エクセルを使って勤怠管理をする方法

勤怠管理の効率化を検討している方におすすめなのが、タイムカードをエクセルで管理する方法です。勤怠管理にエクセルを活用すれば、勤務状況の記録やタイムカードの集計の負担を軽減することができます。

タイムカードの管理をエクセルでおこなう方法は次の2点です。

• タイムカードを回収してエクセル上で集計する方法
• エクセルで出勤表を作成して勤務状況の記録と集計をする方法

ここではそれぞれの方法を紹介します。

タイムカードを回収してエクセル上で集計する方法

まずはタイムカードを回収し、労働時間の集計にエクセルを用いる方法があります。エクセルの関数やマクロを駆使すれば、手作業で集計する必要がないため、勤怠管理の工数を削減できます。

給与計算業務もエクセルでおこなえます。エクセルを活用した給与計算を含む集計作業のフローは次の通りです。

1. 従業員がタイムカードに打刻する
2. 月末に担当者がタイムカードを回収する
3. 勤怠の集計用のテンプレートをWEB上からダウンロードする
4. タイムカードの始業時刻と終業時刻をタイムカード集計用のエクセルテンプレートに転記し、労働時間を自動で集計する
5. 集計された結果を給与計算用シートにペーストして計算する、または同一のシート内で関数を組み自動計算をおこなう

タイムカード集計用の無料エクセルテンプレート

タイムカード集計の効率化を図る方法の1つに、無料のエクセルテンプレートがあります。あらかじめ数式が組み込まれているため、新たに関数やマクロを組み込む必要がありません。日頃からエクセルを使用している人なら操作も容易で、運用しやすいのもメリットです。

Web上で「勤怠管理 テンプレート」などと入力すると、多くのエクセルテンプレートが表示されます。ここでは、Web上に公開されているエクセルテンプレートの種類や特徴の一例を紹介するので、参考にしてみてください。

テンプレートの種類	特徴
「シンプルなタイムカード」タイプ	一週間単位で労働時間を入力する形式 所定労働時間に加えて残業や病欠、休暇の状況も併せて記載可能 時給や支払い額の合計を記載する項目もあるので、給与計算にも有効
「就業時間を自動計算する」タイプ	タイムカード時刻の欄に出退勤の時間を入力すると、自動で残業時間を含む就業時間が算出される 設定方法によっては、入力時点での出勤日数や欠勤日数が自動表示される
「有給、直行直帰の管理もできる」タイプ	出退勤に加え、有給や直行直帰の管理ができる 直行直帰を考慮した、打刻式タイプもある有給取得日数やフレックスの日数も集計できる
「1か月単位で記録する」タイプ	出勤や欠勤を1か月単位で記録する  従業員全員の出勤状況を一覧で残せるタイプもある 始業・就業時間と出勤・欠勤をカレンダー形式で入力するシンプルな形式が多い
「項目が細分化された」タイプ	出退勤や残業時間、深夜時間や遅刻・早退など、項目が細分化されてる  備考欄に各月の祝日が記載しているタイプもあるので、連休が業務に影響を及ぼす企業に向いている

 

上記の他にも、給与システムと連携できるタイプや、月またぎの勤務に対応するタイプなど、その種類は実にさまざまです。どのテンプレートを選ぶか迷う場合は、以下のポイントを参考にして選びましょう。

• 自社の勤務形態に合っているか（フレックス制、深夜勤務などの有無）
• 必要に応じてカスタマイズできるか
• シンプルで使いやすいか
• マクロやVBAが必要か
• 勤怠以外の機能も備わっているか（有給休暇の管理や給与計算など）
• 従来の勤怠管理よりも効率的か

エクセルテンプレートは無料で利用できるため、企業にとって魅力的なツールです。しかし、入力ミスやデータの改ざんのリスクがあるため、管理体制を整える必要があります。また、法改正に対応しにくいため、常に「従業員の勤怠を正しく管理できているか？」不安に感じるかもしれません。

エクセルテンプレートで勤怠管理をおこなう場合、正しく管理できないと労働基準法に違反するリスクがあります。また、入力ミスや改ざんを防ぐためのチェック体制強化により、従来に比べ作業効率が下がるケースもあるので注意が必要です。

タイムカードの計算に使えるエクセルの関数

タイムカードの情報の入力が終わり、集計をおこなう際に便利な関数を紹介します。

①SUM関数

合計勤務時間を集計する際にも便利な関数です。各日の勤務時間を合計したい際に、算出結果を表示したいセルを選択し、「＝SUM（）」を入力し、カッコ内に集計したい範囲を選択することで集計合計値を算出できます。

