打刻と実労働の乖離が発生する原因とは？対処や防止方法も解説！
・使用者が、自ら現認することにより確認すること
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
タイムカードの記録のみに頼るのではなく、実際の労働時間を使用者が確認できる仕組みを設けることが求められます。
タイムカード以外の手段で労働時間を把握する
タイムカード以外にも労働時間を把握する方法はあります。
- 入退場記録
- PCの使用時間の記録
- 労働者からのヒアリング
- 監視カメラに記録されていた映像
もしタイムカードの打刻と実労働時間に乖離が発生したら、「入退場記録」「PCの使用時間の記録」などの方法により、客観的な労働時間を把握しましょう。もし労働者からの通報があった場合、労働基準監督署の立入調査がおこなわれる可能性があります。常日頃からタイムカードの打刻と実労働時間の乖離を防止する措置を講じましょう。
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打刻と実労働の乖離を防止する方法
タイムカードの打刻と実労働時間の乖離を防ぐ方法は2つあります。打刻と実労働の乖離が発生しやすいのが、残業や早出のタイミングです。残業や早出は事前申請があったときのみ認めることで、打刻のズレを減らすことができます。また、「タイムカードの不正打刻を就業規則の懲戒事由にする」「労働時間管理を管理者の人事評価項目に盛り込む」といった措置を講じ、タイムカードの打刻漏れを防ぐ仕組みをつくることも大切です。
残業や早出は事前申請があったときのみ認める
打刻と実労働の乖離を防止する方法として、残業や早出を事前申請制にするというのも一つの手です。そもそも事前に申請した時間のみ残業をおこなえる仕組みであれば、打刻と実労働の乖離も発生しにくくなります。
タイムカードの打刻漏れを防ぐ仕組みをつくる
タイムカードの打刻漏れや不正打刻も、実労働時間との乖離が発生する原因の一つです。タイムカードの打刻漏れを防ぐ仕組みをつくることで、労働時間をより正確に把握することができます。
たとえば、タイムカードの打刻漏れを就業規則の懲戒事由に盛り込めば、社員の意識改善を促し、勤務中の中抜けや悪質な不正打刻を防止できます。また、管理者に対しては、「社員の労働時間をどれだけ正確に管理できたか」を人事評価項目に加えるのも効果的です。タイムカードの打刻と実労働時間の乖離を防ぐため、できるところから勤怠管理のあり方を改善しましょう。
勤怠管理システムを導入して打刻や実労働の乖離を防ごう
タイムカードの打刻と実労働時間の間に著しい乖離がある場合、労働基準監督署の立入調査や監督指導がおこなわれる可能性があります。賃金不払残業の疑いが認められた場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される恐れもあります。
タイムカードの打刻だけでなく、労働時間を適正に把握する措置を講じることが必要です。勤怠管理システムを導入すれば、打刻と実労働の乖離を防止できます。たとえば、勤怠管理システムのGPS打刻機能を活用すれば、打刻した社員の位置情報を取得できるため、不正な打刻がおこなわれていないかチェックすることが可能です。打刻と実労働の乖離を防ぐため、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
労働時間の管理で大切なのが、タイムカードの打刻と実労働時間が合っているかという点です。打刻と実労働に乖離がある場合、「賃金不払残業」があるとみなされ、労働基準監督署の立入調査や監督指導の対象になる可能性があります。この記事では、タイムカードの打刻と実労働の乖離が発生する原因や対処法を解説します。
打刻と実労働が乖離する原因とは
2019年4月に労働安全衛生法が改正され、「労働時間の適正な把握」が義務づけられました。（※1）
勤怠管理によく起こるトラブルの原因の一つに「タイムカードの打刻と実労働時間の乖離」があります。
たとえば、従業員が実際の退勤時間よりも遅くに打刻をしている場合や、まだ業務を続けているのにも関わらず、企業が従業員に実際の退勤時間よりも早い時間に打刻をさせている場合、打刻と実労働が乖離している状態といえます。
タイムカードの打刻と実労働時間の乖離が生じる原因は3つあります。
タイムカードの打刻漏れや不正な打刻がおこなわれたケース
企業が社員に打刻をさせずに労働させているケース
残業・早出の際に打刻を推奨しない文化が形成されているケース
いずれのケースにも共通しているのが、タイムカードの打刻のみで労働時間を管理し、労働時間の実態調査をおこなっていないという点です。
実際に厚生労働省が公開している「賃金不払残業の解消のための取組事例」でも、タイムカードの打刻と労働時間に乖離がみられる企業に対し、労働時間の実態調査をおこなうよう指導しています。（※2）
（※1）労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
（※2）賃金不払残業の解消のための取組事例｜厚生労働省
打刻と実労働が乖離した場合違法になるか？
タイムカードの打刻と実労働時間が乖離した場合、違法になるのでしょうか。法令違反に問われる可能性があるケースとして、次の2点が挙げられます。
