1.重要事項説明書とは

重要事項説明書とは不動産業界において利用される書類です。物件の内容や取引の条件などが記載されており、この内容を確認したうえで契約者は本当に契約するかどうかを判断します。不動産を購入するための材料となる書類なのです。 例えば、中古の物件を購入する際に床の腐食が進行していたとします。この重要事項説明書に床の腐食についての記載があれば、契約者は床の腐食を承知したうえで契約したことになるので問題ありません。

しかし、重要事項説明書に記載されておらず床の腐食を知らない状態で契約してしまうと、後から床の腐食が発覚したときに物件の情報を隠蔽したと指摘されてしまう可能性があります。

もちろん、こういったトラブルは実際に起こっています。契約不適合責任といって不動産を販売した側の責任として、床の修理費用が求められることもあるため、販売する側は物件の情報を細かく重要事項説明書に記載しなければいけません。 重要事項説明書は購入者の利益を保証するために利用されている書類であり、宅建業法では書類での交付が義務付けられていました。

しかし、現在では重要事項説明書を電子データで交付することが可能となっているのです。その内容について解説いたします。

1-1. 2022年5月から重要事項説明書の電子化が本格スタート

2022年5月に宅建業法の改正が行われました。これによって重要事項説明書を紙ではなく電子データで交付することが認められています。

しかし、今まで使用していた重要事項説明書をただ電子化して使用すればいいというものではありません。 電子契約サービスを導入して法律に準じた電子契約ができるようにしたり、IT重説のためのテレビ会議システムを導入したりする必要があります。IT重説とは今までは対面で行わなくてはいけないとされていた重要事項の説明をオンラインサービスを活用して行うというものです。

重要事項説明書を電子化して交付できるようになったため、その内容の説明ももちろんオンライン上で行うことができるようになりました。

しかし、オンラインサービスがなければ説明そのものを実施できません。オンライン会議ができるサービスは数多くありますから、その中で最も自社に適しており顧客にとっても使いやすいものを選んでください。 重要事項説明書の電子化ができることはいろんな点でメリットがあります。しかし、法律に準じた運用を行うことが前提となっているので、問題なく運用できる環境を整えることをまずは心がけてください。

2.電子契約における重要事項説明書交付の注意事項

電子契約で重要事項説明書を交付する際には注意するべきポイントがいくつかあります。そのポイントについてここでは紹介致します。

2-1. 相手のIT環境を確認すること

まずは相手のIT環境を確認してください。電子データを送付してもそのファイルの形式によっては相手が閲覧できない可能性があります。相手が閲覧、ダウンロード可能な形式で送付をしなくてはいけません。

そして提供する電子書面が改変されていないことを確認できることも大切です。また、IT重説に対応しているシステムを相手が有しているかも確認しなくてはいけません。例えば、IT重説にZOOMを使う場合は相手もZOOMを利用してもらう必要があります。

しかし、ツールによっては相手が利用できないケースもあるので、あらかじめ確認をしておくことが大切です。

2-2. 重要事項説明書の要件を満たしている

電子データで重要事項説明書を送付する場合は、以下の要件を満たしていなくてはいけません。 ・説明の相手がデータを出力することで書面（紙）を作成できる ・電子書面が改変されていないかを確認可能な手段がある 相手にこの2つの要件を満たしているかどうかを確認してください。

もし満たしていないという場合は、電子データで重要事項説明書を送付することができません。従来通り対面でやりとりをしなくてはいけなくなるので注意してください。

2-3. 電子データの文字化け

よくあるのが普段と同じようにファイルを作成して相手に対応できるファイル形式に変換して送付するケースです。このやり方自体は問題ないのですが、ファイル形式の変換によって文字化けが起こる可能性があるのです。

もちろん、重要事項説明書は相手が問題なく確認できる状態でなくてはいけません。文字化けしている状態では相手に正しく送付したことにならないので注意してください。 重要事項説明書の電子化は非常に便利なのですが、正しく運用するためには注意しなければいけないポイントもたくさんあります。一度データを作成したら文字化けなどが起こっていないか再度確認してください。

3.重要事項説明書交付を電子化するメリット

最後に重要事項説明書交付を電子化することによるメリットを紹介致します。電子化によるメリットは数多くあるので、まだ重要事項説明書交付を書面で行っているという方はこれらを参考にして電子化を検討してみてください。

3-1. 相手とのスケジュールを合わせやすい

重要事項の説明を行うためには、相手とスケジュールを合わせなくてはいけません。しかし、対面となるとお互いのスケジュールを合わせづらいという欠点がありました。

IT重説を利用すればお互いが家にいながら重要事項の説明を行うことができます。 仕事終わりに行ったり、育児の合間に行ったりと相手からすれば隙間時間で説明を受けることができるので非常に便利なのです。

3-2. 交付に手間がかからない

そもそもですが、相手と対面して書類を渡すというのは非常に手間がかかります。相手すると説明を受けるためにわざわざ不動産会社に足を運んだり、逆に家に担当者を招いたりしなくてはいけません。これらの作業は非常に手間がかかりますし、効率的ではありません。

しかし、電子化すればデータで交付するだけなので、手間はほとんどかかりません。また、相手の家を訪ねて説明するというのは移動にコストもかかります。そういったコストも電子化すれば発生しないのでいろんな面でメリットがあるのです。

4.電子契約サービスを導入して業務を効率化しよう

重要事項説明書の電子化は最近可能になったばかりなので、まだ対応できていないという企業も多いのではないでしょうか。

しかし、いろんな書類の電子化は進んでいます。重要事項説明書以外にも電子交付が認められた書類はあります。電子契約サービスを導入して、書類の電子化に対応できるようにしておくことは非常に重要です。 電子契約サービスを導入すれば、重要事項説明書が電子化できるだけではなく、いろんな書類をオンライン上で管理できます。他の業務に関しても効率化が期待できるので、非常に多くのメリットをもたらしてくれます。