タイムカードとは

タイムカードは勤怠を管理する方法の1つです。従業員の勤怠を正しく管理するため、タイムカードの仕組みや目的について正しく理解しておきましょう。

タイムカードって何？

会社の出退勤時や休憩時などに時刻を記録する紙のことをタイムカードと呼びます。出金記録時計や勤番記録時計といった別名を呼ばれる場合もあります。なお、タイムカードを英語でいうとそのまま「time card」です。

タイムカードの仕組みと使い方

タイムカードに時刻を記録するには、タイムレコーダーという機械を使用します。タイムレコーダーにタイムカードを通すと、使用した時刻が印字される仕組みです。

このように、出勤や退勤など勤怠に関する時刻を記録することを打刻といいます。

タイムカードの目的

タイムカードは勤怠管理方法の1つで、その目的は以下の通りです。

• 勤怠情報を正しく把握するため
• 正しい賃金を支払うため
• 長時間労働を防止し、従業員の健康管理をおこなうため
• 年次有給休暇の付与・取得状況などを適正に管理するため

勤怠管理の第一歩は、労働時間を正しく記録することです。タイムカードによる勤怠管理は従業員を守るだけでなく、労働基準法などの法令を守ることにもつながっています。

タイムカードをはじめとする勤怠管理方法の要件とは？

タイムカードは多くの企業が使用している勤怠管理ツールですが、従業員の勤怠管理は必ずしもタイムカードでおこなう必要はありません。厚生労働省のガイドラインに則していれば、他の方法で勤怠管理をすることも可能です。

労働安全衛生法では、厚生労働省令で定める方法により、使用者が労働者の労働時間の状況を把握することを義務づけています。［注1］

ここでいう「厚生労働省令で定める方法」について、厚生労働省が定めたガイドラインでは、以下の要件を提示しています。［注2］

• 客観的な方法を基礎として確認し、適正に記録できるもの
• 必要に応じて、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録（残業命令書や残業報告書など）とをつき合わせて、確認・記録できること

以上の要件を満たす方法として、当該ガイドラインではタイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録等を挙げています。

つまり、企業にはタイムカードをはじめ、上記の要件を満たす方法で従業員の労働時間を把握することが求められています。

タイムカードの種類

さまざまな種類が存在するタイムカードを4つに分類し、それぞれの特徴について解説します。

紙に時刻を記録するタイムカード

紙のタイムカードをタイムレコーダーに差し込むことで、タイムカードに時刻を印字するタイプです。ほかのタイプに比べてコストがかからないため、多くの中小企業で利用されています。昔から利用されていて馴染み深く感じている人が多い点も特徴といえるでしょう。

ただし、紙に印字されている記録をもとに集計する必要があるため、勤怠時間の集計に手間がかかるのが難点です。企業規模が大きいほど、紙のタイムカードの集計には大きな手間がかかるでしょう。

集計機能付きのタイムカード

月の終わりに実働時間や残業時間を自動的に集計するタイプです。紙に打刻するという基本的な機能は変わりませんが、月ごとの合計を印字するため計算の手間が省けます。計算のミスも省けるでしょう。

しかし、タイムレコーダーができる計算方法や項目は限られています。特殊な勤務体系で計算が複雑であれば、集計機能とは別に計算しなければならないでしょう。

紙のタイムレコーダーの中には、クラウドの勤怠管理システムとAPIで連携し、自動で集計をおこなうことができるものもあります。

USBに接続できるタイムカード

USBを利用して、タイムカードの記録をPCへ出力できるタイプです。記録の入力や計算を手作業でする手間が省けるうえに、集計のミスの発生を防げます。集計する件数が多いほど、その効果を発揮するでしょう。

このタイプは高性能ですが、打刻や計算の機能だけを持つものに比べてコストがかかります。そのため、勤怠管理を手作業にしても問題がない少人数の企業の場合は、費用対効果は低くなるでしょう。

ICカード対応のタイムカード

紙のタイムカードではなく、ICカードで打刻するタイプです。ICカードをカードリーダーにかざすことでPCにデータが送信・記録されます。従業員が交通系のICカードやセキュリティカードとして利用しているICカードを用いて、タイムカードとして活用することが可能です。

このタイプのデメリットはコストの高さです。従業員がICカードを持っておらず、打刻用のICカードを新たに用意する場合は、各従業員に発行する必要があるため、新しい従業員が入るたびにカードを作成する費用がかかります。

