文書管理システムとは

文書管理システムとは、業務をおこなううえで必要な文書を電子化し、情報を効率よく利用・管理するためのサービスです。

紙で文書を管理していると、保管場所を確保する必要があったり、資料を探すのに時間がかかってしまったり、さまざまな問題が生じます。

文書管理システムは紙での文書管理で生じがちな課題を解決し、文書管理業務を効率化してくれます。以下では、文書管理システムを活用するメリットについて詳しく紹介していきます。

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文書管理システムを導入することで得られるメリット

文書管理システムには文書管理を効率化してくれる機能が搭載されています。上手く活用することで、これまで文書を探すのに費やしていた日々の無駄な時間を削減し、業務をよりスムーズにこなせるようになるでしょう。ここでは、文書管理システムのメリットをいくつか紹介していきます。

 

文書の検索が簡単にできる

文書管理システムには、標準的に検索機能が備わっています。文書のタイトルや作成者、作成日などから目的の文書を探すことができます。

システムによっては、複数ファイルや文書内の文字から検索できる全文検索機能が備わっています。全文検索機能は、複数のファイルをまとめて検索することができるため、ファイルを1つずつ開いて文書を探す検索機能に比べて、大幅に手間を省くことができます。

このように文書管理システムを活用することで今までかかっていた文書を探す手間を省くことができ、業務効率の向上を期待することができます。

文書を紛失するリスクを減らすことができる

文書を紙で管理する場合は、フォルダなどに書類を入れて管理をします。 しかし、必要な書類が管理から漏れていたり、フォルダの中に入れたのに見当たらなかったり、ということがあります。

こうなると、目的の文書を探し出す術がありません。文書管理システムでは、フォルダのなかに文書が見当たらなくても、検索機能を使い目的の文書を探すことができます。

また、バックアップ機能が備わっているシステムであれば、一定時点にデータを復元することができるため、誤って削除した場合でも探し出すことができます。

複数人で文書の閲覧・編集ができる

文書管理システムのなかには、複数人で1つの文書を閲覧・編集できるシステムがあります。共同編集機能が備わっていないシステムでは、文書のダウンロードをして編集をおこない、再びシステムに保存するという手間が生じてしまいます。

しかし、共同編集機能が備わっていれば、編集した箇所がリアルタイムで更新されるため、スムーズに仕事を進めることができます。また、仕事の属人化を防ぐことにもつながります。

このように複数人で文書の閲覧・編集をおこなう機会が多い場合は、共同編集が可能なシステムをおすすめします。

申請ごとに承認プロセスを設定することができる

会社によっては、各種申請書や稟議書などの承認プロセスやオペレーションが複雑な場合があり、申請ごとに承認プロセスを認識することが大変です。

ワークフロー機能が備わっている文書管理システムでは、管理者が申請ごとに承認プロセスを設定することができます。

そこで設定した承認プロセスをもとに、申請者は各種申請書や稟議書などの申請をおこないます。申請後、申請者は次に誰の承認を得れば良いのかがわかったり、誰の承認が停滞しているのかを把握したりすることができます。また、電子承認ができるようになるため、はんこの用意や申請書類の管理が不要になり、承認者の負担が軽減されます。

このように、申請ごとに承認プロセスを設定をおこなうことで、業務を効率化させることができます。

文書管理システムを導入することで生じるデメリットと対策

ここでは、文書管理システムを導入する際のデメリットと対策を紹介します。対策をきちんと確認しておくことで、文書管理システムの効果を最大限に活かすことができます。導入前に必ずチェックしておきましょう。

システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要がある

文書管理システムを活用する際は、システムの保存容量に合わせて文書を取り込む必要があります。文書管理システムのなかには、従量課金のシステムがあります。そのため、保存する文書の量が多ければ利用容量の増加に伴うコストが増加してしまいます。 そのため、すべての文書を取り込むのではなく、事前に取り込む文書を決めたうえで保存することが重要になります。

システム移行時は不要なデータの削除とバックアップを保存する必要がある

文書管理システムの導入は、すでに使っていたシステムから移行することもあれば、新たにシステムを導入する場合もあります。

システムを移行する場合は、以前のシステムに蓄積していたデータの取り扱いについて検討する必要があります。 いくら文書管理のルールを敷いていたとしても、不要なデータを溜めてしまっていることもあるでしょう。こういったデータを取り除いてからデータ移行をしないと、余分に費用がかかってしまいます。

システムを移行するときは、必要なデータと不要なデータに選別し、必要なデータのみを移行するようにしましょう。

とはいえ、不要なデータを破棄する必要はありません。新システムを導入した後でも以前のデータを確認したいということがあるため、バックアップとして一定期間保存をしておくと良いかもしれません。

