1.電子契約導入による内部統制の課題

電子契約を導入することで業務効率は大幅に上昇します。わざわざ書類を探さなくても検索をすれば見つけることができるので、多くの従業員にとっては嬉しい制度といえます。しかし、解決しなければならない課題もいくつかあります。 ここでは電子契約導入の際に考えなくてはいけない課題について解説致します。

1-1. ワークフローの整備が必要

電子契約をする際に重要になるのは、どの書類がどのような順番で承認されるのかを明確にしておくことです。システム上で係長の承認を受けたら次に課長の承認を受けるといったように、書類が自動的に流れていくようにすると便利です。

また、ワークフローの整備と並行して各種書類の管理方法についても明確にしておかなくてはいけません。従業員が各種書類や文書にアクセスできるようにしておくことは大切なのですが、重要な書類についてはアクセス権を別途付与する必要があります。

例えば、従業員の評価に関する資料などは従業人には見られたくない場合がほとんどです。そういった場合は、一部の人間にだけアクセス権を付与して、それ以外の従業員からはアクセスできないようにするといった工夫をしなくてはいけません。 書類の内容によって全員が閲覧できるようにするのか、もしくは一部の人間にしか閲覧できないようにするのか、その場合はどの職分の人間にアクセス権を付与するのかなどを決めておく必要があります。

紙媒体の書類の場合は、従業員が入れない部屋に書類を保管しておくなどの対応が可能でした。しかし、システム上で書類を保管する場合は、パソコン一台あればどんな書類にもアクセスできてしまいます。それを防ぐために一部の重要な書類に関しては、アクセスできないようにしておかなくてはいけません。

1-2. 改ざんによるリスク

紙媒体の書類と比べて、電子データは改ざんしやすいです。改ざんが起こらなければ問題ないと思うかもしれませんが、改ざんできる状況で電子データを保管しているという状況がデメリットになる場合があるのです。

契約を巡って裁判沙汰になるケースは珍しくありません。その際に重要になるのが、契約に利用した文書の証拠力です。その契約がどれくらい正当性があるのかを文書によって証明できるのです。 裁判が実際に起こった場合に、電子データが改ざんできる状態で保存をしていた契約書は証拠力が高いと評価されません。

正当な手順で契約を結んでいたとしても、改ざんされた可能性のある契約書しかない場合は、正当性があると判断されないかもしれないのです。

こういったトラブルを防ぐために、そもそも電子データの改ざんが困難な状態にしておかなくてはいけません。そのために重要となるのがタイムスタンプと電子署名です。これらを組み合わせることによって、電子データが改ざんされていないことを証明できます。 電子データを保存する際は、改ざんできないような仕組みを導入するのをセットで行ってください。

2.内部統制を強化する「電子契約サービス」とは

先ほども説明したように、電子データを利用するうえで改ざんを防止するなど内部統制の強化は欠かせません。その内部統制の強化につながるのが「電子契約サービス」です。ここでは電子契約サービスが内部統制の強化につながる理由について解説致します。

2-1. 不用意な契約を防止できる

インターネット上で契約ができるということは、不用意な契約につながると思いがちです。

しかし、ワークフロー次第では不用意な契約を防止することもできるのです。 押印を使って契約を行っていた場合、一部の職分が高い人間が承認に必要な人間の印鑑を占領することで、不用意な契約が生まれる可能性がありました。

もちろん、承認に必要な人間が契約内容について逐一確認を行い、契約をするべきかどうか判断をすれば不用意な契約は生まれません。

しかし、実際には契約を早く進めるために本人以外の印鑑を勝手に利用するといった事例もあります。押印をしてしまえば、それを誰が行ったのか確認することはできません。アナログな方法を利用していると、こういったトラブルが生まれる可能性があるのです。

電子契約サービスを利用すれば、全ての承認を得ない限り社外に契約書を送付しないといった仕組みを作ることができます。

このようにすれば、不要な契約を進めてしまったとしても誰かがそれに気づけば契約する前にストップをかけることができます。電子契約サービスを利用することで、内部統制は強化されるのです。

3.電子契約サービスを選定する際のポイント

電子契約サービスにはいろんな種類があります。会社によってどのサービスが適しているのかは異なるため、どういったポイントで電子契約サービスを選べばいいのかを知っておくことが大切です。電子契約サービスを選定する際のポイントについて解説をしているので、ぜひご確認ください。

3-1. セキュリティ対策が万全かどうか

電子契約サービスは信頼性が非常に重要です。テレワークなどが推進されるに伴って、悪質な攻撃を受けて情報が漏洩してしまうリスクが高まります。電子契約サービスも同様で、オンライン上で重要書類などを管理していると攻撃した際に情報漏洩する可能性が生まれてしまいます。

それを防ぐためにセキュリティ対策を万全にしておかなくてはいけません。通信が暗号化されているかどうかなど、システム選定の際はセキュリティ面が充実しているかどうかをまず確認してください。

3-2. いろんな用途で利用できる

次に重要になるのが汎用性です。限られた使い方しかできないシステムだと、実際に導入しても従業員があまり利用してくれないといったことになりかねません。

また、せっかく導入したのに一部の業務でしか利用できないのはコスパも悪いです。 電子契約サービスを選定する際は、自社で行っている業務に幅広く対応しているかどうかを確認してみてください。特に自社で作成している電子文書に対応しているか、納品書や請求書が作成できるか、現在運用している書類の管理方法をそのまま反映できるかなどがポイントになります。

3-3. 使いやすいサービスを選ぶ

最後にトライアル期間があれば実際に使ってみてから選ぶようにしてください。本当に使いやすいかどうかは運用してみないとわかりません。そのため、試しに利用できるのであれば、使ってみてから導入を検討するのが大切です。使いづらいと従業員は混乱してしまうので、なるべく使いやすいサービスを導入してください。

4.電子契約サービスは内部統制の強化にも効果的

電子契約サービスを導入することで、業務の効率化が進むだけではなく、内部統制を強化することも可能です。まだ、電子契約サービスを導入していないという方は、電子帳簿保存法の改正を1つの機会としてサービスの導入を検討してみてください。