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電子署名で取締役会議事録の押印手続きを効率化!導入メリットについても紹介

電子契約サービス

2023.08.24

2023.08.24

電子署名の真正性は、本人性と完全性という2つの要素から成り立っています。電子契約に関するトラブルを防止するには、電子署名の真正性を確保する仕組みが必要です。電子署名の真正性は、電子証明書やタイムスタンプなどを活用することで証明できます。

1. 取締役会議事録とは?

取締役会の内容を記録した議事録のことを、法務省令で取締役会議事録といいます。 会社法などさまざまな法律に取締役会議事録は関係しています。 取締役会がどんな意思決定をしたのかを後から確認する資料になるため、融資や登記申請など、さまざまなシーンで取締役会議事録が必要になります。

そのため議事録には開催した日時、場所、会議の詳しい内容まですべて記載しなければなりません。 会社法では取締役会議事録には参加者全員の署名と押印が必要と定められています。

1-1.取締役会とは?

取締役会は、公開会社に設置しなければならない意思決定機関です。 会社法で設置が義務付けられています。 株式の譲渡制限を定めない株式会社を公開会社と呼びます。 株式の譲渡制限がある会社は非公開会社と呼び、非公開会社には取締役会の設置は義務付けられていません。

取締役会は最低でも3人の取締役を用意しなければならず、さらに業務監査、会計監査などの監査役の配置も必要です。 最低でも3か月に1度は取締役会を開催することも決められています。

1-2. 会社法の定める取締役会議事録

会社法では、取締役会の議事録を作成するよう定められています。 ただ内容を記録すればいいだけでなく、法律によって記載のルールも厳しく規定され、不正はゆるされません。 開催した日時と場所、特別取締役による取締役会かどうか、特別招集に該当するかどうか、さらに取締役会の経過、要領、結果を記載してください。

さらに特別な利害関係がある取締役がいる場合はその取締役の氏名も明記しなければなりません。 取締役会において取締役以外が発言できる場合は、その発言の概要も残す必要があります。 リモートで取締役会が開催された場合は、議長の所在地を取締役会議事録に残します。

2. 取締役会議事録に電子署名が利用可能に!

これまでは参加者全員の署名と押印が必須だった取締役会議事録ですが、2020年5月よりクラウド型電子署名の利用が可能になりました。 電子署名利用可能の背景には、新型コロナウイルスの感染拡大によるリモート化が進んだという理由もあります。

リモートで開催された議事録に全員分の署名を押印をもらうには、一人ひとりに郵送し、返却してもらう作業を繰り返さなければなりません。 手間も時間もかかるだけでなく、郵送費などのコストもかかります。 また、書類をデジタル化することで業務を効率化させる、セキュリティを強化するという目的もあります。\

2-1. 電子署名の手順

まずは取締役会議事録を作成します。これは従来の方法と同じです。 次に取締役、監査役の電子署名を集めます。 それから会社の電子証明書を取得しますが、商業登記電子証明書の付与が必須です。

商業登記電子証明書は法務局などで事前に取得する必要があります。 取締役会議事録に電子証明書を付与し、登記申請をします。登記申請を司法書士へ委託する場合は委任状も必要です。

2-2. 商業登記電子証明書の取得が必要

取締役会議事録の署名押印を電子署名に移行するには、商業登記電子証明書を取得しなければなりません。 法務局へ印鑑登録をしている取締役がいる場合は取得が必須です。 商業登記電子証明書は、法務局で取得できます。 手続きをスムーズにおこなうためにも事前に取得しておきましょう。

2-3. オンライン申請が必要

商業登記電子証明書を取得したら、法務省の陶器・供託オンライン申請システムを使って取締役会議事録に証明書を付与します。 法務省のホームページから簡単にダウンロードできるため、事前に準備しておくとよりスムーズです。

3. 取締役会議事録に電子署名を導入するメリット

取締役会議事録に電子署名を導入するとさまざまなメリットが期待できます。 議事録を完成させるまでの時間短縮、セキュリティの強化、観覧や保管のコスト削減など、電子署名導入によるメリットを確認しましょう。

3-1. 電子署名によるコスト削減

リモートで行った取締役会の議事録に出席者全員の署名、押印を従来通りアナログ形式で求める場合、それぞれの出席者に取締役会議事録を郵送しなければなりません。

取締役会議事録は重要な書類ですので、定形外ではなくレターパックなど、通常より料金が高い郵送方法を選択する企業は多いです。 遠方の出席者に送る際はさらに追加料金が発生する可能性もあります。 返却してもらう際にも当然郵送料がかかります。

電子署名を導入すればこれらのコストは一切かかりません。

3-2. 電子署名による時間短縮

上記の通り、郵送で署名を集める場合は到着するまでに2日程度、返却されるまでに2日程度かかることもあります。 到着してから取締役がすぐに署名押印して返却してくれる保証もなく、数日間のラグが発生するかもしれません。

取締役会に参加する取締役が多くなればなるほど、議事録の完成に時間がかかってしまいます。 担当者の業務負担も大きくなり非効率です。

3-3. セキュリティを強化できる

取締役会議事録を電子化することでセキュリティを強化できるというメリットもあります。 郵送を繰り返す場合、紛失や盗難のリスクは避けられません。 企業の経営方針など重要な内容が記載されている取締役会議事録を紛失すれば、企業にとって大きな信頼問題に発展します。 電子署名を集めるだけなら郵送を繰り返す必要がなく、高いセキュリティを維持できます。 電子署名はただ文字や画像を入力したものではなく、第三者による改ざんやなりすましを防ぐ技術が使われているのもポイントです。

3-4. 閲覧、保管のコスト削減

取締役会議事録を電子化することで観覧や保管のコスト削減もできます。 紙で議事録を残す場合、紛失しないよう鍵つきの棚などに収納する必要があります。 保管場所がいっぱいになったら有料のレンタルスペースを借りなければなりません。

また、離れた場所にいる人が取締役会議事録を見たいと思ったときに郵送しなければならず、タイムラグが発生します。 指定の取締役会議事録を探すのも大変で、業務の手が止まってしまいます。

電子化していれば検索ボックスに日付などを入力するだけで簡単に、そして離れた場所からでもすぐに取締役会議事録をチェックできます。 書類を保管する場所も当然必要なく、管理のコストを省けます。 ここまで取締役会議事録の電子化について法的な根拠や方法について解説してきましたが、当サイトでは、取締役会議事録の利用方法や注意点、メリットなどをまとめた資料を無料で配布しております。

4. 取締役会議事録の電子化の準備を進めよう

リモート会議の増加により、紙の議事録では不便を感じることが増えました。 法務省から電子署名を認める見解が出ていますので、早速活用しましょう。 取締役会議事録を電子化し、電子署名を集めることで、議事録作成にかかる時間や手間を削減できます。コストカットにも役立つため、取り入れない手はありません。

また、セキュリティの強化や観覧、保管におけるさまざまなコストの削減にも役立ちます。 クラウド型の電子署名サービスも多く登場していますので、使いやすいサービスを選んで電子化の準備を進めましょう。

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