②COUNTA関数

勤務日数を数えたり通勤手当を算出したりする際に用いる関数です。「＝COUNTA（）」を入力し、カッコ内の範囲を指定することで、勤務日数を数えることができるので、交通費と算出した勤務日数を掛け合わせることで、従業員に支払う交通費を算出することができます。

③TIME関数

実労働時間を算出する際にもちいることができる関数です。「＝TIME（時間，分，秒）」を入力すると、あらかじめ決まっている時間数を表すことができます。休憩時間を固定で設置することができるので便利です。

エクセルでタイムカードに名前を印刷する方法

勤怠管理に既製品のタイムカードを使用している場合、エクセルでタイムカードに従業員の名前や部署名などを印刷したい、と考える人もいるかもしれません。

結論から言うと、エクセルでタイムカードに名前などを印刷することはできます。ただし、それほど容易なことではありません。

そもそも、厚みのあるタイムカードに対応するプリンターでなければ印刷はできません。また、エクセルでレイアウトを作っても差し込み印刷ができなかったり、タイムカードの印刷位置の調整などが難しいため作業効率が低下することは間違いないでしょう。

実際に今、エクセルでタイムカードに名前を印刷しようとして時間やタイムカードをロスしていませんか？毎月、全従業員のタイムカードにエクセルで名前を印刷するのは非効率なためあまりおすすめできません。

エクセル以外にも、タックシールに印刷したり、エクセルで作ったレイアウトをワードで差し込み印刷する方法もあります。しかし、これらもある程度の手間がかかります。

タイムカードの名前印刷で困っているのであれば、そもそもの勤怠管理の方法を見直すことも有効です。案外簡単に今の悩みを解消できるかもしれません。

エクセルで出勤表を作成して勤務状況の記録と集計する方法

出勤表自体をエクセルで作成し、集計だけでなく勤務状況の記録をおこなう方法もあります。タイムレコーダー（打刻機）を使わず、各従業員がPC上で勤務状況を記録できるため、テレワークやリモートワークの導入企業におすすめの方法です。

ただし、従業員の自己申告で勤務状況を記録するかたちになるため、不正打刻の防止や、勤怠情報の記録の客観性の点で課題があります。エクセルで出勤表を作成する場合のフローは次の通りです。

1. エクセルシートで出勤表を作成する
2. 従業員が各々のPCでエクセルシートを開き、始業時刻と終業時刻を入力する
3. 月末に従業員がエクセルシートを担当者に送付する
4. 担当者が勤怠データを集計用のエクセルシートにコピーし、労働時間を自動で集計する
5. エクセルシートを外部ソフトで利用可能な形式（CSV形式など）で保存し、給与計算ソフトなどに取り込む

エクセルによるタイムカード（勤怠表）の作り方

エクセルによるタイムカード（勤怠表）のつくり方は以下の手順でおこないます。

1. 関数を使い、毎日の勤務時間を自動表示させる
2. 関数を使い、1か月の合計勤務時間を自動表示させる
3. 合計勤務時間から、1ヶ月の給与額を自動計算させる

エクセルのタイムカード（勤怠表）に上記の機能を備えれば、勤怠管理の負担を軽減できます。

それぞれの手順を詳しくみていきましょう。

関数を使い、毎日の勤務時間を自動表示させる

	A	B	C	D	E	F
1	日付	出勤時間	退勤時間	休憩時間	勤務時間
2	1日	9：00	18：00	1：00	8：00
3	2日				0：00
4	3日				0：00

1日の勤務時間を求める計算式は「退勤時間－出勤時間－休憩時間」です。上図の場合、青色で表示されているE2に「＝C2-B2-D2」を設定し、他の日にもコピーしておきます。

これにより、出勤時間・退勤時間・休憩時間を入力することで1日の勤務時間を自動表示できるようになります。

関数を使い、1か月の合計勤務時間を自動表示させる

	A	B	C	D	E	F
1	日付	出勤時間	退勤時間	休憩時間	勤務時間
2	1日	9：00	18：00	1：00	8：00
30	29日	9：00	18：00	1：00	8：00
31	30日	9：00	18：00	1：00	8：00
32	31日	9：00	18：00	1：00	8：00
33				合計勤務時間	32：00