- 賃金不払残業が発生しているケース（労働基準法第37条）
- 「労働時間の適正な把握」の責務を怠ったケース（労働安全衛生法第66条の8の3）
まず、労働者がタイムカードの打刻よりも長時間勤務し、賃金不払残業が発生している場合、労働基準法第37条に違反します。
賃金不払残業が認められた場合、労働基準監督署の監督指導のほか、労働基準法第119条の規定に基づいて「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科される可能性があります。（※3）
また、2020年の労働安全衛生法の改正によって、「労働時間の適正な把握」が義務化されました。
タイムカードの打刻と実労働時間の間に著しい乖離が認められる場合、労働安全衛生法第66条の8の3に違反する可能性があります。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づいて、労働時間の実態調査をおこなうことが大切です。
（※3）労働基準法｜e-Gov法令検索
打刻と実労働の乖離が発生した場合の対処方法
もしタイムカードの打刻と実労働時間に乖離が発生した場合、どのように対処すればよいのでしょうか。まずは労働時間の実態調査を実施し、なぜ打刻と実労働時間が一致しないのか原因究明をおこないましょう。労働時間を正確に把握する方法として、タイムカードのほかにも「入退場記録」「PCの使用時間の記録」などが役立ちます。（※2）タイムカードの打刻と実労働時間の乖離が発生した場合の対処方法を解説します。
打刻と実労働時間が一致しない理由を調査する
タイムカードの打刻に不正があったケースや、労働者からの申告があったケースなど、打刻と実労働時間に乖離が疑われる場合は、まず労働時間の実態調査を実施しましょう。
もし打刻と実労働時間の乖離をそのままにしていると、賃金不払残業が発生し、法令違反に問われる可能性があります。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、労働時間を客観的に把握するため、以下の2つの措置を講ずるよう求めています。
・使用者が、自ら現認することにより確認すること
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
タイムカードの記録のみに頼るのではなく、実際の労働時間を使用者が確認できる仕組みを設けることが求められます。
タイムカード以外の手段で労働時間を把握する
タイムカード以外にも労働時間を把握する方法はあります。
- 入退場記録
- PCの使用時間の記録
- 労働者からのヒアリング
- 監視カメラに記録されていた映像
もしタイムカードの打刻と実労働時間に乖離が発生したら、「入退場記録」「PCの使用時間の記録」などの方法により、客観的な労働時間を把握しましょう。もし労働者からの通報があった場合、労働基準監督署の立入調査がおこなわれる可能性があります。常日頃からタイムカードの打刻と実労働時間の乖離を防止する措置を講じましょう。
打刻と実労働の乖離を防止する方法
タイムカードの打刻と実労働時間の乖離を防ぐ方法は2つあります。打刻と実労働の乖離が発生しやすいのが、残業や早出のタイミングです。残業や早出は事前申請があったときのみ認めることで、打刻のズレを減らすことができます。また、「タイムカードの不正打刻を就業規則の懲戒事由にする」「労働時間管理を管理者の人事評価項目に盛り込む」といった措置を講じ、タイムカードの打刻漏れを防ぐ仕組みをつくることも大切です。
残業や早出は事前申請があったときのみ認める
打刻と実労働の乖離を防止する方法として、残業や早出を事前申請制にするというのも一つの手です。そもそも事前に申請した時間のみ残業をおこなえる仕組みであれば、打刻と実労働の乖離も発生しにくくなります。
タイムカードの打刻漏れを防ぐ仕組みをつくる
タイムカードの打刻漏れや不正打刻も、実労働時間との乖離が発生する原因の一つです。タイムカードの打刻漏れを防ぐ仕組みをつくることで、労働時間をより正確に把握することができます。
たとえば、タイムカードの打刻漏れを就業規則の懲戒事由に盛り込めば、社員の意識改善を促し、勤務中の中抜けや悪質な不正打刻を防止できます。また、管理者に対しては、「社員の労働時間をどれだけ正確に管理できたか」を人事評価項目に加えるのも効果的です。タイムカードの打刻と実労働時間の乖離を防ぐため、できるところから勤怠管理のあり方を改善しましょう。
勤怠管理システムを導入して打刻や実労働の乖離を防ごう
タイムカードの打刻と実労働時間の間に著しい乖離がある場合、労働基準監督署の立入調査や監督指導がおこなわれる可能性があります。賃金不払残業の疑いが認められた場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される恐れもあります。
タイムカードの打刻だけでなく、労働時間を適正に把握する措置を講じることが必要です。勤怠管理システムを導入すれば、打刻と実労働の乖離を防止できます。たとえば、勤怠管理システムのGPS打刻機能を活用すれば、打刻した社員の位置情報を取得できるため、不正な打刻がおこなわれていないかチェックすることが可能です。打刻と実労働の乖離を防ぐため、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
