多機能な名刺管理のデメリット

名刺管理アプリの機能は、営業活動の効率化を重視するユーザーのニーズに合わせて機能が多様化しています。 例えば、オンライン上で名刺交換ができたり、既に登録されている名刺情報に変更があれば自動的に最新情報に更新されたりと、その機能はさまざまです。

これらの機能はとても便利ではありますが、自分の異動・昇進などの情報を自動で通知されたくない、SNSではつながりたくないという方も多いでしょう。意図せずつながってしまわないよう、名刺管理を利用する際にはアプリの機能や設定を把握することが大切です。

名刺管理アプリでつながらない方法

ここでは、名刺交換をした相手と知らないうちにSNSでつながらないように、名刺管理をする方法について紹介します。

公開設定を変更する

名刺情報の公開設定やオンライン上の名刺交換機能の設定を変更することで、名刺管理アプリ内のつながりを制限することができます。 この設定で名刺情報が一般公開されていたり、外部のSNSサービスとの連携がされていたりすると、自分の名刺情報がインターネット上で公開されたり、名刺交換した相手とSNSでつながったりします。

相手とつながりたくない、名刺情報を公開したくないという場合は、適切に設定をおこなうことが大切です。オンライン上での名刺交換リクエストを非公開設定にしたり、つながっているユーザーのみ名刺情報を閲覧できるような状態に制限したりすることができます。

公開範囲を初期設定のままにしておくと、思いもよらないトラブルに発展する可能性もあります。名刺管理アプリを使う際には、最初に自身の名刺情報の公開設定がどの状態になっているかを確認して、適切な公開設定に変更することをおすすめします。

SNS機能のない名刺管理アプリを使う

名刺管理アプリでつながりたくない場合は、そもそもSNS機能を搭載していない名刺管理アプリを選ぶとよいでしょう。

SNS機能がないことによって、名刺情報を自動更新することはできませんが、名刺整理を効率化したい、社内で一元管理したいという目的であれば、SNS機能がなくても十分に名刺管理をおこなうことができます。

機能を絞り込むことで、シンプルな名刺管理が可能です。 機能を絞り込むことで、意図的に操作をしない限り、不要な情報共有・連携がされることはありません。

メモアプリを名刺管理ツールとして使う

名刺管理アプリではなく、スキャン機能のついているメモアプリを名刺管理ツールとして活用する方法があります。

メモアプリの中には、画像内の文字を読み取り、テキスト化できるOCR機能が搭載されているものがあります。その機能を活用すると、名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーによってメモアプリに取り込むことで、社名や名前、電話番号などの名刺情報をテキスト検索することができるようになります。

名刺情報の管理だけのシンプルな機能でよければ、メモアプリを名刺管理のツールとして使うのもおすすめです。

つながらないアプリで安心して名刺管理！

名刺管理アプリは非常に多機能で便利です。営業担当ごとに蓄積されていた名刺情報が、自動的に共有されたり、自動で最新情報に更新されたりと、あらゆる名刺管理に関する作業を自動化させることができます。

しかし、多機能な名刺管理アプリにおいては、自社で把握していないうちに情報が連携されてしまったり、情報漏洩リスクがあったりなどのデメリットもあります。 そのため、名刺管理における自社の課題を明確にしてから、その課題解決に適した名刺管理アプリの導入を検討しましょう。

名刺管理アプリの導入を検討されている方は、こちらの記事も参考にしてみてください。