1か月の合計勤務時間を自動表示させるためにはSUM関数を使用します。

上図の場合、青色で表示されているE33に合計勤務時間の欄を作成します。E34に設定するのは「=SUM(E2:E32)」です。

なお、SUM関数で合計時間を表示させると、時間表記とは異なる形式で表示されることがあります。表示形式が正しく選択されていないことが原因で起こりますが、以下の手順で簡単に設定変更が可能です。

• セルの書式設定をクリックする
• ユーザー設定を選択する
• 「[h]:mm:ss」を選択する

合計勤務時間から、1ヶ月の給与額を自動計算させる

	A	B	C	D	E	F
1	日付	出勤時間	退勤時間	休憩時間	勤務時間
2	1日	9：00	18：00	1：00	8：00
30	29日	9：00	18：00	1：00	8：00
31	30日	9：00	18：00	1：00	8：00
32	31日	9：00	18：00	1：00	8：00
33				合計勤務時間	32：00
34				時給	1,000
35				給与額	￥32,000

1か月の給与額を自動表示させるには、まず、上図の青色の部分の34Eに時給欄を、35Eに給与額の欄を設けます。

1か月の給与額を計算する場合の計算式は「合計勤務時間×時給」ですが、エクセルの場合にはこの計算式にさらに24を乗じた「合計勤務時間×時給×24」とします。上図の場合はE35に「=E33*E34*24」を設定しましょう。

なお、セルの書式設定は「通貨」に変更します。

エクセルでタイムカード（勤怠表）を作成する場合、エクセルならではの注意点があるので忘れずに対応しましょう。また、作成したエクセルのタイムカードを（勤怠表）に誤りがないか、第三者の視点でチェックすることも大切です。

エクセルのタイムカード（勤怠表）に打刻ボタンを設置できる？

先ほど紹介したエクセルのタイムカード（勤怠表）には、毎日の出勤・退勤時間を記入する必要があります。そのため入力ミスにより、実際の勤務時間とタイムカードに表示される勤務時間に誤差が生じる可能性も否定できません。

このリスクを減らすため、エクセルのタイムカード（勤怠表）に打刻ボタンを設置する方法を知りたいという人もいるはずです。

エクセルのタイムカード（勤怠表）に打刻ボタンを設置することは可能ですが、あまりおすすめしません。なぜなら、打刻ボタンの設置にはエクセルの機能やVBAの知識が必要だからです。

また、打刻式ボタンを設置しても勤怠の改ざんリスクは軽減されません。勤怠管理システムなどとは違い、エクセルの打刻式ボタンは何度も打刻ができてしまいます。打刻ボタンのデメリットを知った上で、設置が必要か判断しましょう。

エクセルのタイムカード（勤怠表）に打刻ボタンを設置する方法は複数ありますが、作成方法の一例の手順を簡潔に紹介します。

• エクセルを開き、好きなセルを選択して打刻ボタンをデザインする
• 打刻ボタンの上で右クリックし、マクロを登録する
• 「新規作成」を選択する
• 開いたModuleが 下記のような表示になっていることを確認する

Sub ※オブジェクト名_Click() End Sub

• Moduleを下記のように書き換える

Sub ※オブジェクト名_Click() Range("A1").Value = Format(Now, "hh:mm") End Sub

この方法は、あくまでもセルのA1に時刻を表示させる場合のコードです。必要に応じて、A1の部分を変更しましょう。なお、打刻時間を秒まで出したい場合は「"hh:mm:ss"」と書き換えてください。

この作成手順がスムーズに理解できるようであれば、打刻ボタンを作成して設置してみるとよいでしょう。

しかし、少しでも難しいと感じた場合は、エクセルやVBAに詳しい従業員に対応を依頼したり、打刻ボタンよりも効率的で改ざんのリスクがない勤怠管理方法を検討したりする必要があります。

エクセルで勤怠管理をする3つのメリット

紙のタイムカードで勤怠管理をする方法と比べて、エクセルを活用する方法にはどのようなメリットがあるのでしょうか。エクセルを使った方法なら、無料のテンプレートを活用し、事業運営コストを抑えながら勤怠管理をすることができます。

また、集計作業の自動化や出勤表のペーパーレス化によって、これまで勤怠管理にかかったムダな工数を削減できるのもエクセルのメリットです。

1. 無料でタイムカードの集計業務ができる

関数やマクロの知識がない人でも、勤怠管理用の無料のエクセルテンプレートを活用すれば、タイムカードの集計や勤務状況の記録といった作業を効率化できます。事業運営コストを抑えられることもメリットです。

