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契約書のPDF化は可能?スキャナ保存する際の注意点についても解説

電子契約サービス

2023.08.18

2023.08.18

電子帳簿保存法の改正に伴い、契約書はPDF化することが認めらています。 契約書をPDF化することで、発送にかかる費用や手間を削減できたり、保管スペースの確保が不要になったりというメリットがあります。しかし、紙の契約書をスキャナ保存でPDF化する場合には保存要件を満たす状態である必要があります。 この記事では、契約書をPDF化して保存する際に注意するべきことを解説します。

1.契約書のPDF保存は可能?

結論、契約書をPDF化することは通常問題ありません。 契約書のPDF化は、電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)という法律で定められています。

電子帳簿保存法が成立する以前には、国税関係帳簿書類等を紙の書類で保管することが義務付けられていました。 しかし2005年にe-文書法が施行されたことに伴い、ビジネスで取り扱う多くの書類を電子データで保管することが可能となったのです。 契約書を取り交わしたあとには、法律に基づいて一定期間保管する義務があります。

とはいえ、従来の紙の契約書を保管するにあたって、保管スペースの確保や管理コストに悩まされてきた企業も少なくありません。 契約書のPDF化には、契約書管理のコストを省くという大きな目的があります。 デジタル上で契約書の管理ができる環境を構築すれば、企業の経営負担が和らぎやすくなります。

2.契約書をスキャナ保存でPDF化する5つのメリット

契約書をスキャンしPDF化して保存することには多くのメリットが考えられます。

2-1.契約書を保管するスペースが不要となる

紙の契約書は社内で適切に保管する必要があります。 そのため、契約書が増えると社内の保管スペースも圧迫されてしまいがちです。 契約書をデジタルで保管できれば、社内の省スペース化が実現できます。 デジタル移行をきっかけにして、余ったスペースをほかの用途に活用したり、オフィスをコンパクト化したりする企業もあるものです。

2-2.業務の効率化につながる

従来の紙の契約書の場合、必要な書類をすぐに取り出せなかったり、書類の持ち出しによる紛失が起きたりといった管理上の問題が発生することがありました。 書類をPDF化すれば、検索やソートによって必要な書類を瞬時に取り出すことが可能となります。 書類のPDF化によって、これまで書類管理に割いていたリソースを削減でき、業務の大幅な効率化につながります。

2-3.契約書の管理がしやすくなる

契約書のPDF化にあたって適切なシステムを導入すれば、書類管理にかかる手間を省くことができます。 紙の書類は劣化が起きやすく、変色や破れなどが起きてしまうことがあります。

また、適切な保管を怠ったために紛失するなどのリスクも考えられます。 PDF化した書類は劣化や紛失の心配がないため、管理が劇的に楽になります。

2-4.セキュリティ強化につながる

契約書のPDF保存は、厳重な書類管理体制を構築することにつながります。 高度なセキュリティシステムを導入したり、バックアップを取ったりといった方法で、重要な書類を適切に管理したいものです。

システム上に閲覧制限を設けるのもおすすめの方法です。 重要な契約書をPDF化する際には、管理者や関係者のみが閲覧できるよう設定しておくとよいでしょう。

2-5.必要なデータをすぐに閲覧できる

紙の契約書はオフィスに出向し確認する必要がありますが、PDF化した契約書であればパソコンやスマホ、タブレットなどで閲覧できます。 取引先で直接データを呼び出したり、テレワーク中に書類を確認したりと便利に活用できるのも、契約書をPDF化する大きなメリットです。

3.契約書をスキャナ保存でPDF化する3つのデメリット

契約書のPDF化には多くのデメリットがある一方、デメリットも考えられます。 契約書電子化のためのシステムを導入する際には、以下のようなデメリットについても把握しておきましょう。

3-1.スキャン作業に手間がかかる

契約書をPDF化する際には、書類を1枚ずつスキャンして電子ファイルに保存していくことになります。 複数枚の書類をホチキス留めしたときには、これを外してスキャンする必要があります。

また、契約書に貼った付箋がある場合、外す手間もかかります。 日々の業務の中で多くの契約書を取り交わす企業の場合、すべての書類を適切に処理するために膨大な時間がかかってしまうことになります。

3-2.業務フローを変更する必要がある

社内に新たなシステムを導入する際には、既存の業務フローの変更が発生します。これまでのやり方に慣れている従業員にとっては、新たなシステムの導入は負担となる可能性があります。