データの管理ルールを設ける必要がある

文書管理システムは、文書をすぐに探し出すことができます。ただ、それを実現させるためには常にデータの整理をおこなう必要があります。

データの整理をおこなうことで、運用を開始したときに目的の文書を探し出すことができます。必要なときに必要な書類を探し出せるようにするためにも、読み込んだ文書をシステム導入時に整理して、その後も整理におけるルールを決めて運用するようにしましょう。

契約書は原本も保管しておいたほうがいい

文書管理システムを導入したとしても、重要な文書は原本を保管しておいたほうが良いでしょう。

政府はペーパーレス化を推進し、電子文書の信頼性や有効性について法整備をおこなっていますが、ビジネスの現場に浸透しきっているとはいえません。このような現状においては、紙の文書がなくなるということは考えにくいです。

また、当然のことながら、電子データでの文書管理も絶対に安全というわけではありません。このようなことから、一部の重要な文書は紙で原本を保管しておくほうが望ましいでしょう。

文書管理システムを選ぶ際のポイント

文書を適切に管理できる文書管理システムは、セキュリティ対策や業務の効率性を高めるうえで欠かせないシステムです。 ここでは、数ある文書管理システムのなかから自社に合ったシステムを選ぶためのポイントを紹介していきます。 これらのポイントを踏まえたうえで、システムを選んでいきましょう。

 

使いやすい操作画面であるのか

文書管理システムを活用する際は、使いやすい操作画面であることが大切です。 システムによっては、画面が操作ボタンやさまざまな情報であふれていることがあります。そのため、画面がシンプルでどこに何があるのかがわかりやすいシステムを選ぶことが重要となります。 使いやすいシステムを導入することで、社員への定着度合いを高めることができます。

必要な機能が備わっているのか

自社がおこないたい文書管理に対して必要な機能が備わっているかどうかは重要な選定ポイントです。 また、機能を比較する際にはサービスのプランに直接必要な機能が含まれているのか、オプションで追加料金が必要になるのかも確認しておくと良いでしょう。

具体的には以下のうような機能が備わっていると文書管理がより効率化します。システムを比較すする際にはチェックしておくと良いでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は各種申請書を電子化し、システム上で承認や稟議をおこなえるようにする機能です。

稟議や承認に利用した書類を直接、文書管理システムに格納して管理することができるようになるため、ワークフロー機能と同時に文書管理がおこなえるシステムを選ぶと大変便利です。

操作履歴保存機能

操作履歴保存機能は、文書に対する変更や更新を「誰が」「いつ」おこなったのかを記録する機能です。

操作履歴保存機能が備わっていることで、文書の編集や閲覧、ダウンロードなどの操作を監視することができるので、不正な文書の改ざんや持ち出しの抑止につながります。

オンライン共同編集機能

オンライン共同編集機能は、インターネット上で同時に文書を編集することができる機能です。 オンライン共同編集機能が備わっていれば、離れた拠点でも同一文書上での作業がおこなえるようになり、業務の共有がスムーズになります。

マルチデバイスに対応しているのか

文書管理システムのなかには、スマホやタブレットでも文書の閲覧・編集ができるマルチデバイス対応のものがあります。 マルチデバイスに対応していることで、外出先での作業が可能となり業務効率の向上につながります。 外出時に文書を扱う機会が多い場合、マルチデバイスに対応しているかどうかを確認しておくと良いでしょう。

自社に適する導入形態であるのか

文書管理システムの導入形態は、大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類に分かれています。 それぞれの導入形態にメリット・デメリットがあるため、導入の際は自社に適するのはどちらかを見極める必要があります。

クラウド型は、自社での設置やメンテナンスが不要のため、利用コストを安くすることができます。しかし、クラウド型は従量課金のものが多いので、保存するデータが増えると、結果として利用料が膨らむことがあります。

一方でオンプレミス型は、自社でサーバーを購入・設置して、メンテナンスをする必要があるため、初期費用がかさみます。

また、自社内における専門性の高いスタッフの配置が必要になります。しかし、月々の運用費用は抑えられたり、社内ネットワークのみで利用したりすることができます。

それぞれの導入形態を把握したうえで、導入形態を決めていきましょう。

無料で試すことができるか

無料プランや無料のお試し期間で操作を試せるかどうかも確認しておくと良いでしょう。 無料期間を活用することで、いきなり有料プランを導入してみたらじつは使いにくかったといった事態や思い想定していた機能が搭載されていなかったなどといった事態を未然に防ぐことができます。 本格的な導入の前にお試し期間を活用しましょう。

自社に合う文書管理システムを選ぼう

自社に合う文書管理システムは見つかりましたか。 文書管理システムにはさまざまなものがあります。そのなかで自社に合うシステムを選ぶためには、導入目的を明確にすることです。

自社が置かれている状況や抱えている課題を明確にすることで、自社にとって必要な機能が定まり、自社に合うシステムを見つけやすくなります。

今回紹介したシステムを選ぶ際のポイントや必要な機能を押さえたうえで、文書管理システムを選んでいきましょう。

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