1.契約書を紛失すると万一の際に大きな損害を被ることがある

契約書を紛失してしまうシチュエーションはさまざまです。 オフィスの移転の際に契約書を処分してしまったり、従業員が持ち出したまま行方がわからなくなったりするケースもあるものです。 また、不要な書類を処分する際に誤って重要な契約書を処分してしまったという可能性も考えられます。 契約書は普段ほとんど使用しないものですが、紛失したままだと万一の際に大きなトラブルに発展するおそれがあります。

1-1.紛争になった時に立場が悪くなる

例えば、契約書を交わした相手との間で紛争が起きたときには、契約書の紛失が原因で極めて不利な状況に置かれることになってしまいます。

契約書には相手と合意した内容を具体的に記載します。 しかし、契約書を紛失してしまうとどのような合意が取られたかを確認できず、十分な証拠を提示することができなくなります。

1-2.トラブルがあった際に対処できなくなる

契約書には、トラブルが起きたときの対処法についても記載されるのが一般的です。契約書を紛失すると、この取り決めを確認できず、水掛け論の議論が起きてしまいます。

また、紛争解決の際にどの程度の損害賠償を支払うのか、どの裁判所で話し合いをするのかといったことが契約書に盛り込まれることがあります。 これらを確認できないために多額の損害賠償を支払うことになったり、遠方の裁判所まで足を運ぶことになったりする例もあります。

2.契約書の紛失を乗り切る方法とは？

万一のトラブルを防ぐためにも、契約書は適切に保管しておくことが重要です。

しかし、どのような対策をしたとしても、重要な書類を紛失してしまうリスクをゼロにすることはできません。 もしも契約書を紛失したときには、さらなるトラブルを防ぐためにも以下のような方法で適切に対処しましょう。

2-1.契約書を探し直す

契約書の紛失に気付いたらまずは契約書をじっくり探し直しましょう。 記憶違いの場所に保管されていたり、ほかの書類にまぎれてしまっていたりする可能性は十分に考えられます。 引き出しやキャビネット、書類の間などをくまなく探せば、探している契約書が見つかるかもしれません。

また、ほかの従業員が持ち出していないかを確認するのも有効な方法です。 書類を外部に持ち出して置き忘れた場合には、警察署や駅など安全な場所に届けられていないかを確認しておきたいものです。

2-2.契約相手に伝え、謝罪する

契約書が見当たらない場合には、速やかに相手方に連絡することも重要です。 社内で紛失が起きたときには上司や責任者に報告した上で取引先に報告し、謝罪するなどの対処が必要となります。 書類を紛失したときに、問題を隠したまま対処しようとするとあとあとさらに大きな問題に発展することがあります。

特に、社外に置き忘れた可能性がある場合には情報の外部流出のリスクが高まるため、慎重に対応したいものです。 早い段階で誠実に対応すれば、あとあとのトラブルを防げる可能性が高まります。 契約書を紛失したからといって即座にその契約が破棄されるということは基本的にはありません。 取引先や顧客との関係性を良好に保つためにも、まずは速やかに連絡をすることが大切です。

2-3.契約書のコピーや電子データを探す

契約書のコピーや電子データを保管していないかを確認することも大切なポイントです。 もちろん、コピーはあくまで写しなので、原本と同じ効力をもつとは限りません。

しかし、契約書の写しがあれば内容を確認し、しかるべき対策を講じられる可能性が高まります。 オフィス内では、経理伝票や押印記録簿と一緒に契約書のコピーが保管されていることがあります。 また、稟議書や社内申請書の参考書類として契約書のコピーを添付したケースも考えられます。 社内でデータのバックアップを取っている場合には、ファイルサーバーやローカルドライブに電子データがないかチェックしましょう。

また、契約書のデータを電子メールに添付した履歴が残っている場合、これをダウンロードして使えることもあります。

2-4.契約書再発行の手続きをする

契約書紛失の際には、相手方に連絡して再発行の手続きをすることがあります。 相手が保管している契約書の内容を元に契約書を作り直してもらうことができれば安心です。

ただし、相手が必ず再発行を快諾してくれるとは限らないので気をつけましょう。 契約書のコピーや再発行した契約書は、多くの場合において契約書の原本とほぼ同じように活用できます。

3.契約書の紛失を避ける方法4つ

契約書の紛失はときに、契約を交わした相手との大きなトラブルに発展することもあるものです。 リスクを最小限に抑えるためにも、契約書は正しい方法で保管しておきましょう。 ここからは、契約書を保管するときのポイントをご紹介いたします。

3-1.重要な書類は都度ファイリングしておく

契約書などの重要書類を都度ファイリングするルールを取り決めるだけでも、書類紛失のリスクは大幅に軽減できます。 ファイリングしておけばほかの書類の間に混じってしまったり、間違って処分してしまったりといった問題が起きることもありません。

3-2.契約書管理台帳を作成しておく

契約書管理台帳を作成して契約書を適切に管理するのも有効な方法です。 台帳を作成すれば、書類をいつどこに保管したのかをすぐに把握できます。 業務の中で多くの企業や顧客との契約書をやり取りする場合には、必ず契約書管理台帳を作成しておきたいものです。

3-3.書類管理のルールを見直す

契約書などの重要書類の紛失がたびたび起こるときには、管理ルールの抜本的な見直しが必要です。 特に、複数人が書類を扱う場合には、明確なルールを定めて共有しておきたいものです。

例えば、契約書などの重要書類は鍵のかかるキャビネットに入れる、限られた人のみが閲覧できるなどのルールを作れば、紛失だけでなく情報漏洩のリスクも軽減できます。 また、契約書の社外持ち出しを禁止するルールを作るのも有効な方策です。

3-4.電子契約書に移行する

紙の書類にはどうしても紛失リスクがつきものです。 こういった場合には、契約書を電子データの状態で保管するのがおすすめです。 作成した電子契約書はクラウド上に保管され、さらにバックアップも取られるため、置き忘れや破損、処分などのトラブルが起きにくくなります。

また、万一の火災や災害による書類の毀損も防ぎやすくなります。 電子契約システムには高度なセキュリティ対策が講じられているため、重要な契約書を安心して保存することができます。

加えて、電子契約書には、必要な書類をすぐに検索できるという良さもあります。紙の契約書や重要書類が大量にあり、必要な書類がすぐに見つからないという場合にも、電子契約書の活用が有効です。

4.契約書紛失のリスクを回避するために電子契約書の導入を検討しよう

契約書は、契約する者同士で契約内容の内容に相違が起きないよう具体的に確認するための書類です。

契約書を紛失することによって、相手との信頼関係が損なわれたり、大きなトラブルに発展したりするケースもあるものなので、十分注意しましょう。

契約書紛失のリスクを下げるための有効な方策の1つに電子契約書の導入があります。社内のリスクヘッジという観点からも、ぜひ電子契約書の導入を検討してみましょう。