1. 契約解除書面とは？2つの書面の役割を詳しく解説

契約解除とは、契約当事者の一方または双方の意思により、契約の効力を消滅させることです。契約を解除すると、残っている債務を履行する必要はなくなります。契約締結時にさかのぼって効力を消滅させるため、すでに履行された内容をもとに戻さなければならないケースもあります。

契約の締結や解除はいわゆる口約束でも成立しますが「いった」「いわない」のトラブルを防止するため、企業間の契約や重要な取り引きにおいては書面を作成するのが基本です。

契約解除の書面としては、契約解除通知書と契約解除合意書があります。それぞれの書類の意味や役割は、以下のとおりです。

1-1. 「契約解除通知書」は一方が契約を解除したいときに作成する

契約解除通知書は、契約当事者の一方が何らかの理由で契約を解除したいときに作成する書面です。一般的には、相手側が契約内容を履行してくれない、契約締結後に状況が変わって継続が難しくなった、といった場合に作成して送付します。基本的には原本を1通作成し、控えを取ったうえで相手へ送付します。

契約解除通知書を作成する具体的な場面としては、企業間の請負契約を解除するときや、クーリング・オフ制度を利用するときなどが挙げられます。たとえば、商品の製造を別の会社に依頼したものの、途中で中止することになった場合は、契約解除通知書により解除を申し入れます。

ただし、相手側に非がなく、商品の製造が一定の段階まで進んでいる場合は、そこまでの報酬を支払わなければならないケースもあるため注意が必要です。

1-2. 「契約解除合意書」は双方が納得して解除するときに作成する

契約解除合意書は、契約当事者の双方が協議を行い、納得したうえで契約を解除するときに作成する書面です。双方が納得しているとはいえ、契約を解除したタイミングや確かに解除したことを証明するために、契約解除合意書を作成したほうが良いでしょう。

とくに企業間の取り引きや金額の大きい契約においては、トラブルを防止するために契約解除合意書を作成しておくことが重要です。契約解除合意書は2通作成し、内容を確認したうえで契約当事者の双方が1通ずつ保管します。

2. 契約解除書面の書き方を書類別に詳しく解説

ここでは、契約解除通知書や契約解除合意書に記載すべき項目や書き方のポイントをチェックしておきましょう。

2-1. 契約解除通知書の書き方

契約解除通知書の書き方に関する、絶対的なルールはありません。ただし、契約の当事者双方が解除理由や解除項目を確認できるよう、次のような内容を記載しておきましょう。

• 契約当事者の特定
• 契約締結日
• 解除する契約内容の特定
• 契約解除の理由
• 契約解除までの猶予期間

とくに企業間の契約の場合、解除の理由を明確に記載しておくことが重要です。どのような法律に違反したのか、契約に対してどのような不履行があったのか、といった点を具体的に記載しておきましょう。

猶予期間の設定は任意です。設定する場合は、猶予期間だけではなく、期間が終了したときはただちに契約を解除する旨を明記しておきましょう。

2-2. 契約解除合意書の書き方

契約解除合意書は、当事者双方の合意をもとに作成する書面であるため、協議のなかで取り決めたことを記載すれば問題ありません。具体的には、次のような項目を記載しましょう。

• 解除する契約内容の特定
• 契約解除日
• 原状回復義務
• 清算条項

原状回復とは、契約に基づいて受け取った金銭や商品を、お互いに返還する行為のことです。原状回復義務としては、誰が何をどのように返還するのかを具体的に記載します。たとえば金銭を返還する場合は、指定の銀行口座に振り込むことや手数料の負担割合などを明記しましょう。とくに返還するものがない場合は、その旨を明記しておくことが重要です。

清算条項は、原状回復の義務以外に、返還すべきものや履行すべき内容がないことを証明するために記載します。清算条項により、双方に債権や債務がないことが明らかになるため、トラブルを防止するためにもしっかりと記載しておきましょう。

3. 契約解除書面に関する3つの注意点

契約解除書面を作成するときは、内容証明郵便を使って送付する、そこまでの報酬を支払う可能性もある、といった点に注意しましょう。以下、それぞれの注意点について詳しく解説します。

3-1. 契約解除書面を送付するときは内容証明郵便を利用する

契約解除書面を送付するときは、内容証明郵便を利用しましょう。内容証明郵便とは、いつ、誰が、どのような郵便物を出したのかを証明してくれるサービスです。

契約解除の書面を送っても、相手が「受け取っていない」と嘘の主張をするケースもあります。とくに契約内容の不履行により関係性が悪くなっている場合などは、収拾がつかなくなる可能性もあるため注意しましょう。

内容証明郵便を利用すれば、郵便局に契約解除書面の写しや配達の記録が残るため、万が一、トラブルが発生したときにも証拠として役立ちます。契約解除書面が送付された日付も証明できるため、うまく活用しましょう。

3-2. その時点までの報酬を払う場合もある

契約書の内容にもよりますが、契約を解除できても、一定の報酬を支払わなければならない場合もあります。たとえば相手側に非がなく、システムや商品の開発がある程度進んでいる場合は、そこまでの報酬を支払うケースも多いでしょう。

違約金を求められる場合もあるため注意が必要です。サービスの利用契約などを結んでいる場合、一定期間が過ぎる前に契約を解除すると、違約金が発生するケースも多いでしょう。契約を解除する前に、違約金が発生するかどうか確認しておくことが重要です。

3-3. 送付する前にリーガルチェックを行う

契約解除書面を作成したら、送付する前にしっかりとリーガルチェックを行いましょう。必要な内容が漏れていたり、記載内容が間違っていたりすると、大きな損害が発生する可能性もあります。

とくに、テンプレートを使用している場合は注意が必要です。解除したい契約の内容に合った項目が記載されているか、慎重に確認しておきましょう。

4. 契約解除書面を正しく作成してトラブルを防止しよう！

今回は、契約解除書面の必要性や書き方、作成上の注意点を紹介しました。契約解除は口頭で伝えるだけでも成立しますが、トラブルを防止するためにも、重要な契約においては書面を作成しておきましょう。

契約解除通知書や契約解除合意書の書き方に関する厳密なルールはありませんが、当事者双方が内容を確認できるよう、契約解除の理由や解除までの猶予期間などを記載しておくことが重要です。契約解除書面を正しく作成して、トラブルを防止しましょう。