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勤怠控除とは?意味や遅刻・欠勤時の計算方法を詳しく解説

勤怠管理システム

2023.07.31

2023.07.31

従業員が欠勤したり、遅刻や早退したりした場合、給与に勤怠控除(欠勤控除)を適用することができます。 しかし、勤怠控除は勤務形態や給与形態によって算出方法が変わるため、控除額を正確に算出することが大切です。給与の控除額をめぐって従業員とのトラブルにならないよう、勤怠控除の仕組みやノーワークノーペイの原則について学びましょう。 この記事では、勤怠控除の計算方法や注意点をケース別に解説します。

勤怠控除(欠勤控除)とは?遅刻や早退に応じて給与を差し引くこと

勤怠控除とは、従業員の欠勤や遅刻、早退により、労務提供がおこなわれなかった日時に応じて、給与を差し引くことを意味します。基本給だけでなく、通勤手当や皆勤手当、資格手当などの手当を控除することも可能です。 

しかし、労働者の不利益とならないように、あらかじめ就業規則に勤怠控除について記載し、広く周知徹底することが望ましいとされています。

勤怠控除の根拠となるノーワークノーペイの原則

企業が勤怠控除をおこなう根拠となっているのが、商慣習上広く認められた「ノーワークノーペイの原則」です。ノーワークノーペイの原則は、従業員が労務を提供しなかった場合、企業は報酬を支払わなくてもよいという考え方です。ノーワークノーペイの原則に関連した法令が、労働契約法第6条と民法第624条です。いずれの法令も従業員の労務提供があった場合のみ、企業が給与を支払う義務を負うとしています。

労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。

引用:労働契約法(第6条)|e-Gov法令検索

労働者は、その約した労働を終わった後でなければ、報酬を請求することができない

引用:民法(第624条)|e-Gov法令検索

勤怠控除が発生する3つのケース

勤怠控除が発生するのは、以下のようなケースです。

  • 体調不良により欠勤・遅刻・早退をした場合
  • インフルエンザや新型コロナウイルス感染症により従業員が自主的に休みを申し出た場合
  • 裁判員制度で裁判員に選ばれたことにより欠勤した場合

それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。

体調不良により欠勤・遅刻・早退をした場合

体調不良を理由とした欠勤や遅刻、早退には、勤怠控除が適用されます。丸一日欠勤したときや、遅刻や早退により勤務時間の一部を働かなかったときは、その時間分の給与を支払う必要はありません。子どもの送り迎えのための遅刻や早退なども同様です。

インフルエンザや新型コロナウイルス感染症により従業員が自主的に休みを申し出た場合

インフルエンザや新型コロナウイルス感染症に罹患したことを理由に、従業員が自主的に休みを申し出た場合は、勤怠控除が適用されます。ただし、会社側から出勤を控えるように指示した場合は、基本的に勤怠控除は適用されません。会社都合の場合は、休業手当を支給すべきケースもあるため注意しましょう。

裁判員制度で裁判員に選ばれたことにより欠勤した場合

裁判員制度により裁判員に選ばれ会社を欠勤した場合も、勤怠控除の適用対象です。有給休暇を使わずに会社を休んで裁判に参加した場合は、勤怠控除が適用されるため給与を支払う必要はありません。

ただし、裁判員に選ばれると日当が支払われるため、従業員が経済的負担を感じることは少ないでしょう。

勤怠控除の計算方法をケースごとに解説

勤怠控除の計算方法は、従業員が欠勤したか、遅刻や早退をしたかによって変わります。

欠勤した場合は欠勤した日数をベースに控除額を計算し、遅刻や早退をした場合は欠勤した時間をベースに計算します。勤怠控除の上限日数は定められていません。あまりにも欠勤が多い場合は、出勤日数に応じて日割りで給与を計算する運用も可能です。その場合、就業規則に日割り計算について記載しておくとトラブル防止になります。

欠勤時は欠勤した日数をベースに計算する

従業員が欠勤した場合は、1カ月の所定労働日数をベースとして、欠勤した日数に応じて給与を日割りで計算します。たとえば、月給が40万円、1カ月の所定労働日数が20日の従業員が2日欠勤した場合、勤怠控除額の計算式は次の通りです。

  • 勤怠控除額(欠勤)

(40万円÷20日)×2日=4万円

遅刻や早退時は欠勤した時間をベースに計算する

従業員が遅刻や早退をした場合は、1カ月の所定労働時間をベースに勤怠控除額を計算する必要があります。その月の基本給を1カ月の所定労働時間で割り、1時間あたりの給与を計算すれば勤怠控除額を求められます。
たとえば、月給が40万円、1カ月の所定労働時間が160時間の従業員が合計4時間欠勤した場合、勤怠控除額の計算式は次の通りです。

  • 勤怠控除額(遅刻や早退)

