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クラウド型BIツールの選び方!メリットや機能を解説!

BIツール

2023.07.06

2023.07.06

BIツールを活用することで、企業で蓄積されてゆく膨大なデータを適切に分析し、今後の経営戦略や意思決定に役立てることができます。今回は、そんなBIツールのなかでもクラウド型を利用するメリットや実際のクラウド型BIツールのサービスを紹介していきます。 クラウド型BIツールを活用して、収集したデータを有効活用しましょう。

BIツールとは?

BIツールのBIとは、Business Intelligenceの略語で、企業内にある膨大なデータを蓄積し、分析や加工をおこなうことで、経営戦略や意思決定に役立てることを意味しています。

そして、BIツールはBIの実現をより効率的に実行できるようにしてくれるツールです。 BIツールを活用することで、データアナリストやプログラミングのような専門的知識や高度なスキルがなくても、OLAP分析やデータマイニング、シミュレーションなどの高度な分析がおこなえるようになります。

また、BIツールは、会計システムや販売管理システム、CRM、SFAなど、企業が活用しているあらゆる期間システムと連携することで各データを統合し、多角的な分析ができるようになります。

 

関連記事:【かんたん図解】CRMとは?CRMの基本をわかりやすく解説

関連記事:SFAとは?機能やメリットなどを徹底解説!

BIツールの便利機能一覧

ここでは、備わっていると便利なBIツールの機能を紹介します。ツールを比較する際の参考にしてみてください。

 

機能 機能の内容
ダッシュボード 必要なデータのみを抽出してサマリ画面として表示してくれる機能
プランニング 蓄積されているデータをもとに将来予測やシュミレーションがおこなえる機能
OLAP分析 蓄積されたデータを多角的に分析することができる機能
データマイニング 専門性の高い統計学や人工知能などを用いた高度な分析がおこなえる機能
レポート作成 分析結果をレポートとしてまとめることができる機能

BIツールのより詳しい機能の内容については以下の記事をご覧ください。

 

関連記事:ERPとBIツールの関係とは?併用することのメリットやBIツールの機能を知ろう

迷ったら確認!BIツールの選び方

ここまで、おすすめのクラウド型BIツールを紹介してきました。しかし、いざツールを選ぶとなると、どういった視点で選べばよいか迷う方も多いのではないのでしょうか。ここではBIツールを選ぶときのポイントを6つ紹介します。選ぶ際の参考にしてみてください。

 

料金体系

自社がBIツールを導入するにあたって、投資できる予算はある程度決まっていることでしょう。まずは、予算とのバランスを考えて選ぶようにしましょう。

特に、クラウド型BIツールの場合、利用するユーザー数に応じて月額料金が変わるサブスクリプション方式の料金形態が多いです。そのため、自社の利用人数を把握したうえで月々の利用料金を算出し、予算内に収まるものを選ぶことが重要です。

また、サーバーライセンス方式の料金体系であれば、同時に利用するアカウント数やデバイス数によって課金がされるので、複数人で利用する場合におすすめです。 合わせて、クラウド型BIツールの分析にはデータを自社のデータを取り込む必要があります。サービスによっては保存できるデータ量によって利用料金が変わる場合もあるため、利用したいデータ量とも予算を照らし合わせながらBIツールを選びましょう。

 

搭載されている分析機能

提供されているサービスによって利用できる分析機能は異なります。必要な分析機能が備わっていなければ、適切な分析結果を得ることができません。反対に、高度な分析機能を多く備えたBIツールを導入したけれど、あまり活用しない機能が多く無駄なコストを払っていたといったケースもあります。

自社がBIツールを導入する目的を明らかにし、自社がおこなっていきたいデータ分析ができる製品を選ぶことが大切です。

 

データのバックアップ

BIツールで収集したデータは、企業の経営戦略につながる非常に大切な情報です。 クラウド型BIツールを利用する場合、クラウド上にデータをアップロードすることになります。

そのため、何かしらのアクシデントで貴重なデータが失われないようにバックアップ体制が整えておくことも重要です。 バックアップがおこなわれるタイミングや頻度、バックアップにかかる費用についてもしっかり確認しておきましょう。

 

操作性

BIツールを選ぶ際は、システムが使用者にとって使いやすいUIとなっているかどうかも重要です。操作があまりに難しく、利用者との相性が合わなければ、せっかくのBIツールが導入されても利用が定着しない可能性があります。そういった事態に陥らないようにするためには、無料プランや無料トライアル期間などを活用して実際の操作性を確認してみると良いでしょう。

