文書管理とその目的とは

文書管理とは、社内で共有が必要な文書の保管から破棄までの一連の管理をおこなう業務のことです。

具体的には、文書の種類や保存期間、重要度などによって文書を分類し、適切な場所に保管したり、適切なタイミングで文書を破棄することで保管スペースを整理します。

適切に文書管理をおこなうことで必要な文書を素早く見つけることができるようになり、日々の業務を効率化させることができます。

文書管理メリットとは

ビジネスシーンでは文書を通じて重要なやり取りをしたり、情報共有したりすることが多くあります。そんな文書を管理することにはいったいどんなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、文書管理をおこなうことで得られる具体的な5つのメリットを紹介します。文書管理をおこなうメリットを知り、文書管理をおこなう重要性への理解を深めましょう。

業務の効率化

文書が不規則に散在していると、目的の文書を見つけるのに時間がかかってしまいます。1枚の文書ならまだしも、ビジネスパーソンによっては1日に多くの書類を取り扱うことになり、いちいち必要な書類を探していたら、多くの時間を書類を探すことに費やしていることになります。

そこで、文書管理をおこない適切な場所に文書を配置することで、必要な書類を素早く取り出せるようになります。書類を探す時間を大幅に削減することができ、日々の業務を効率化させることができます。

情報共有の活性化

文書管理の方法やルールが社内である程度統一されていると、ほかの部署で作成された文書にもアクセスしやすくなります。必要な情報へのアクセスが容易になり、文書を通じた情報共有も活性化させることができます。

特に、文書がカテゴリや部署などの属性で分類されていると、自分にとって必要な情報であるかそうでないかがわかりやすくなります。

内部統制の強化

文書管理をおこなうことで、書類の紛失や盗難防止につながります。ビジネスでやり取りされる文書には機密事項が書かれていることも多く、書類を紛失したり盗難にあったりして情報が外部に漏れると、会社は大きな損失を被ることとなります。

重要な書類は分けて管理するなど、文書管理を徹底することで、紛失にいち早く気付いたり安易に持ち出したりすることを防ぐことができ、内部統制の強化にもつながります。

顧客満足度の向上

文書管理をおこなうことで必要な情報を素早く見つけることができます。顧客からの急な問い合わせが発生した際にも、顧客情報にすぐにアクセスすることができれば、顧客のニーズに沿った対応をおこなうことができるようになり、顧客からの信頼を得ることもできるでしょう。

文書管理規程とは

文書管理では、文書管理業務をスムーズに、そして正確におこなうために文書管理規程というものを作成します。

文書管理規程とは、文書を管理するためのルールのことです。文書管理規程では文書の受付や作成、発送、保管や保存、破棄の方法をあらかじめ定めておきます。

この規程を作成しておくことで、複雑な文書管理業務をマニュアル化することができ、文書を作成する側、文書を受付・保管する側双方の業務をスムーズにおこなうことにつながります。

 

適切な文書管理をおこなうためのコツ

適切に文書を管理をおこない、文書管理のメリットを享受するためにはいくつかのコツを抑えておくと良いでしょう。ここからは、適切に文書管理をおこなうための3つのコツを紹介します。しっかりと押さえて自社の業務を効率化していきましょう。

保管期間を定める

適切に文書を管理していくためには、文書の保存期間を決めておくと良いでしょう。必要のない文書をいつまでも残しておくと、保管スペースを圧迫するだけでなく、必要な書類へのアクセスを阻害する原因となります。文書の重要度や種類に応じていつまで保管するといった明確な期限を定めておき、適切なタイミングで破棄するようにしましょう。

その際、法律で保存期間が決まっている書類は対象の期間内に破棄してしまわないように注意して保存する必要があります。

抜け漏れのない分類基準を定めておく

文書を保存する際には明確な分類基準を定めておくと良いでしょう。そうすることで、どの文書がおおよそどこに分類されて保管されているかが明確になり、探しやすくなります。

そして、分類基準を決める際には、分類のカテゴリに抜け漏れや重複が生じないように注意しましょう。抜け漏れが生じると書類を保管する際にどこに保管すべきかが不明瞭になってしまいます。

反対に、重複が生じると、書類を探す際にどっちのカテゴリを探せばよいかわからなくなります。抜け漏れや重複なく分類基準を決める方法として、MECEの考え方を用いると良いでしょう。