また、タイムレコーダー本体も、ほかのタイプと比較すると高額です。コストが気になるのであれば、ほかのタイプを利用することも検討したほうがよいでしょう。

タイムカードの勤怠管理のメリット

勤怠管理にタイムカードを利用するメリットは、以下の2点です。

従業員が打刻方法を覚えやすい

タイムカードによる勤怠管理は従業員が打刻方法を覚えやすく、導入しやすいメリットがあります。紙のタイムカードで打刻するには、タイムレコーダーに自分のタイムカードを差し込むだけです。使い方を覚えるのも、人に説明するのも簡単なので、導入するハードルは高くありません。

また、タイムカードはPCが普及する以前から利用されており、とくに年配の方に慣れ親しまれています。そのため、PCやスマートフォンの操作に慣れていない従業員が多くても安心です。

コストを抑えやすい

タイムカードはコストを抑えやすい点が魅力です。紙のタイムカードを導入する際にかかる初期費用は次の3点です。

• タイムレコーダー本体の購入費
• タイムカードの購入費
• 印字に使うインクカセットの購入費

必要最低限の機能が付いたタイムレコーダーであれば、本体価格は数万円程度に収まります。タイムカードとインクカセットはそれぞれ数千円で購入できます。導入する際は本体を社内に設置するだけなので、設置費用などはかかりません。

タイムカードの勤怠管理のデメリット

トラブルの原因にもなり得る、紙のタイムカードの問題点を3点紹介します。

集計に時間がかかる

紙のタイムカードで勤怠管理をする場合、手作業で計算やデータ入力などをおこなうため、時間がかかります。1カ月の勤務時間を全従業員分のデータをPCに移して計算するとなると、かなりの作業量になります。

また、続けて印字されている時刻は見間違いを起こしやすく、計算を間違えた場合は修正作業も必要です。タイムカードの集計に時間がかかれば労働管理に人員を割り当てなければならないため、人件費にも影響が出るでしょう。

拠点が多いと郵送に手間がかかる

支社や支店など複数の拠点がある場合、最終的には本社にタイムカードを郵送するため手間がかかります。郵送には費用や時間もかかるため、大きなコストとなりかねません。

本社で勤務時間の集計をするには、ほかの拠点からタイムカードが届くのを待つことになります。もし郵送漏れなどのトラブルがあったときは対処に時間がかかり、給与計算が滞る原因となるでしょう。

打刻忘れや不正打刻が頻発しやすい

タイムカードでの勤怠管理をしている企業の多くは、タイムレコーダーのそばに従業員全員分のタイムカードを保管しています。そのため、打刻をする際にはまず、数あるタイムカードの中から自分のカードを探し出す必要があります。

朝の出勤時間帯はタイムレコーダー前が混み合いやすく、打刻をするのに行列ができてしまう可能性もあるでしょう。

「先に着替えてから打刻しよう」、「タイムレコーダーが空いた時に押そう」と打刻を後回しにした結果、そのまま打刻を忘れてしまうケースも多く、正確な労働時間を把握できなくなる可能性があります。

従業員の労働時間を正確に把握することは企業に課された義務であるため、正確な打刻記録が無いことは、労働安全衛生法に違反してしまうリスクがあります。

また、「同僚や後輩に頼んで自分のカードも一緒に打刻してもらう」といった不正な代理打刻が起こりやすい場合があります。

タイムカード選びのポイント

購入する際に知っておきたい、タイムカードおよびタイムレコーダーを選ぶポイントは3つあります。

従業員規模に合っているか

タイムカードが自社の規模に合っているかは必ず確認したいポイントです。勤務管理の対象となる従業員が少ないのに高コストなタイムレコーダーを導入しても、コストに見合った効果を得られないでしょう。

従業員数が多いのに手作業が必要なタイムレコーダーを利用する場合も、管理者の負担が大きくなります。また、タイムレコーダーの集計可能な人数が制限されている場合もあります。従業員の数を踏まえたうえで、いずれのタイプが自社にふさわしいか検討しましょう。

使いやすいか

タイムカードの使いやすさは意外と重要です。タイムカードは毎日利用するものなので、打刻するたびにストレスがあると業務の妨げにも繋がってしまいます。タイムカードはレコーダーに差し込みやすいか、壁に取り付けることができるか、時刻は見やすいかといった使いやすさを確認しましょう。

毎日利用する従業員からの視点だけでなく、集計をおこなう管理人から見た使いやすさも気に留めておいてください。

必要な機能が搭載されているか

タイムカードを導入する際には、あらかじめ必要な機能を把握しておき、その機能が利用できるかどうかチェックしておきましょう。たとえば、休憩時間を複数回とっているなどの特殊な勤務形態をしている企業であれば、その形態に対応しているか必ず確認してください。