まずは業務フローやマニュアルを作成し、随時研修をおこなうなどの方法で新システムの浸透を目指しましょう。 その際、契約書をPDF化するメリットや新システム導入後のイメージを丁寧に説明することが大切です。

3-3.社内で情報が分断されるおそれがある

契約書のPDF化を進める最中には、社内に紙の契約書とデジタルの契約書が混在することになります。 この状態が続くと、かえって書類を探しにくくなり、業務効率が低下するおそれがあります。 とはいえもちろん、契約書のPDF化を進めれば将来的にデジタル上にデータを一元化でき、便利に閲覧できるようになります。 システムの移行中には、リスト化するなどの方法でデータを適切に管理することが大切です。

4.契約書をスキャナ保存でPDF化する際の注意点3つ

契約書を電子データとして管理する際には、電子帳簿保存法で定める要件に従うことが大切です。 単に契約書をスキャンして画像データを保存しただけでは、契約書が原本として認められないことがあります。 具体的には、以下のようなポイントに注意しておきましょう。

4-1.電子帳簿保存法の要件を満たすことが大切

契約書のPDF化は、受領後7営業日以内におこなわなければなりません。 その際、定められた解像度やカラーを遵守し、読み取った際の解像度やサイズに関する情報を保存する必要があります。 ほかに、タイムスタンプを付与することや、入力者情報や帳簿との相互関連性を明記すること、検索機能を備えておくことなども肝心です。

4-2.過去の契約書の扱いにも注意が必要

新システム導入以前に交わした契約書であっても、あらためてPDF保存することは可能です。 ただし、スキャンの3ヶ月前に税務署に申請して承認を得ることが条件となっています。

また、過去の書類に関しては、たとえPDF化したあとでも相手先の同意なく破棄することは避けたいものです。 万一を考え、過去の契約書は破棄せずルール通りに保管しておくのが安心です。

4-3.PDFの契約書は訴訟の際に使えないことがある

契約書のPDF化は法律で認められてはいるものの、訴訟の際には原本のコピーであるため証拠能力が低いと判断されてしまうケースもあります。

万一の係争の際に書類を提出できない可能性があるという点についてあらかじめ把握しておきましょう。 なお、もともと電子契約システムで作成した契約書であれば、原本と同等の証拠能力があると判断されます。

5.電子契約サービスを利用した契約書管理

上記の章で解説した通りスキャナで契約書をPDF保存しておくことは注意しなければならないことがいくつかあります。この章では、より効率的で法的効力も強い電子契約サービスをもちいた契約書管理について解説していきます。

電子契約サービスとは、オンライン上で電子データをもちいて契約の締結ができるサービスのことです。導入する際にコストはかかりますが、それ以上のコスト削減や業務効率化が可能です。 電子契約サービスを導入すると下記のようなメリットがあります。

  • コスト削減
  • 契約締結に関わる時間の効率化
  • コンプライアンスの強化

5-1.コスト削減

電子契約サービスを利用すると契約業務でかかるコストを大きく削減できます。契約業務で必要な印刷代、郵送代、そして印紙代などの費用が、電子契約サービスを利用すると必要なくなり、コスト削減に大きく付与します。

5-2.契約締結に関する時間の効率化

2つ目のメリットは契約締結に関わる時間の効率化です。 契約締結するまでには様々な工数が発生します。 契約書の製本・捺印、その後の郵送対応、また社外とのやりとりなどにかかる時間も含めると年間でかなりの時間を要しています。

電子契約サービスを導入するとこれらの作業が全てオンライン上で完結するため時間を大きく削減できます。これらの作業時間分の人件費を換算するとさらなるコスト削減にもつながります。

5-3.コンプライアンスの強化

電子契約サービスの導入はコンプライアンスの強化にもつながります。オンライン上で契約書を管理すると盗難や紛失のリスクを軽減できたり、また契約書の記載内容の改ざんも防ぐことができる仕組みになっています。また万が一自然災害や火災などにおそわれた場合でもバックアップとして契約書を守ることができます。

6.契約書のPDF化は社内業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化につながる

契約書をPDF化すれば紙の契約書を管理する手間が省け、社内業務の効率化やコスト削減につながります。 また、デジタル上でデータ管理をおこなうことでセキュリティが強化されるのも、契約書のPDF化のメリットです。

ただし、契約書のPDF化の際には、法律を遵守することが肝心です。 作業フローを従業員に周知するなどの手間もかかりますので、まずは自社の状況を把握し、適切な方法で契約書のデジタル移行を進めていきましょう。

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