契約書を製本をする目的

契約書が1枚に収まらない場合、ホチキスを使って留めるだけでなく、製本するのが一般的です。契約書をたくさん作成しなければならない場合、この製本作業が手間と感じてしまう人もいるでしょうが、製本には意味があります。

契約書の改ざん防止

契約書を製本する目的の一つは、契約書が改ざんされてしまうのを防ぐためです。契約書をホチキスで留めているだけの場合、契約書の一部を抜いたり、差し替えられたり、本来はないページを加えられてしまう可能性があります。製本すると簡単に改ざんができなくなるため、複数枚にわたる場合は製本するのが一般的です。

押印の手間を減らすため

複数枚にわたる契約書で、ホチキスでしか留めていない場合は、全ての見開きページに「契印」を押すことで契約書の改ざんを防ぎます。

そのため、必ずしも製本しなければならないという訳ではありませんが、契約書のページ数が増えれば増えるほど、契印を押さなければならない箇所が増え、押印に手間がかかってしまうのです。

製本した場合、契約書を改ざんしようとしても表紙や裏表紙が破れてしまいます。そのため、見開きページすべてに契印を押す必要はなく、表紙と裏表紙のどちらかと製本テープに被せるように1カ所契印を押すだけでいいので、押印の手間が省けるのです。

製本テープを使った契約書の製本方法

まず契約書を印刷した用紙の縦の長さより長く製本テープをカットします。余った部分は最後に折り込みますので、必ず長めにカットしましょう。

厚みのある契約書は、厚みよりもテープが長く余るようにカットしてください。 製本テープの剥離紙を剥がし、表裏が均等になるように貼ります。剥離紙は半分か2/3程度剥がして、まずは表紙側から貼ると均等になりやすいです。

製本テープを表紙側に貼ったら、余った部分の中心に縦の切り込みを入れ、袋とじを包むように折り込んで貼り付けます。 残りの剥離紙を全て剥がして、裏面にも製本テープを貼り、上下の余った部分を袋とじに被せるようにして貼りましょう。最後に契印を押して製本完了です。

紙を使って製本する方法

最近は簡単に製本ができる製本テープを使われるケースが多いですが、改ざん防止の観点から考えると、紙を使っての製本の方がリスクが低いです。

紙を使って製本する場合は、契約書を印刷した用紙の縦の長さよりも長く、帯状に紙をカットします。鉛筆などを使って、書類からはみ出す部分にはしるしをつけておきましょう。均等にしやすいように、帯を縦半分に折ります。契約書に厚みがある場合は、厚みを考えて、四つ折りにしましょう。

はみ出している部分の中央に切り込みを入れ、半分だけ切り落とします。四つ折りにした場合は、四つ折りの一箇所のみ残して、切り落としてください。帯の半分もしくは、四つ折りにした部分の表紙に重ねる部分に糊付けをし、契約書に貼り付けます。はみ出している部分にも糊付けをして、袋を包み込むようにして貼り付けましょう。

厚みがある場合は、背表紙に当たる部分にも糊付けをして、厚みに合わせて貼っていきます。

最後に裏表紙に当たる部分にのり付けをし、しっかり張り合わせて乾燥させます。乾燥したら契印を押して、製本完了です。

契印を押す位置

契約書の改ざんを防ぐために押印する契印は、製本した契約書の場合、表紙と裏表紙のどちらか1カ所に押印します。表紙もしくは裏表紙と製本テープにまたがるように押しましょう。

ただ紙を使ってでの製本ではなく、製本テープを使用した製本の場合は、表紙にも裏表紙にも押すことが多いようです。 表紙・裏表紙と製本テープにまたがっていれば、どの部分に押印しても構いません。契印は契約する当事者それぞれが押印します。契印に使用する印鑑は契約印と同じものを使用してください。

契印と割印の違いとは

契印と間違えてしまいやすい押印の位置に割印があります。ここまで説明したように、契印は複数枚にわたる契約書の表紙・裏表紙と製本テープにまたがる位置や、ホチキス留めした契約書の見開きページ全てに押して、改ざんを防ぐための押印です。

一方割印は、契約書原本と契約書の写しなど、同じ契約書が2部以上ある際に押印することを指します。割印は複数ある契約書が同一の内容であることを示しているのです。割印は同じ内容の契約書をずらして並べ、両方にまたがるように押印します。

電子契約にすれば製本作業から解放される

契約書が複数枚にわたる場合は、製本するか、ホチキス留めして全ての見開きページに契印を押さなくてはなりません。

しかし、電子契約にすれば、例え契約書が何十ページにわたっても、製本の必要はありません。そのため、契約書作成作業がかなり楽になります。電子契約を導入するメリットを解説します。

製本や契印の手間が省ける

契約書を1部製本する程度であれば、それほど手間はかかりませんが、何部も契約書を作らなければならないとき、全てを製本するのは時間がかかってしまいます。

また、製本した場合は契印の押印にそれほど手間はかかりませんが、製本しなかった場合は押印にかなりの手間がかかってしまうでしょう。電子契約にすればそもそも製本も契印も必要ないので、作業の効率化が図れます。

コストが抑えられる

製本するためにもコストがかかりますし、そもそも契約書を印刷するのにも、郵送するためにもコストがかかります。またこれらの作業を行う人に人件費がかかってしまいます。電子契約を導入してもコストがゼロということはありませんが、製本テープ代も不要ですし、印刷や郵送をする必要はないのでコストが大きく抑えられます。

また、契約書の種類や内容によっては収入印紙を貼り付けなければなりませんが、電子契約の場合は収入印紙が必要ありません。これまでかかっていた収入印紙税も節税できます。

契約書の保管が簡単になる

書面で契約を交わした場合、契約書原本を保管しなければなりません。場所も取りますし、必要な契約書を探す際、どこにあるか見つけ出すのはなかなか大変です。

電子契約にすれば、契約書はデータで保管するので、保管場所は不要です。また、必要な契約書は検索すればすぐ見つかるので、管理業務が楽になります。

複数枚ある契約書は製本して改ざんのリスクを下げよう

契約書が複数枚にわたる際は、製本することで改ざんリスクを下げられますし、全ての見開きページに契印を押す必要がなくなります。ページ数が多い場合は必ず製本して、契約書の改ざんを防止しましょう。

ただ、製本作業はかなりの手間です。作業の効率化を図りたいなら、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。電子契約を導入すれば、作業の効率化が図れるだけでなく、コストカットも可能になります。