関連記事：MECE（ミーシー）とは？ロジカルシンキングを鍛えるためのフレームワークを紹介！

文書に重要度や機密度を付ける

重要書類や機密書類が外部に漏れてしまうと会社にとって大きな損失となります。そのため、重要度や機密度によっても書類を分けて、重要度や機密度が高い書類は分けて管理するなど工夫をする必要があります。また、わかりやすいように文書上に重要書類や機密書類であることを示しておくことで、ほかの書類に紛れ込んでしまった際にもすぐに発見することができます。

文書管理をおこなう方法

文書はさまざまな方法で管理することができます。ここでは一般的な文書管理の方法を3つ紹介します。自社にとって効率的な方法を見つけて管理していきましょう。

ファイルやバインダーで管理する

最も一般的な管理方法として、紙の文書をファイルやバインダーなどを用いて管理する方法があります。同じ分類の書類を同じファイルで綴じ、棚やロッカーに入れて管理します。ファイルを入れる棚やロッカーも近いカテゴリの文書に分類することで対象の書類が見つけやすくなります。

しかし、紙による管理では、印刷代や紙代などのコストが掛かったり、保管するための場所の確保が必要となったり、紛失が起こりやすいといった課題もあります。

ファイルサーバーで管理する

次に、紙を電子化してファイルサーバー上で管理する方法があります。紙による保管で課題となっていたコストや保管場所の問題を解決することができます。また、無料で提供されているファイルサーバーも多いためファイルサーバーを利用して文書管理をおこなう企業も増えてきています。

しかし、文書管理に特化したシステムではないため、文書の検索がおこないにくかったり、アクセス権限管理などのセキュリティ対策が十分におこなえなかったり、最新版がどれかわかりにくかったりなどといった課題が生じることもあります。

文書管理システムを活用する

文書管理システムとは、電子化した文書を保管するためのシステムです。 書類を検索するための高度な検索機能が備わっていたり、アクセス権限管理やログ管理などのセキュリティ対策ががおこなえたり、バージョンごとに文書を管理できるなどさまざまな機能が備わっています。文書を効率よく管理できるため、近年さまざまな企業で活用されています。

文書管理システムの機能

ここでは、文書管理システムが持つ機能を紹介します。システムを導入する前に、文書管理システムでどのようなことができるのか、確認しておきましょう。

 

文書管理システムの機能①：検索機能

検索機能とは、システム内に格納された膨大な文書のなかから、目的の文書を探し出す機能です。ファイル名やファイルサイズなどの基本情報、関連文書、属性、申請内容などのさまざまな情報から検索することができます。また、システムによってはもっと高度な検索機能が備わっていることがあります。 これらの検索方法を必要に応じて使い分けることで、目的の文書を素早く探し出すことができます。

文書管理システムの機能②：アクセス制限機能

アクセス制限機能とは、文書やフォルダ単位で特定の人にしかアクセス・閲覧・編集ができないようにする機能のことです。権限を持っている人しかアクセス・閲覧・編集をすることができなくなるため、データの引き抜きや盗難・漏洩などのリスク減らすことにつながります。 このように、アクセス制限機能で文書やフォルダにアクセスできる社員を限定することで、文書やフォルダを安全に管理することができます。

文書管理システムの機能③：ログ管理機能

ログ管理機能とは、いつ誰が操作したのかという履歴を残し、それを辿ることができる機能です。この機能を使えば、社員のログイン履歴や登録した文書の閲覧・編集履歴を辿ることができます。データの紛失や文書の改ざんがあった場合などに、社員の使用履歴から、いつ誰が何をしたのかを把握することができます。

文書管理システムの機能④：ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、各種申請における承認のプロセスと決裁業務を自動化できる機能です。申請から決裁までのプロセスを設定して、システム上で承認を得られるようにすることができます。また、申請から決裁までのプロセスは申請内容に合わせて設定することができます。

文書管理システムの機能⑤：保存・印刷の制限機能

保存・印刷の制限機能は、システム内に登録された文書のダウンロードや印刷をできないようにする機能です。 「社内で特定の人だけに印刷許可を与えたい」「取引先に文書を渡すが印刷はできないようにしたい」などの状況に応じて活用します。この機能を用いることで文書を外部に漏洩させるリスクを減らし、より高いセキュリティを保つことができます。

適切な文書管理をおこなって業務を効率化させよう

文書管理をおこなうことで、文書を探す時間を削減することができたり、書類の紛失を防いだりすることができます。今回紹介した文書管理のコツや方法をきちんと押さえて、自社の業務効率化を図りましょう。

関連記事：文書管理システムの選び方を解説！導入のメリット・デメリットも紹介