また、エクセルを始めとしたオフィスソフトは多くの企業が導入しています。すでにオフィスソフトを導入済みの場合、初期費用が発生しないのもエクセルを用いた勤怠管理の強みです。

2. タイムカードの集計作業を自動化できる

紙のタイムカードを用いた従来の勤怠管理では、月末にタイムカードを集計し、担当者が労働時間を手動で計算する必要がありました。社員数が多い企業ほど、集計作業の工数が大きくなります。

エクセルでの勤怠管理なら、関数やマクロで労働時間を自動計算できるため、集計作業の工数を大幅に削減できます。また、エクセルシートを給与計算ソフトに取り込めば、給与計算業務を自動化することも可能です。

3. タイムカードなどをペーパーレス化できる

紙のタイムカードの課題として「保管にコストがかかる」「保管スペースを用意する必要がある」といった点が挙げられます。2020年4月1日の労働基準法の改正により、タイムカードや賃金台帳、労働者名簿の「法定三帳簿」の保管期間が延長され、5年間の保管が必要になりました。

紙のタイムカードの代わりにエクセルのタイムカードを利用すれば、エクセルシートをPCで保管できるため、保管コストや保管スペースの問題が発生しません。

また、タイムカードのデータをエクセルに転記して管理すれば、後日データを確認する際、簡単に当該データを検索・閲覧することができます。紙のタイムカードとは異なり、必要なデータを探し出す手間がかからないこともメリットです。

エクセルで勤怠管理をするデメリット

一方で、エクセルを活用した勤怠管理にはデメリットもあります。エクセルでの勤怠管理にも「数字の手入力」「集計データのチェック」といった手作業が発生します。

入力ミスや集計ミスがあった場合、大きな手戻りが発生するのがエクセルのデメリットです。また、労働基準法を始めとした法令改正があった場合、担当者が手作業でシートの変更をおこなう必要があります。

1. 入力ミスや集計ミスが発生する可能性がある

紙のタイムカードよりは工数が少ないものの、エクセルを用いた勤怠管理にも数字の手入力や転記といった手作業が求められます。たとえば、タイムカードをエクセルで集計する場合、タイムカードに印字された始業時刻や終業時刻をエクセルシートに転記する作業が必要です。

こうした手作業でミスが起きた場合、労働時間や給与の金額に誤りが生じ、集計作業に手戻りが発生する可能性があります。また、入力ミスや集計ミスを防ぐためのチェック作業にも時間がかかります。

2. 法改正への対応のたびに工数が増える

2019年4月1日の働き方改革関連法案の成立や、2020年4月1日の労働基準法の改正など、企業の勤怠管理に関わる法令は毎年のように改正されています。たとえば、2019年4月1日の労働基準法の改正では、年5日の有給休暇の取得が義務化されました。

エクセルを用いた勤怠管理では、こうした法改正がおこなわれるたびに手動でシートを変更する必要があります。法改正への対応のたびに工数が増えるのもエクセルのデメリットです。

3.  第三者によって改ざんされるリスクがある

エクセルはセルの編集や削除が簡単におこなえるため、不正に打刻記録が書き換えられたり、入力中に誤って削除してしまったりするリスクがあります。

従業員ごとに編集できる範囲に制限を設けたり、編集権限を最低限の範囲にのみ付与するなどの対策をおこなう必要があります。

また、エクセルのタイムカードは自己申告制のため、申告通りに就労しているか定期的に実態調査を行わなくてはなりません。実態調査は従業員の上長が行うのが一般的ですが、かなりの手間がかかるため、大きな負担となることは間違いないでしょう

タイムカード管理をエクセルでおこなうメリット・デメリットを知り、最適な方法で勤怠管理をしよう

紙のタイムカードはエクセルで管理することでムダな工数を削減できます。タイムカードをエクセル上で集計すれば、関数やマクロで集計作業を自動化できます。また、エクセルで勤務表を作成すれば、ペーパーレス化を実現することも可能です。

しかし、エクセルには「入力ミスや集計ミスが発生する」「法改正への対応が難しい」といったデメリットもあります。エクセルを用いた勤怠管理のメリットやデメリットを知り、本当に自社に合った勤怠管理か考えることが大切です。

エクセル以外の勤怠管理を検討している場合は、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムには、「PCやスマホでの手軽な打刻」「勤怠データの自動集計」「法改正に沿った自動アップデート」といった機能が備わっておりとても便利です。

また、エクセルでの自動化が難しい残業や有給休暇の管理も、勤怠管理システムなら一元管理できます。

エクセルによるタイムカードの管理に問題を抱えている場合は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。