クラウド型名刺管理システムのメリット

名刺管理システムにはさまざまなものがありますが、そのなかでもクラウド型の名刺管理システムを利用するメリットはどのような点にあるのでしょうか。ここでは、クラウド型名刺管理システムのメリットを解説します。

情報共有が簡単

クラウド型の名刺管理であれば、取り込んだ名刺情報は一つのデータベースに集約できます。名刺管理システムによっては、外部の企業データベースと連携し、簡単に名寄せや情報更新をおこなうことも可能です。また、URLやQRコードなどを用いて、オンラインで簡単に名刺交換をすることもできます。

外出先で利用できる

クラウド型のサービスは、インターネットを介して、ベンダーが提供するサーバーを利用します。そのため、インターネットが利用できる場所であれば基本的にどこからでも利用できます。クラウド型の名刺管理の多くはPCやスマホ、タブレットなど、マルチデバイスに対応しています。外出先で名刺を確認したり、名刺交換してすぐに名刺を登録したりすることが可能です。

常に最新のシステムを利用できる

最新版のシステムを利用できるのも、クラウド型のシステムの特徴です。クラウド型のシステムの場合、サービスを提供するベンダーが定期的にシステムのアップデートやメンテナンスをおこないます。そのため、クラウド型の名刺管理システムであれば、自社で改修や保守をする必要がなく、最新のソフトウェアを利用できます。

クラウド型名刺管理システムのデメリット

ここまで、クラウド型名刺管理のメリットについて解説してきました。反対に、デメリットはどのようなものがあるのでしょうか。次に、クラウド型名刺管理システムのデメリットについても解説します。

情報の持ち出しリスクがある

クラウド型の名刺管理システムは、場所を問わずアクセスすることができます。外出先からでも名刺情報が確認できることは大きなメリットである反面、デメリットにもなります。社外から自由に名刺管理システムにアクセスできることで、会社の名刺情報を持ち出すリスクが高まるからです。

そのため、もしデータを社外に持ち出すことが禁止されている場合には、クラウド型の名刺管理ではなく、オンプレミス型の名刺管理が適しているでしょう。

不正アクセスなどの危険性がある

内部からの情報漏洩だけではなく、外部からのセキュリティリスクにも注意しなければなりません。

クラウド型の名刺管理システムは、先述したように、インターネットを利用して外部のサーバーを利用するため、オンプレミス型に比べると、不正アクセスやサイバー攻撃など外部からのセキュリティリスクも高くなります。クラウド型の名刺管理システムを選ぶ際には、通信の暗号化などのセキュリティ対策がきちんとおこなわれているかも確認しておきましょう。

クラウド型名刺管理システム選びのポイント

ここでは、用途に合った名刺管理システム選ぶために重要なポイントを5つご紹介していきます。ここで紹介するポイントを参考にして名刺管理システムを探してみてください。

営業活動を効率化できるか

営業活動をしていると、日常的に名刺交換をする機会が発生します。名刺交換で得た名刺は、営業担当の個人管理になりがちです。せっかく得た名刺を個人で管理していては、その情報が有効活用できているとはいえません。

社内で名刺情報が共有されていれば、新たに営業を開始したいとき、取引先を見つけたいときなど、企業活動を効率的におこなうこともできるでしょう。

名刺情報を社内で共有できるか

次に注目すべきは、名刺情報を社内で共有できるかどうかです。名刺情報の共有機能があることで、個人や部署のみで管理されていた名刺情報を社内で共有できるようになります。名刺にある情報をもとにアプローチすることで話が通りやすくなることがあります。名刺情報を営業活動に活かしたい方は、名刺情報を社内で共有できるか確認しておきましょう。

マルチデバイスに対応しているか

マルチデバイスに対応しているかどうかも確認しておきましょう。パソコンでしか使用できない、スマートフォンでしか管理できないとなると、場面によっては使いにくいと感じることがあるでしょう。

パソコン対応のみであれば、出張中に交換した名刺をいつまでも保存できずに増えてしまいます。一方、スマートフォン対応のみでは、オフィスでのデスクワークをしているときに使いずらさを感じることもあるでしょう。マルチデバイスに対応しているものであれば、社内外問わずに閲覧ができ、名刺情報を登録・管理することができます。

ほかのシステムと連携できるか

名刺管理システムを選ぶとき、ほかのシステムとの連携ができるかどうかも確認しておきましょう。

名刺管理システムをSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携して利用することで、より効果的に活用することができます。例えば、名刺を交換した人とどのような会話をしたのかなど、さまざまな情報を記録することで、次に連絡するときに話をスムーズに進めることができます。

名刺情報の読み込み方法と正確さ

最後に、名刺情報をどのように読み込むかを確認しておきましょう。名前の読み取り方法は、スマートフォンでの撮影、スキャナーでの読み取りの2つに分けられます。スマートフォンでは、名刺を撮影することで、名刺に記載された情報を読み取り、システム上に登録・管理します。スマートフォンは、場所を選ばず手軽に利用できることが特徴として挙げられます。

スキャナーを用いた読み取りでは、専用のスキャナーを用意して読み込みます。一度に多くの名刺を取り込むことができるため、名刺交換を頻繁におこなう方はスキャナーを利用すると良いでしょう。

この印刷物や手書きなどの画像から文字を読み取りデータ化する技術をOCR（光学文字認識）といいます。多くの名刺管理システムに備わっている技術ではありますが、システムによってその精度は異なります。その正確さについても確認しておくと良いでしょう。

クラウド型の名刺管理システムで時間を有効活用しよう！

いかがでしたか。アナログでの名刺管理では、フォルダにしまって管理したりExcelで1つひとつ入力したり、多くの工数がかかっていました。しかし、クラウド型の名刺管理システムを利用することで、これまで名刺管理にかかっていた工数を削減することができます。この機会に、名刺管理システムの導入を検討してみてください。