必要な機能が足りていない場合はタイムカードを買い直すか、対応していない部分を手作業で対応しなければなりません。どちらにしても無駄が生じるので、事前にチェックしてマイナスを避けましょう。

タイムカードの打刻ルール～手書き・押し忘れ・ずれの対処法～

従業員にとっても、管理者にとってもタイムカードは手軽な勤怠管理方法ですが、タイムカードでの勤怠管理をおこなう際には、下記のポイントに留意しておきましょう。

タイムカードは手書きではダメ？

タイムカードに手書きで記入しても違法ではありません。ただし、厚生労働省のガイドラインにある「客観的な記録」には該当しません。

手書きによるタイムカードは自己申告制に該当し、外回りの営業のように客観的な記録が難しい従業員に限り認められています。しかし、手書きによる申告は改ざんなどのリスクが高まるため、申告した勤務時間に誤りがないか上長が細かくチェックするなどの対応が必要です。

手書きのタイムカードで勤怠管理をおこなっている場合は、デジタル打刻のように客観性の高い管理方法の導入を検討しましょう。

タイムカードを押し忘れた場合の対処方法

タイムカードの押し忘れがあった場合はそのまま放置せず、すぐに対処します。対処の手順は以下の通りです。

• 該当従業員に、押し忘れのあった箇所の出勤・退勤時刻などを確認する
• 該当従業員の上長に報告し、従業員の申告した時刻で間違いないか確認する
• タイムカードを修正する

タイムカードの押し忘れがあった際に重要なのは、従業員が自ら修正できる仕組みを作らないことです。上長に報告・確認することで客観性が保たれ、正しい勤怠管理につながります。

なお、タイムカードを押し忘れたからといって欠勤・遅刻扱いにしたり、無給や罰金などのペナルティを科したりすることは原則違法です。タイムカードの押し忘れを理由に、勤務実績を無効することはできません。

タイムカードの押し忘れは修正などに手間がかかり、給与計算においてもミスが出やすくなります。打刻機の配置を見直したり、従業員に打刻の徹底を周知したりして、押し忘れが起こりにくい環境作りに努めましょう。

タイムカードの時間がずれた場合の直し方

タイムカードの時間にずれが生じる原因は2つあります。1つは打刻機の不具合によるもの、もう1つは打刻のやり方によるものです。

打刻機の不具合が原因の場合は取扱説明書を見たり、メーカーに問い合わせたりすることで問題を解消できるでしょう。また、打刻機の時刻と職場内の時計の時刻がずれていると打刻ミスが起こりやすくなります。打刻機の時刻と職場内の時計が一致しているか定期的に確認することも大切です。

一方、打刻のやり方が原因で時間のズレが生じるケースもあります。例えば、打刻機の出勤・退勤のボタンを押し間違え、出勤時間の上に退勤時間が印字される二重打刻や、打刻が終わる前にタイムカードを引き抜いたことで印字がずれるケースなどがあります。

タイムカードの時間がずれた場合の直し方は以下の通りです。

• 時間がずれた箇所を確認し、正しい打刻時間が見えるかチェックする
• 正しい時刻が確認できない場合は、該当従業員に正しい打刻時間を確認する
• 該当従業員の上長に報告し、従業員の申告した時刻で間違いないか確認する
• タイムカードを手書きで修正する

タイムカードの時間にずれが生じると確認や修正に手間がかかります。日頃注意していても完全に防げるミスではないので、タイムカード以外の勤怠管理方法を検討する必要があるかもしれません。

タイムカードを正しく計算するためのポイント

ここからは、タイムカードを正しく計算するためのポイントを紹介します。

勤怠管理は15分単位ではなく1分単位でおこなう

労働時間に対する賃金は、1分単位で支給する必要があります。そのため、タイムカードの設定で、5分、15分等の一定の単位でしか打刻をおこなえないようにしたり、集計の際に勤怠をまるめると違法になる可能性があります。

例えば、17時32分に勤務を終えて打刻をした従業員の終業時間が17時30分となるような打刻まるめをおこなうことは違法です。2分ぶんの賃金も切り捨てずに全額支払いましょう。

