名刺管理アプリとは

名刺管理アプリとは、名刺をスキャンなどによって取り込み、名刺情報を管理するアプリのことをいいます。スマートフォンで撮影するだけで名刺情報を登録できるものや、オンライン名刺を作成できるもの、SFAやCRMと連携することができるものなど、名刺管理アプリによって機能はさまざまなものがあります。

名刺管理アプリのメリット

名刺管理を導入すれば、さまざまなメリットが得られます。ここからは、名刺管理アプリのメリットを解説していきます。

情報を管理・共有・検索しやすい

名刺管理アプリを使う大きなメリットは、名刺情報を管理しやすくなることです。紙の名刺では、保管や管理に手間がかかるだけでなく、見たい名刺を探すのに時間がかかります。

一方、名刺管理アプリを利用すれば、名刺をデータとして管理することができるため、管理や検索が楽におこなえます。また、個人で名刺情報を管理するだけではなく、社内のメンバーと名刺情報を共有することが可能です。

SFAやCRMと連携できる

名刺管理アプリのなかには、SFAやCRMなどのツールと連携できるものもあります。SFAは、営業支援システムとも呼ばれ、営業活動を効率化するためのツールです。CRMは顧客関係管理システムのことを言い、顧客情報の蓄積や営業・マーケティングの最適化をおこないます。

SFA・CRMはどちらも顧客情報を管理し、案件管理や顧客との関係構築に用います。そのため、名刺管理アプリと連携することでスムーズな顧客情報の管理が可能になり、より便利になります。

名刺交換が楽になる

名刺管理アプリのなかには、紙の名刺をスキャンするだけではなく、オンライン名刺を作成することができるものもあります。オンライン名刺では、URLるだけで簡単に名刺情報を交換することが可能です。また、QRコードを作成できるものであれば、Web会議の際に背景に名刺のQRコードを表示して、名刺情報を読み取ってもらうこともできます。

名刺管理アプリ選びのポイント

ここまで、名刺管理アプリのメリットについて紹介してきました。それでは、実際に名刺管理アプリを選ぶ際には、どのような点に注意して比較すればよいのでしょうか。ここからは、名刺管理アプリ選びのポイントを紹介します。

登録できるデータ量を確認しよう

名刺管理アプリやプランによって、登録できるデータ量と料金はさまざまです。管理したい名刺の量や用途を考慮しながら比較し、適切なプランを選びましょう。名刺管理アプリには無料のものもたくさんありますが、登録できるデータ容量が限られている場合もあります。社用などで大量にデータを登録して管理したいという場合は、予め有料プランを契約しておくことをおすすめします。

セキュリティ対策は万全かどうかをチェックしよう

名刺管理アプリには、たくさんの個人情報を登録することになります。情報漏洩などの事故が起こらないよう、セキュリティには十分に注意することが必要です。名刺管理アプリを利用する前に、そのアプリが暗号化通信やログイン認証、IPアドレス制限などのセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。

また、アプリを提供している事業者が、ISMSやプライバシーマークなどの認証を取得しているかどうかもチェックしておきましょう。これらの認証を取得していることは、情報を適切に管理している証になります。

名刺のスキャンを楽にするならORC機能付きがおすすめ

OCR機能とは、「Optical Character Recognition」のことで、画像から文字を読み取り、電子データ化する技術のことを言います。日本語では「光学文字認識」と呼ばれています。OCR機能が搭載された名刺管理アプリを利用すれば、スマートフォンなどで撮影するだけで名刺を取り込むことができるので、入力の手間を削減することができます。

ただし、OCR機能の読み取り精度には限度もあります。利用しようとする名刺管理アプリのOCR機能の精度はどれくらいかを事前に確認しておきましょう。

名刺管理アプリで上手に名刺管理をしよう

いかがでしたか。ビジネスにおいて重要な名刺管理は重要です。これまではファイルやボックスを利用して、アナログな管理をしていた方も多かったでしょう。しかし、現在はスマホを活用し、その場で簡単に名刺を登録・管理することができます。名刺管理アプリを上手く活用して、名刺管理や情報共有を効率化してみてはいかがでしょうか。

もっと名刺管理の目的を知りたい！という方は、こちらの記事もご覧ください。