タイムカードとは

タイムカードとは、始業時刻・終業時刻・休憩時間などを書き込むための紙のカードのことです。時刻を計測するタイムレコーダーにタイムカードを挿入することで、打刻をおこなうことができます。なお、タイムカードとタイムレコーダーをあわせて、「タイムカード」と呼ぶこともあります。

タイムカードは、従業員の勤務状況を適切に管理したり、給与の集計をおこなったりするために使用されます。タイムカードの導入にかかる費用は、用紙代やインク代、レコーダーの導入費などで、ほかの勤怠管理の方法と比べて、コストを抑えられるというメリットがあります。

また、紙での運用となるため、パソコンなどのITツールの操作が苦手な方でも、安心して利用可能です。

一方で、紙のタイムカードによる打刻は、従業員による不正打刻、給与計算における集計ミスなどが生じる可能性もあります。そのため、タイムカードを使用して勤怠管理をおこなう場合は、ルールを明確にし、このようなリスクへの対策をおこなうことが大切です。

タイムカードの打刻ルールの必要性

タイムカードの打刻ルールは必須ではありませんが、ルールを定めておくと、勤怠管理に関するさまざまなトラブルを未然に防ぐことができます。明確な打刻ルールを設けた方が良いといわれる理由は、大きく分けて2つあります。

労働基準法に則った正確な労働時間の把握

労働基準法の観点から、企業は従業員の労働時間を適切に把握し、管理することが求められています。タイムカードを使用して、従業員の勤怠管理をおこなう場合、打刻忘れや打刻ミスが生じると、客観的に労働時間を把握できない可能性があります。

そこで、タイムカードの打刻ルールを定めることで、従業員の実労働時間を正確に記録して、管理することができるようになります。

また、打刻ルールを明確化し、周知を徹底することで、使用者と従業員の認識の違いを減らし、ミスやトラブルを防止することが可能です。なお、タイムカードの打刻ルールは、それぞれの企業の勤務体系や業務内容にあわせて作成することが重要といえます。

不正打刻の防止

タイムカードの運用について明確なルールを設けておかないと、同僚による代理打刻や、記録の改ざん、意図的な打刻忘れといった不正打刻が横行しやすくなります。

不正打刻が発覚した場合、会社は再発防止のために何らかのペナルティを科す必要がありますが、処分に関するルールが規定されていないと、不当な処分を受けたと従業員とのトラブルに発展する可能性があります。

然るべきときに必要な対処をおこなえるよう、タイムカードの運用ルールは明確かつ詳細に決定しておくことが大切です。

タイムカードの打刻ルールの具体例

ここでは、タイムカードの打刻ルールに関する具体例について詳しく紹介します。

打刻するタイミングを明確にする

タイムカードは労働者の労働時間を客観的に把握するためのものですので、まずは主軸となる「労働時間」の定義を明確にしておくことが大切です。

厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間について「使用者の明示的・黙示的な指示により労働者が業務をおこなう時間」と定義されています。［注4］

ここでいう「使用者の明示的・黙示的な指示」は、労働契約や就業規則によって判断されるものではなく、客観的に見て、使用者から義務づけられた労働であるかどうかがポイントになります。

上記の労働時間の考え方をもとに、タイムカードに打刻するタイミングを明確に定めます。

例えば始業が9時、終業が18時なら、特別な指示がない限りは原則として9時・18時に打刻することをルールに盛り込みましょう。

打刻忘れ・打刻ミスの訂正方法に関するルール

タイムカードでは、従業員の打刻忘れや打刻ミスにより、労働時間を正確に把握できないことがあります。とくに、手書きのタイムカードで運用している場合、簡単に訂正できてしまうため、不正を防ぐためのルールが必要です。そのため、打刻忘れや打刻ミスの訂正方法をルールとして定めておくと、スムーズに運用することが可能です。

たとえば、打刻ミスがあった場合には、ペナルティを科すルールを設ける方法があります。これによって、打刻ミスの再発を防止したり、打刻ルールの再確認につなげたりする効果があります。また、ペナルティとして始末書を書く場合には、タイムカードの内容を修正したという証拠にもなります。さらに、ペナルティを設けることで、打刻ミスの常習を防ぐ方法もあります。

なお、始末書の提出やペナルティの設定などのルールを定める場合には、トラブルが生じないように、従業員にきちんと周知することが大切です。

タイムカードの再発行に関するルール

タイムカードは、勤怠管理ツールとは異なり、紙で運用するため、紛失や盗難が発生するという恐れがあります。そのため、タイムカードの再発行に関するルールをきちんと設けることが大切です。

たとえば、タイムカードを再発行するときには、打刻忘れ・打刻ミスと同様で、始末書を提出させたり、ペナルティを設けたりする方法があります。

また、再発行のルールを検討する際に、紛失や盗難が生じないように、タイムカードの管理場所を明確にすることが大切です。さらに、万が一紛失・盗難が生じた際に、従業員の勤務状況を管理するための対策を考えておくことも重要といえます。

直行直帰・早退の際の打刻ルール

近年では、働き方改革の影響もあり、従業員の多様な働き方を推進している企業は多いのではないのでしょうか。

紙のタイムカードで運用している場合、オフィスに出社しないと、基本的に打刻できません。その場合、従業員の労働時間の記録が残らず、適切な勤怠管理を実施できないという恐れがあります。また、早退する場合のタイムカードの書き方を徹底していないと、従業員によって書き方が異なり、集計担当者の負担の増加につながる可能性があります。

たとえば、オフィスに出社しない場合には、始業・終業の時刻を上司に報告するという方法があります。また、早退する場合には、タイムカードの備考に早退時刻と理由を記入するという方法があります。

