契約書の印刷方法は「両面印刷」と「片面印刷」の2通り！

契約書は、企業間や個人間で交わす重要な書類です。契約書の体裁が不適切だった場合、契約が無効になったりトラブルが起きたりするおそれがあるので注意して作成しましょう。 契約書を作成する際に気になるのは、両面印刷が可能かという点です。

契約書に盛り込む内容が多い場合、片面印刷で作成すると書類の量が増えてしまうことがあります。両面印刷ができれば契約書作成のコストを抑えることができます。 結論としては、契約書を両面印刷で作成しても法的な問題が発生することはありません。また、契約相手に対して失礼とみなされることも基本的にはないので心配は無用です。

契約書を両面印刷するメリット

契約書を両面印刷することで得られるメリットは以下の通りです。

1. 袋とじで製本する必要がない

契約書が2枚以上になるときには製本をして契約書としての体裁を整える必要があります。片面印刷の契約書を袋とじのように製本し、その後契約書の正面や裏面の帯に契印をします。

この作業には手間がかかるため、できれば製本をせずに済ませたいところです。 契約書を両面印刷すれば、使用する用紙を1枚で済ませられる可能性が高まります。袋とじ製本の必要がなければ事務作業の手間が減り、作業効率がアップしやすくなります。

2. 用紙の節約につながる

契約書を両面印刷すれば、印刷似必要となる用紙の量を2分の1まで減らすことができます。 業務の中で契約書を数多く作成する企業や契約書のページ数がかさむ企業では、用紙を大量に消費するためどうしてもコストがかかってしまいます。両面印刷にすればコストダウンにつながりますし、資源の無駄も削減できます。

3. 契約書の保管がしやすくなる

契約書は一定期間内保存する必要があるため、社内には紙の書類を保管するスペースが必要になります。契約書の保管スペースが圧迫されないのも、両面印刷を採用するメリットです。

両面印刷をすれば、使用する用紙の量は片面印刷の契約書の半分に減らせます。書類の量が従来の半分になるので保管スペースが圧迫されず余裕が生まれます。 職場環境がすっきりし、空いたスペースを有効活用できるのはやはり嬉しいものです。

契約書を両面印刷するデメリット

契約書の両面印刷にはたくさんのメリットがある一方、以下のようなデメリットも考えられます。

1. 裏写りすることがある

契約書を両面印刷した場合、紙質によっては文字が裏に透けてしまい読みにくくなることがあります。

特に、図や表など印刷のインクが重い部分は裏側が読みにくくなりやすいので注意が必要です。 ほかに、用紙がこすれることによって起きるインクのかすれや色移りが起きやすいのも両面印刷の難点です。

2. プリンターによっては両面印刷できないことも

契約書を両面印刷するためには、両面印刷に対応したプリンターやコピー機が必要です。もちろん、手差し印刷で両面印刷することは可能ですが、この方法には手間がかかります。

古いプリンターやコピー機を使っている企業には、両面印刷のために新しい機器を導入するという道も考えられます。

しかし、機器の導入には大きなコストがかかってしまいます。 現在は、多くの企業で片面印刷の契約書が採用されています。これは、一時代前には両面印刷のできるプリンターやコピー機がオフィスになかったためであると考えられます。

プリンターやコピー機の性能の都合上契約書を片面印刷にしており、両面印刷ができる最新の機器を導入してからも旧来通りに片面印刷で契約書を作っているという企業は多いようです。

3. スキャンがしにくい

契約書をデータ保管するためにスキャンする企業は少なくありません。紙の書類をPDF化してデータ保存しておけば、万一契約書の紛失などのトラブルが起きたときにも安心です。

しかし、両面印刷の契約書はスキャンしにくいという特徴があります。ページ数が多い場合、どこまでスキャンしたかわからなくなってしまうことがあります。また、裏写りが起きてきれいにスキャンできないこともあるかもしれません。

そもそも契約書を印刷すること自体費用がかかったり、工数がかかったりします。紙での契約書作成は印刷の他にも契約書の社内承認やその後の封入、郵送作業など多くの工数が発生します。これらの費用削減や、効率化の観点で近年電子契約の導入が進んでいます。

契約書を片面印刷するメリット

続いて、契約書を片面印刷するときのメリットについても見ていきましょう。

1. 両面印刷に比べて契約書が見やすくなる

片面印刷をして製本した契約書は比較的見やすいという良さがあります。 片面印刷の書類に慣れている方は多いものです。契約書に膨大な文章を盛り込んでも、片面印刷であればそれほど読みにくさを感じることはありません。

また、袋とじの製本にすれば別のページの文字が透けて見えることもなく、スラスラと読み進められます。 よりシンプルな契約書に仕上げたいのであれば、片面印刷を選ぶのがよいでしょう。

2. 契約相手に不快感を与えにくい

契約書は両面印刷でも片面印刷でも特に問題はありません。 しかし中には、昔から採用されてきた片面印刷の契約書のほうを好むという方や、契約書は片面印刷で作成するのがマナーであると考えている方もいるものです。

さまざまな相手と契約をするという企業では、あらゆる点に配慮して最適な契約書を作成したいものです。より不快感を与えにくい契約書を作成したいのであれば、片面印刷を選んだほうがいいかもしれません。

契約書を片面印刷するデメリット

契約書の片面印刷にも、以下のようにいくつかのデメリットが考えられます。

1. 用紙の消費量が多くなってしまう

A4サイズの契約書を片面印刷で作成するときには、A3サイズの用紙に印刷をしてから袋とじにする必要があります。ページ数が増える場合には、サイズの大きい用紙を大量に使うことになるためどうしてもコストがかかってしまいます。

2．袋とじの手間がかかる

片面印刷の契約書はどうしてもページが数枚にわたってしまうため、袋とじが必要になるのが一般的です。契約書の製本には、製本テープまたは帯状の用紙を使います。背表紙を丁寧にとじたあとには、改ざんがないことを示すために契印を押して仕上げなければなりません。

契約書の袋とじや製本の作業は意外と面倒なものです。作成する契約書の数が多い場合、事務作業に大きな手間がかかってしまいます。

両面印刷と片面印刷のメリット・デメリットを比較

契約書の両面印刷と片面印刷にはそれぞれメリットとデメリットがあるものです。それぞれのメリットとデメリットを比較し、どちらの契約書が自社に合っているのかを見極めましょう。 契約書をよりスマートに取り扱うために電子契約を取り入れる企業も増えています。

紙の契約書に代わる電子契約書が普及すれば、契約書の印刷に伴うコストやリスクも解消されていくことが期待できます。