(40万円÷160時間)×4日=1万円

勤怠控除が適用されないケース

有給休暇を使って会社を休む場合や、会社都合で休職する場合は、勤怠控除を適用することはできません。以下、それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。

1.有給休暇を取得した場合

従業員が有給休暇を使って会社を休んだ場合は、勤怠控除を適用することはできません。仮に従業員の都合による急な休みであっても、決められた額の給与を支払う必要があります。

2.会社都合で休職した場合

会社都合で従業員を休職させた場合、勤怠控除の対象とはなりません。たとえば、インフルエンザや新型コロナウイルス感染症にかかったことを理由に自宅待機を命じる場合などは、給与の減額はできないため注意しましょう。

3.会社の制度を利用して休暇を取得した場合

会社の制度を利用して休む場合も勤怠控除は適用されません。たとえば、慶弔休暇やリフレッシュ休暇などを設けている会社もあるでしょう。これらの制度を利用する場合は、規定の給与を支払う必要があります。

勤怠控除額を算出する際の2つの注意点

勤怠控除の金額は、従業員の勤務形態や給与形態によっても変わってきます。たとえば、変形労働時間制やシフト制を採用している企業は、勤務形態に合わせて勤怠控除を算出しましょう。また、完全月給制や出来高制を採用している場合など、そもそも勤怠控除が仕組み上難しいケースもあります。勤怠控除額を算出する際の注意点を解説します。

勤務形態によって算出方法を変える

勤務形態によって1日あたりの所定労働時間の考え方が変わります。そのため、勤務形態ごとに勤怠控除の算出方法が異なります。

また、フレックスタイム制を採用している企業の場合、働く時間は従業員自身が決めることができるため、遅刻や早退が発生しません。勤務形態によっては、そもそも勤怠控除を適用できないケースもあります。

- 1日あたりの所定労働時間 勤怠控除額の算出方法
一般的な勤務形態
(出社時間や退社時間が定められた勤務形態)
一定 欠勤した日数に応じて給与を控除できる
変形労働時間制
シフト制
会社が設定 会社が設定した所定労働時間に満たない場合に給与を控除できる
フレックスタイム制 従業員が設定 原則として、労働時間は従業員自身が決めるため勤怠控除はできない
コアタイムが設定されている場合、遅刻や早退を理由に通勤手当や皆勤手当などを減額することは可能

 

給与形態によって算出方法を変える

勤務形態と同様、給与形態によっても勤怠控除額の算出方法が変わります。給与形態別の勤怠控除の計算方法は次の通りです。

- 給与の支払い方法 勤怠控除額の算出方法
日給月給制 働いた日数をベースに月額の給与を支給する 欠勤した日数に応じて勤怠控除をおこなう
完全月給制 働いた日数にかかわらず固定金額の給与を支給する 原則として、勤怠控除はできない
年棒制 年単位で給与総額を決定する 年間の所定労働日数を計算し、1日あたりの給与を算出する
時間給 働いた時間をベースに給与を支給する 勤怠控除ではなく、働いた時間に応じた給与を支給する運用が一般的
歩合給 基本給に加えて成果に応じた出来高給を支給する 基本給の部分のみ勤怠控除をおこなうことが可能

 

ボーナスからも勤怠控除できる?

就業規則の内容にもよりますが、基本的にはボーナスにも勤怠控除を適用できます。ボーナスは一般的な給与と同様、労働への対価と解釈されるからです。

一般的な就業規則には、「ボーナスの支給額は企業の業績などを考慮して決定する」などと記載されています。このような記載がある場合、企業側がボーナスの有無や支給額を決定でき、遅刻や欠勤などに応じてボーナスを減額することも可能です。

勤怠控除の発生を防止する方法は?休暇制度の活用を

ノーワークノーペイの原則により、勤怠控除や欠勤控除は社会通念上広く認められた行為です。しかし、やむを得ない理由で欠勤となった場合に勤怠控除を適用すれば、従業員の不満やトラブルの原因となる可能性があります。

たとえば、従業員の福利厚生の一貫として休暇制度を充実させることで、勤怠控除の適用回数を減らすことができます。また、欠勤した労働日を有給休暇に振り替えることも可能です。ただし、有給休暇への振り替えは従業員本人との合意なしにおこなうことはできません。欠勤扱いにするか、有給休暇を消化するのか、必ず本人の意志を確認しましょう。

勤怠控除の仕組みを知り、控除額を正しく算出しよう

勤怠控除はノーワークノーペイの原則により、従業員が働かなかった場合に給与を差し引くものです。たとえば、体調不良での病欠やインフルエンザによる自主的な自宅待機、子どもの送り迎えのための遅刻や早退などのケースで勤怠控除を適用できます。

勤怠控除額の計算は従業員が欠勤したか、遅刻や早退をしたかによって変わります。また、勤務形態や給与形態によっては、そもそも勤怠控除を適用できないケースもあります。従業員とのトラブル防止のため、勤怠控除の仕組みを知り、控除額を正しく算出することが大切です。

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