このように、従業員の労働時間を適切に把握したり、タイムカードの記載方法を統一させるために、直行直帰・早退をおこなうときの打刻ルールを定めることが大切です。

打刻ルールに関するよくある疑問

ここでは、打刻ルールにおけるよくある疑問点に対する回答を紹介します。

着替えの時間は労働時間に含まれるのか？

直接的な業務ではなくても、着替えのように、業務をおこなうために準備する時間は、どのようにルールを設けたらよいか悩まれている方がいるかもしれません。

着替えが業務をおこなううえで必要かどうか、会社で義務化されているかどうか、という観点から打刻ルールを設けるのがおすすめです。たとえば、着替えが業務に関係なく、自由である場合には、原則として労働時間には含まれません。一方、業務上、着替えが必須である場合には、労働時間に含まれることになります。

このような観点から、着替えの時間を打刻ルールとして明確化し、従業員に周知することが大切です。

定時ぴったりにタイムカードを押すと遅刻扱い？

タイムカードは、従業員の適切な労働時間の管理や、給与計算のために使用されるため、始業時間・終業時間などの定時ぴったりの打刻は問題ありません。ただし、業務の特性や会社の就業規則によっては、遅刻や早退とみなされる可能性もあります。たとえば、タイムレコーダーと業務をおこなう場所に距離があるのに、定時ぴったりに打刻している場合などが挙げられます。

そのため、あらかじめ定時ぴったりの打刻の扱いについて、打刻ルールとして明確にし、就業規則に記載して、従業員に周知することが重要です。

昼休憩の打刻は必要か？

昼休憩の打刻の必要性について疑問に感じている方は多いのではないのでしょうか。昼休憩の打刻は必要ありませんが、適切に労働時間を把握したり、給与計算業務をおこなったりするために、休憩時間を把握することは大切です。また、健康管理のために、従業員がきちんと休憩を取れているのかを、チェックすることも重要といえます。たとえば、備考欄に休憩時間を記入させるような運用ルールにすると、適切に休憩時間を把握することが可能です。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、勤怠管理の方法は「労働日ごとに始業と終業の時間を記録すること」としています。そのため、始業と終業の時刻から休憩時間を引くことで、実労働時間を把握することが可能です。

打刻ルールの注意点

打刻ルールを設定する際に注意すべきポイントを2つご紹介します。

打刻のルールの周知の機会を設ける

打刻のルールを定めたら、従業員にきちんと周知をおこないましょう。打刻など、勤務時間に関するトラブルで従業員と訴訟に発展し、周知が不十分だったという理由で企業側の主張が認められなかった判例もあります。

曖昧な表現や、わかりにくい表現で記載すると、見る人によって解釈に差が生じる原因となります。打刻ルールを設定するときは、誰にでもわかるようなシンプルで明朗な表現を心がけるようにしましょう。

罰金・損害賠償額をルールに設けるのは避けるのが無難

労働基準法では、労働の対償として支払う賃金を、通過で直接労働者に全額支払うことを義務づけています。

また、同法では労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償額を予定する契約をすることも禁じています。

「打刻のルールに反したら罰金1万円に処す」といった罰金・損害賠償額の規定を設けるのは違法行為にあたりますので、ルール作成時は十分注意しましょう。

 実労働時間を下回るまるめは法令違反になる

タイムカードの記録をもとに給与計算をする際に、始業時刻を切り上げたり、終業時刻を切り捨てたりすると違法になります。

本来給与は1分単位で計算して支給する必要があるため、計算の便宜上勤務時間を丸める場合には、従業員に不利になる計算方法は避ける必要があります。実労働時間を下回るまるめをおこなわないようにしましょう。

タイムカードの打刻ルールを運用するための工夫

ここでは、タイムカードの打刻ルールを運用するにあたってのコツについて詳しく紹介します。

ポスターやメールでルールを周知する

タイムカードは、従業員の勤務状況を把握したり、給与計算をおこなったりするための重要な証拠書類です。そのため、きちんと運用・管理を実施することが大切といえます。

しかし、タイムカードの打刻は、手作業でおこなうことが多いため、打刻忘れや打刻ミスが生じてしまう可能性は高いです。また、不正打刻が生じる恐れもあります。

そこで、タイムカードの重要性や注意点、運用方法などを、従業員にきちんと理解してもらうために、ポスターやメールなどでルールを周知するのがおすすめです。たとえば、オフィスの廊下にポスターを貼ったり、よくある打刻方法の間違いをメールを活用して呼びかけたりすることが挙げられます。

管理者のチェック体制を整える

タイムカードは、勤務状況を適切に把握するための重要な書類であるため、管理者によるチェック体制を整備することが大切です。

たとえば、管理者が定期的にタイムカードをチェックするような体制を構築すれば、打刻忘れや打刻ミスのある従業員を把握して、打刻ミスを訂正するように促したり、打刻ルールに関する注意点を改めて周知させたりすることができます。

また、管理者がタイムカードをチェックすることで、部下の時間外労働の時間や休日出勤の回数を把握して、勤務状況の改善につなげることも可能です。

タイムカードの打刻ルールを定めてスムーズな勤怠管理を！

タイムカードは、従業員の勤務状況を適切に管理するための客観的な重要書類の一つです。しかし、紙のタイムカードを使用する場合には、手作業で運用・管理をおこなうのが一般的であるため、打刻忘れ・打刻ミスや紛失・盗難が生じる可能性もあります。また、着替えや昼休憩、直行直帰、早退などの場合の打刻はどうするのかなど、ルールが徹底できていないという場合も多いでしょう。

そこで、タイムカードを使用して勤怠管理をおこなう場合は、打刻ルールや管理体制を明確にして、就業規則にも記載し、きちんと従業員に周知することが大切です。