ただし、1日単位ではなく、1ヵ月単位で時間外労働・休日労働・深夜労働の30分未満の端数を切り捨て、30分以上の端数を切り上げる勤怠まるめ処理は合法です。

1日単位で勤怠まるめをする場合であっても、切り捨てるのではなく、17時35分まで勤務したとして勤怠を切り上げて実労働時間を下回らないようなまるめ処理であれば法律上問題はありません。

時間ぴったりの打刻は遅刻・早退になる？

始業・終業時間ぴったりにタイムカードを打刻しても、遅刻・早退にはなりません。ただし、業務の性質上、タイムカードの打刻直後に仕事を始めるのが難しい場合などは遅刻とみなすこともあります。

例えば、製造業のように、タイムカードを打刻したあとに作業着に着替える必要がある場合や、打刻機と就業場所が離れているため移動時間がかかる場合などは、時間ぴったりに打刻しても遅刻扱いになる可能性があります。

始業・終業の取り扱いについては企業の判断に委ねられます。時間ぴったりの打刻が遅刻・早退になる場合は労使間で取り決めをおこない、就業規則に記載するなど特別な対応が必要です。

タイムカードによる勤怠管理の注意点

タイムカードによる勤怠管理の注意点を確認しましょう。

タイムカードは改ざんされやすい

タイムカードは打刻機・手書きを問わず、改ざんされやすいという問題点があります。具体的な改ざん内容は以下の通りです。

• 始業時間に間に合わないため、同僚にタイムカードを打刻させる
• 打刻せずに退勤し、修正時に実際の退勤時刻より遅い時刻を申告する
• 遅刻して出勤した際に打刻せず、修正時に定時出勤したと申告する

いずれも悪意のある改ざん例ですが、タイムカードの改ざんはいつどこで起きても不思議ではありません。改ざんされても気づきにくいので、タイムカードの打刻忘れや打刻ミスが起きた場合は「必ず上長の承認を得る」など、修正時のルールを社内で統一しておくことが大切です。

また、タイムカードの改ざんにより、従業員が実際よりも多く給与を受け取った場合は詐欺罪に該当します。タイムカードの改ざんが繰り返されたり、多額の残業代を支払ったりした場合は懲戒解雇も妥当とされています。

ただ、企業としては懲戒解雇などの処分を検討する前に、改ざんしにくい勤怠管理の方法を検討することが優先です。改ざんによる脅威から身を守るための勤怠管理方法を模索しましょう。

タイムカードの保管期間は5年

タイムカードをはじめ、労働時間や賃金に関わる書類は労働基準法109条により5年間の保管する義務があります。もし書類を保管していないと発覚した場合は処罰を受けることになります。［注3］

そのため、集計作業が終わった後のタイムカードは年月ごとに分類して、棚やキャビネットに収納し、いつでも取り出せる状態にしておかなくてはいけません。

また、インクが劣化しないよう、直射日光や高温を避けた保管場所の確保も必要です。

全従業員のタイムカードを5年間保管するとなると枚数も膨大になるうえに、年ごとに追加や破棄をする必要があります。タイムカードの管理には、労力も保管場所も必要になることを覚えておきましょう。

［注3］改正労働基準法等に関するＱ＆A｜厚生労働省

勤怠管理システム・アプリを導入する方法もある

勤怠管理には、タイムカードのほかに勤怠管理システム・アプリを利用する方法もあります。勤怠管理システム・アプリとは、PCやスマートフォンをとおして出退勤の打刻や勤務時間の管理ができるシステムです。

これらの方法はタイムレコーダーを利用せずに正確な時刻を記録できます。そのため、打刻をするためだけに外出先から戻る必要がなく、より正確な退勤時間を記録することが可能です。また、そもそもオフィスに出社しないテレワークのような形態で働く従業員がいる場合は、勤怠管理システムのほうが適しています。

その他にも、給与計算が楽で保管場所が不要、改ざんリスクも少ないなど、利便性・安全性の高さが勤怠管理システム・アプリの魅力です。

ほかの記事では、勤怠管理システムについてのより詳しい説明や、勤怠管理システムの比較をおこなっています。もし勤怠管理システムの導入に興味があれば、下記の記事も参考にしてみてください。

タイムカードにこだわらず自社に合う勤怠管理方法を選ぼう

タイムカードは機能がシンプルで扱いやすく、低コストで導入できる勤怠管理の方法です。なるべくコストをかけずに正確な勤務時間を管理したい場合は、タイムカードの導入を検討してみてください。

ただし、タイムカードは計算の手間がかかり、改ざんされるリスクもあります。法令を重視し、正確で効率的な勤怠管理を必要とする場合は勤怠管理システム・アプリの導入をおすすめします。