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エクセルで名刺管理する方法

エクセルで名刺管理をおこなう場合、以下の手順でシートを作成することができます。 ぜひこの方法を参考にしてみてください。

1.必要な見出し項目を設定する

エクセルで名刺管理をおこなう場合、まずはじめに見出しとなる項目を洗い出しておきましょう。社名や本人の氏名、連絡先などを見出し項目として設定すると良いでしょう。

エクセルで名刺を管理すると、ある程度手作業でデータを入力する必要が出てきます。そのため、名刺管理にかかる工数が必要以上に多くならないよう、見出し項目は必要最低限に収めておくことが大切です。 名刺管理をおこなう目的や管理したい名刺の枚数に合わせて、見出し項目を設定していきましょう。

2.テーブルを設定する

見出し項目を決めたら、次は一覧を見やすくするために、テーブルを設定しましょう。
テーブルを設定すると、一覧が見やすくなるだけでなく、フィルター（絞り込み）や並び替えが簡単にできるため、名刺情報を検索しやすくなります。

さらに、テーブルは、行が増えてスクロールしたときに、見出しが列番号の部分に表示されます。
テーブルの設定方法は、以下のとおりです。

また、「表示」から「目盛線」のチェックを外すとエクセルの罫線が表示されなくなります。

3.フリガナを自動入力する

エクセルで名刺管理をおこなう際は、名刺情報を手入力する必要がありますが、できるだけ入力作業は省略したいものです。そこで役立つのが、読みを自動で返す関数です。これを使用することで、自動的に漢字とともにフリガナを表示させることができます。

連絡したい人がいるけれど、正しい漢字がわからないということもあるでしょう。そのようなときにフリガナで検索できるようにしておくと、連絡を取りたい人をすぐに見つけることができます。

フリガナの自動反映は以下の手順で設定することができます。

4.エクセルブックへのアクセスに制限をかける

名刺情報は大事な個人情報です。そのため、エクセルで名刺情報を管理する場合は、セキュリティ対策が施されたパソコンでおこないましょう。

また、場合によっては個人だけでなく、部署やグループで管理するということもあるでしょう。複数人で情報を共有する場合、より一層、情報管理に気をつける必要があります。

このような場合はエクセルにロックをかけて、名刺情報にアクセスできる人を限定すると良いでしょう。 「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」で、入力担当者と閲覧者を分けるなどの制御も可能になります。

その方法は以下のとおりです。

エクセルでの名刺管理は、直接入力しなければならないという手間が発生します。しかし、自分やグループメンバーが見やすい形式で、残しておきたい情報を管理することができます。 

エクセルによる名刺管理のメリット・デメリット

これまでに、エクセルで名刺管理をする方法や、名刺管理がしやすいエクセルのテンプレートを紹介しました。 ここからは、エクセルによる名刺管理のメリットとデメリットについて詳しく紹介します。名刺管理をおこなう際、エクセルと名刺管理ツールのどちらを利用するかの判断材料にしてみてください。

メリット①：簡単に作成できる

エクセルで名刺管理をおこなう場合、簡単に作成できるというメリットがあります。新しいツールではなく、使い慣れたツールで名刺管理できるのは魅力の一つといえるでしょう。

エクセルでデータベースを作成する際、自社に必要なデータのみを抽出することが可能です。また、必要な部分だけ入力できるように項目を自由に設定でき、使いやすい名刺管理のデータベースを作成できます。

メリット②：費用をかけずに利用できる

エクセルで名刺管理をおこなう場合、費用をかけずに利用できるのもメリットです。これまでに説明したように、テンプレートを活用すれば、費用をかけなくても簡単にエクセルで名刺管理ができます。 また、項目やテーブルなどを工夫すれば、顧客や商談などの管理もあわせておこなうこともできます。

デメリット①：入力ミスの危険がある

エクセルで名刺管理をおこなうデメリットとして、入力ミスのリスクが挙げられます。 エクセルへのデータ入力は手作業でおこなう場合が多いため、大量の名刺データを入力する際には時間がかかってしまうことも少なくありません。多くの名刺データを素早く入力しようとした結果、入力ミスなどが生じ、業務に悪影響を与えてしまう可能性もあります。

名刺データが多い場合は、名刺管理ソフトの導入がおすすめです。名刺データをスキャナーで読み取ることができるソフトであれば、入力ミスを防止することができます。

ほかにもエクセルのマクロ機能などを利用して、手作業をできる限り自動化するのもおすすめです。

デメリット②：情報共有が遅い・難しい

名刺管理をエクセルでおこなう場合、情報共有が遅いことや難しいことも挙げられます。名刺データが更新されていたのにもかかわらず、古いデータを共有してしまうと、商談の機会を逃す可能性もあるでしょう。

また、エクセルはクラウドでの共有も可能ですが、設定によっては同時編集ができなかったり、機能制限があったりします。 そのため、エクセルの名刺管理シートを大人数で管理するのは難しく、情報共有のスピードも遅くなりがちです。

さらに、エクセルの特性でデータがリアルタイムに更新できないことも、情報共有を遅らせる原因となります。部署をまたいで連携をおこなうことが多い場合、エクセルでの名刺管理はあまり向いていないかもしれません。

エクセルやツールで名刺管理を効率化しよう！

いかがでしたか？名刺管理はツールを導入しなくても、エクセルで独自におこなうことができます。
しかし、費用がかからない反面、入力ミスのリスクや情報共有が難しいというデメリットもあります。そのため、自社の状況に合わせて、エクセルと名刺管理ツールのどちらを導入するのか選択するようにしましょう。

また、名刺管理ツールには、この記事で紹介したツールだけではなくさまざまなものがあります。自社のニーズに合った名刺管理ツールを選ぶことが重要です。名刺管理ツールの導入を検討している方は、こちらの記事もご覧ください。

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