。この正本にあたるものが課税文書に該当します。副本については課税文書に該当しません。

電子契約書は書面ではないため原本であったとしても印紙税の課税対処にはならないのですが、法的には法的効力のある電子署名が付されたものが原本として取り扱われます。つまり、電子契約書を紙で印刷したとしても、原本という扱いにはならないのです。 このような理由から、電子契約書を印刷したとしても印紙税は発生しません。

3. 電子契約書の正しい保存方法

電子契約書を保存する際には守らなくてはいけないルールがあります。電子契約書の正しい保存方法について確認していきましょう。

3-1. 電子文書に訂正・削除履歴を残す

電子帳簿保存法では、電子文書が改ざんされていないことを示さなくてはいけないと定められています。そのため、電子契約書にはタイムスタンプを付与して、時刻情報がわかるようにしておかなくてはいけません。 従来はすべての電子契約書についてタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。

しかし、2020年10月の法改正によってクラウドサービス上で管理されるデータについては、タイムスタンプの付与が必要なくなりました。ただし、訂正・削除履歴が残るクラウドサービスであることが条件です。

3-2. ディスプレイの画面に表示される

電子帳簿保存法では、電子文書を暗号化するのではなく「整然とした形式及び明瞭な状態」で保存するように定められています。要するにすぐに確認できるような状態で保存をしておかなくてはいけません。 パソコンのディスプレイに表示できる状態を常に整えておいてください。

3-3. 検索可能な状態で保存する

帳簿書類を保管するときは取り引き年月日や勘定科目、取り引き金額などで検索できるような状態で保存をしなくてはいけません。電子契約ソフトやサービスを導入する際には、検索機能が備わっているかを確認してください。

3-4. 7年間保存する

電子契約に限らず帳簿書類は7年間保存をしなくてはいけません。電子帳簿保存法の要件を満たした状態で7年間保存をする必要があるので覚えておいてください。

3-5. 電子化する場合は届け出が必要

紙の書類で契約を行って、それを電子化して保存したいという場合は、所轄の税務署へ届け出を行わなくてはいけません。電子契約のみを行う場合は、税務署へ届け出を行う必要はありません。

4. 電子契約書を有効活用しよう

紙の契約書と比べて電子契約書にはいろんなメリットがあります。もちろん、保存方法など注意しなければいけないポイントも多いですが、電子契約は数多くのメリットがある契約方法です。

まだ電子契約に対応しきれていない場合は、電子契約ソフトやクラウドサービスなどの導入を検討すると良いでしょう。