特に、分析のスペシャリストが自社にいない場合は、専門知識がなくても簡単に操作できるかどうかにお確認しておく必要があります。

 

サポート体制の有無

BIツールはできることが幅広いので、使い慣れるまでは操作に戸惑う場面も多々あるでしょう。そのようなときもサポート体制が整っていれば、迅速に問題や疑問を解決できます。 サポート内容にはメール相談、電話相談、訪問対応、講習会などがありますが、提供会社ごとにどの段階までサポートしてくれるのかは異なります。

また、サポートにかかる費用も異なるので、予算とも照らし合わせて決める必要があります。初めてBIツールを利用する場合は、万が一の場合に備えて、サポート体制が充実したものを選ぶことをおすすめします。

 

Excelとどう違う?BIツールを活用するメリット

Excelは、ビジネスで利用するPCに標準で搭載されていることがほとんどです。手軽に活用できることから、とりあえずExcelでデータ管理しているといった企業も多いのではないでしょうか。 ここでは、Excelでのデータ管理とBIツールでのデータ管理の違いを紹介します。

 

Excelよりも膨大なデータが扱える

Excelは、入力できるデータの容量に限界があります。入り切らなかったデータは、シートを分割して管理することもできますが、データ容量が大きくなると、処理にも時間がかかってしまいます。

一方、BIツールはあらかじめ膨大なデータを管理するために設計されたシステムなので、Excelよりもはるか多くのデータを取り込むことができます。

また、複数のシステムデータを統合して活用することも可能です。さらに、大容量データを高速処理することができるため、スピーディーに分析結果を得ることができます。

 

リアルタイムの状況を把握できる

Excelで作成したデータは、情報を刷新するごとに更新作業が必要になります。 BIツールでは、データを更新がおこなわれると、自動的に最新の情報がデータベースに反映されるので、Excelのように更新作業の手間をかけずにリアルタイムの経営状況を見ることができます。

 

簡単な操作で高度な分析ができる

Excelをデータ分析に活用する場合、自分で関数を組む必要があるため、複雑な分析をおこなう際には専門知識が必要になったり手間がかかったりします。また、表やグラフの作成も基本的に手作業でおこなわなければなりません。

一方、BIツールでは、ドラッグ&ドロップといった簡単操作だけで高度なデータ分析をおこなうことができるシステムがほとんどです。また、分析したデータは簡単にグラフや表にすることができるため、そのときどきで求めている情報を、もっとも見やすい形式で引き出すことができます。

 

クラウド型のBIツールを活用するメリット

BIツールには、インターネット上にデータベースを構築するクラウド型と、自社サーバーにデータベースを構築するオンプレミス型があります。ここでは、クラウド型とオンプレミス型の特徴を比較し、クラウド型のBIツールを利用するメリットを紹介します。

 

スピーディな導入がおこなえる

オンプレミス型のBIツールは自社にサーバーを構築する必要があります。そのため、運用開始に数カ月かかる場合もあります 。 一方で、クラウド型は基本的にアカウント登録とアプリケーションのダウンロードをするだけで利用が可能になるので、導入にあまり時間がかかりません。システムをスピーディーに導入して使いたい場合はクラウド型BIツールがおすすめです。

 

運用負担が少ない

従来型のオンプレミス型であれば、ソフトの購入や自社にサーバーの構築が必要となるため導入費用が高額になりがちでした。

一方、クラウド型のBIツールは、初期費用が無料である場合も多く、導入のハードルが低くなっています。 また、オンプレミス型であれば自社でシステムを管理し、バージョンアップやシステムトラブルに対応する必要があります。

しかし、クラウド型BIツールでは、バージョンアップやトラブル対応を自動でおこなってくれることも多いため、更新作業に対する人的コストなどの運用負担をかけずに済みます。

 

情報共有しやすい

オンプレミス型のBIツールでは利用できる端末が限定されることもあります。 しかし、クラウド型のBIツールは、インターネット上にデータベースを構築しているため、インターネット環境があればいつでもどこでも必要なデータを引き出して確認することができます。そのため、社内外問わず情報共有がおこないやすいといったメリットがあります。

 

自社にあったクラウド型BIツールを選ぼう!

BIツールを導入することで自社のどのような問題を解決したいのか、どのようなデータがほしいのかを念頭に入れておけば、自社にとって最適なBIツールを選ぶことができます。企業で蓄積してきたデータをBIツールで有効活用し、自社の利益拡大に役立てていきましょう。

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