勤怠管理とは？

勤怠管理とは、出勤時間や退勤時間、有給休暇の取得状況などを記録して管理する業務のことです。労働基準法で規定された企業の義務であるため、正しい方法で記録し、管理しなければなりません。

勤怠管理をしっかりと実施することで、従業員ごとの勤務状況を把握して適切な指示を出したり、働きすぎを防止したりすることが可能です。時間外労働時間や休日出勤については割増賃金の対象であるため、とくに正確に把握しておきましょう。

勤怠管理はどの部署の仕事？

勤怠管理を担当する部署は、企業の規模や組織体制によって異なります。一般的には労務を担当する部署の仕事となり、労務課などの専門の部署を設けている企業もありますが、人事・総務・経理を担当する部署が兼任するケースも多いでしょう。

どの部署が担当しても問題ありませんが、しっかりと管理できるように担当者やルールを決めておくことが大切です。

勤怠管理における必要項目

勤怠管理においては、大きく分けて労働時間と休憩時間の2つを把握する必要があります。

労働時間

労働時間には、所定労働時間と法定労働時間があります。

所定労働時間とは、企業が就業規則で定めている時間のことです。拘束時間から休憩を除いた時間が、所定労働時間に該当します。

法定労働時間とは、労働基準法によって定められた労働時間のことです。基本的には、休憩時間を除いて1日8時間まで、1週間で40時間までと定められています。

そのほか、勤怠管理においては、時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間なども正確に把握しなければなりません。

休憩時間

休憩時間も勤怠管理における必要項目のひとつです。労働基準法によると、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えることが定められています。

しっかりと管理することで、従業員の心身の健康を維持できる環境をつくりましょう。

勤怠管理をするための4つの方法やその特徴

勤怠管理といっても、紙の出勤簿やタイムカードを使う方法や、オフィスソフトのExcelを使う方法、勤怠管理システムを使う方法など、さまざまなやり方があります。それぞれの方法にメリットやデメリットがあるため、自社に合った勤怠管理の方法を選ぶことが大切です。ここでは、4つの勤怠管理の方法やそれぞれの特徴について解説します。

1. 紙の出勤簿を使う方法

一般的な勤怠管理の方法として、紙の出勤簿を用意し、従業員が始業時刻や終業時刻を書き込む方法があります。紙の出勤簿を使う方法のメリットは、ほとんど事業運営コストをかけずに勤怠管理をおこなうことができる点です。

しかし、従業員の自己申告をベースに労働時間を管理するため、不正の温床になりやすく、労働時間を客観的に記録できないのがデメリットです。

	詳細
メリット	・1枚の出勤簿に必要な情報をコンパクトにまとめることができる ・事業運営コストがほとんどかからない
デメリット	・始業時刻や終業時刻を容易に改ざんできる ・客観的な記録ではないため、望ましくない

2. タイムカードを使う方法

紙の出勤簿を使う方法と同様に、タイムカードを用いた勤怠管理も広くおこなわれています。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むだけで始業時刻や終業時刻を打刻できるため、紙の出勤簿よりも手間がかからないのがメリットです。

一方で、タイムカードの終業時刻に大きな工数がかかるというデメリットもあります。タイムカードで勤怠管理をおこなっている人は、改めてタイムカードのメリットやデメリットを見直してみましょう。

	詳細
メリット	・始業時刻や終業時刻を簡単な操作で打刻できる ・紙のタイムカードを利用するため、ランニングコストが安価で済む ・客観的な記録として厚生労働省のガイドラインで認められている
デメリット	・タイムカードを回収し、労働時間を集計する作業に多大な工数がかかる

3. オフィスソフトのExcelを使う方法

タイムカードの集計作業には多くの工数がかかります。始業時刻や終業時刻を転記し、集計する過程でミスが発生して、大きな手戻りにつながるリスクもあります。

労働時間の計算を自動化したい場合は、オフィスソフトのExcelを使う方法が効果的です。Excelの関数やマクロを活用すれば、始業時刻や終業時刻を入力するだけで自動的に労働時間を計算することができます。ただし、法改正のたびにシートを修正し、最新の法令に対応する手間がかかります。

	詳細
メリット	・タイムカードの集計作業を自動化できる ・無料のテンプレートを利用でき、導入コストがほとんどかからない ・テレワークやリモートワークにも対応できる
デメリット	・関数やマクロの知識がない場合、複雑な計算ができない ・法改正のたびにシートの修正作業が必要になる

4. 勤怠管理システムを使う方法

勤怠管理システムは、PCやスマートフォンで始業時刻や終業時刻を打刻し、労働時間を自動で計算するシステムです。従業員一人ひとりの労働時間をリアルタイムに把握できるため、勤怠管理の効率化につながります。

また、給与計算システムと連携可能なシステムを導入すれば、労働時間の計算から給与の計算までワンストップでおこなうことも可能です。

	詳細
メリット	・PCやスマホなどで手軽に打刻できる ・給与計算システムと連携すれば、給与計算も自動化できる ・テレワークやリモートワークにも対応できる
デメリット	・一定の初期費用やランニングコストが必要になる ・情報漏洩や不正アクセスを防ぐため、セキュリティ対策が求められる

