名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し、オンラインで一元管理できるツールです。名刺情報を可視化し、共有、活用ができます。名刺に記載されている担当者名、役職、会社名、部署などを自動で反映させることができるものもあります。

最近では在宅勤務が増えたことにより、オンラインでの名刺交換がおこなわれる機会も多くなっています。オンライン名刺も名刺管理ソフトで一緒に管理することができ、オンライン名刺の作成などができるシステムもあります。

モバイルに対応している名刺管理ソフトもあり、名刺情報を商談終了後に外出先で簡単に取り込むことが可能なので、タイムリーに情報共有ができます。また、他のシステムとの連携機能も豊富で、名刺の情報からデータを利用して顧客情報の管理やマーケティングに活用することができます。

顧客管理システムとは

顧客管理システムは、顧客のさまざまな情報を組織内で共有をおこない、営業の進捗や顧客の行動履歴などの、顧客データを残していくことができます。

そのデータを利用し、自動的に顧客情報を分析することも可能です。分析結果から、顧客の求めるベストなタイミングで営業活動をおこなったり、顧客に適した手法でアプローチしたりすることができるなどのメリットがあります。

顧客管理システムを利用すると、効率化を実現できることも魅力の一つです。メール一括配信機能システムもあり、見込み客や新規顧客の育成もできるので、日々の営業活動の助けとなってくれるでしょう。

名刺管理ソフトと顧客管理システムの違い

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、どちらも顧客のデータを管理し、情報共有をスムーズにおこなうことを主な目的として利用されていますが、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。次に、名刺管理ソフトと顧客管理システムの違いについて詳しくみていきましょう。

1．機能の違い

名刺管理ソフトは、名刺をデジタル化し、管理することを主な目的としています。

一方、顧客管理システムは、システム内の顧客情報を利用して顧客との良好な関係を構築し、会社の売り上げや利益を生み出すことを目的としています。機能としては、顧客情報の管理、顧客ニーズやその他の分析をおこなうことがメイン機能です。営業活動の記録など、営業支援の機能を持つものもあります。

このように、目的としているメイン機能が違うので、導入を検討している場合は今何に課題を抱えているのかを明確にしてから、それぞれのツールを選ぶようにしましょう。

2．蓄積するデータの違い

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、蓄積するデータについても違いがあります。

名刺管理ソフトについては、基本的に紙とオンラインの名刺データを蓄積していきます。機能によって、名刺データを自動に更新されることはありますが、それ以外に蓄積されるデータはありません。

一方、顧客管理システムは、顧客の基本情報をベースに現在の営業の状況や分析データなども蓄積していきます。

3．導入目的の違い

名刺管理ソフトや顧客管理システムを導入したいと考えている場合は、社内でどういった課題を抱えており、何を達成したいのか検討してから選ぶ必要があります。

社内で抱える課題が「散在している名刺の情報を一元管理したい」「名刺データの手入力作業をなくしたい」などであれば、名刺管理ソフトが適しているでしょう。

一方、「毎日の営業活動の記録をデータとして蓄積したい」「蓄積した情報を利用して売上アップにつなげたい」などの理由でツールの導入を考えている場合は、顧客管理システムを選ぶのがおすすめです。

名刺管理ソフトと顧客管理システムの連携でできること

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、それぞれ特徴や目的が異なるシステムですが、連携して利用することができます。それぞれどのような連携機能があるのか、どんなことができるのかを紹介します。

1．名刺情報を活用して営業活動を効率化

名刺管理ソフトと顧客管理システムを連携することにより、営業活動を効率化することができます。顧客管理システム（CRM）のなかには、SFAやMAツールなどの機能を持つものや、これらのツールと連携できるものがあります。

名刺管理ソフトと顧客管理システム、さらにはSFAやMAツールと連携することにより、名刺情報を活用して営業活動の効率化を図ることも可能です。

名刺管理ソフトの名刺情報と顧客管理システムの顧客情報を連携させることで、そのデータを活用して顧客情報を正確に把握し、戦略的なマーケティングをおこなうことが可能です。顧客情報の分析や戦略立案が効率化できるだけでなく、データに基づいた的確な分析をおこなうことが可能です。

2．顧客情報の更新を自動化

顧客情報を蓄積していても、情報の更新を手入力でおこなっているという企業も多いでしょう。更新を手入力でおこなうには、リスクが発生します。情報入力に漏れや誤りがあると、営業のチャンスを逃したり、顧客対応を誤ってしまったりと、不利益につながります。

名刺管理ソフトと顧客管理システムを連携させることで、それぞれで更新した顧客情報を自動的に反映することができます。また、名寄せ機能を持つ名刺管理ソフトであれば、重複データを解消することも可能です。

さらに、名刺管理ソフトのなかには、第三者機関が提供している企業データと連携し、顧客に関する最新の情報を自動で更新することもできます。今まで知り得なかった情報を得ることができるほか、情報を探す手間も削減することができます。

自社に合った名刺管理・顧客管理を選択しよう！

名刺管理ソフトと顧客管理システムの特徴や実際に利用できるツールについて紹介しました。それぞれに魅力的な機能があり、導入することで営業活動にスムーズにおこなうことができるでしょう。現在、自社で抱えている課題を洗い出し、解決につながるツールを選ぶのがおすすめです。

今回紹介したもの以外にも、名刺管理ソフトと顧客管理システムにはたくさんのサービスがあります。導入を検討されている方はぜひこちらの記事もご覧ください。