勤怠管理の重要性は？最新の法改正に基づいて解説

そもそも、なぜ勤怠管理をおこなう必要があるのでしょうか。勤怠管理をおこなう目的は、労働時間を正確に把握し、従業員の健康やワークライフバランスを維持するためです。

また、労働基準法の改正により、時間外労働の上限規制が明文化されました。労働基準法を始めとした法令に違反しないため、従業員の勤務時間や時間外労働時間を正確に管理する仕組みが必要です。

従業員の労働時間を適正に把握する必要がある

2019年4月1日に労働安全衛生法が改正され、「労働時間の適正な把握」が義務化されました。厚生労働省のガイドラインによると、労働時間の適正な把握とは、「労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業時刻と終業時刻を確認し、これを記録すること」を意味します。（※1）

始業時刻と終業時刻を確認するための方法として、次の2つの条件のいずれかを満たす必要があります。

• 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
• タイムカード、ICカードなどの客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

具体的には、タイムカードの打刻や、ICカードの入退室記録、PCのログ、勤怠管理システムのデータなどの手段によって、始業時刻と終業時刻を客観的に把握する必要があります。紙の出勤簿を用いた勤怠管理の場合、始業時刻や終業時刻の改ざんが容易なため、厚生労働省のガイドラインに違反する可能性があります。

（※1）労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

時間外労働の上限規制を守る必要がある

2019年4月1日に改正労働基準法が施行され、時間外労働の上限規制が設けられました。法改正後は月45時間、年360時間を超えて従業員を残業させることができません。

労働基準法に違反した場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。勤怠管理を実施して従業員一人ひとりの時間外労働時間を正確に把握し、上限規制を超えていないかチェックする必要があります。

勤怠管理に関する3つの注意点

勤怠管理を実施するときは、以下のような点に注意しましょう。

1．アルバイト社員の勤務時間に注意する

アルバイトやパートを雇っている場合は、勤務日数や勤務時間が人によって異なるため、間違えないように管理しなければなりません。時給が異なり、計算が複雑になるケースも多いため、Excelや勤怠管理システムをうまく活用して効率よく管理しましょう。

2．テレワークにおける勤怠管理に注意する

テレワークを推進している場合は、勤務時間を正確に把握する方法を検討しておく必要があります。出社せずに仕事を始めるため、従来のタイムカードのような方法で記録することはできません。オンラインで打刻できるようなシステムを導入するなど、別の方法を検討することが重要です。

3．扶養控除に注意する

扶養控除内で働きたいという従業員がいる場合は、勤務時間や給与の上限に注意しなければなりません。たとえば、所得税が発生する「103万円の壁」、社会保険の扶養から外れる「130万円の壁」などには注意が必要です。規定の範囲を超過すると、配偶者控除が適用されなくなってしまうため、適切な勤務時間となるよう調整する必要があります。

勤怠管理システムを選ぶ際の2つのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際のポイントはあります。勤怠管理システムには、インターネット上で利用可能な「クラウド型」と、自社サーバーにアプリケーションをダウンロードする「オンプレミス型」の2種類があります。自社に合ったタイプの勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

また、予算やコストの面だけでなく、自社の勤怠管理の課題解決につながるような機能が揃っているかどうかもチェックしましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムは、サービスの提供形態によって「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類に分けられます。それぞれのメリットやデメリットは次の通りです。

種類	メリット	デメリット
クラウド型	・ インターネット環境があれば利用できる ・ PCだけでなくスマホやタブレットで操作できる ・ 初期費用が安価なため、スモールスタートを実現できる	・機能のカスタマイズの自由度が低い ・ インターネット環境がなければ利用できない
オンプレミス型	・ 自社のニーズに合わせて機能をカスタマイズできる ・ 自社独自のセキュリティ体制を構築できる ・ オフラインの状態で利用できる製品がある	・導入コストが高い ・導入までの準備期間が長い

必要な機能が揃っているか

勤怠管理システムには、PCやスマートフォンでの打刻、労働時間の自動集計、有給休暇の管理や残業時間の管理など、さまざまな機能があります。サービス提供事業者のホームページなどを確認し、自社に合った機能が揃っているかどうか確認しましょう。

勤怠管理システムの機能の一例として、たとえば次のようなものがあります。

機能	説明
打刻機能	PC、スマホ、ICカードなどでの打刻が可能
自動集計	労働時間を自動で集計し、リアルタイムにモニタリング可能
有給管理	有給休暇の取得状況を管理し、取得数が少ない場合にアラートメールを送信可能
残業管理	残業時間を自動で集計し、残業時間の上限規制をオーバーする危険がある場合にアラートメールを送信可能

勤怠管理の方法やメリットを知り、自社に合ったものを選ぼう

勤怠管理には、「紙の出勤簿」「タイムカード」「オフィスソフトのExcel」「勤怠管理システム」など、さまざまなやり方があります。それぞれメリットやデメリットがあるため、自社に合った勤怠管理の方法を選びましょう。勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理の効率化につながります。

勤怠管理システムを選ぶときは、「クラウド型かオンプレミス型か」「必要な機能が揃っているか」の2点に着目する必要があります。従業員の健康やワークライフバランスを維持するため、勤怠管理のやり方を見直しましょう。