近年では、労働基準法など、勤怠管理に関する法改正が実施されたこともあり、従業員の勤務状況を適切に管理することが求められています。そこで、タイムカードを使用して勤怠管理をおこなうにあたって、書き方のコツや注意点について気になる方は多いのではないのでしょうか。当記事では、タイムカードの書き方について解説します。
目次
【社労士監修】HR関連法改正トレンドBOOK 2024年版
2023年は一部企業を対象に人的資本開示が義務化されたほか、HR関連での法改正に動きが見られました。
2024年では新たな制度の適用や既存のルールの変更・拡大がおこなわれます。
人事担当者として知っておきたいHR関連の法改正に関する情報ですが、その範囲は幅広く、忙しい業務の中でなかなか網羅的に把握することは難しいのではないでしょうか。
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1. タイムカードとは
タイムカードとは、始業や終業時刻などを記載し、従業員の勤怠を管理するための紙のことです。紙のタイムカードの場合、タイムレコーダーに挿入することで、打刻をおこなうことができます。なお、タイムカードとタイムレコーダーをあわせて、「タイムカード」と呼ぶこともあります。
紙とレコーダーを用意すれば、タイムカードでの勤怠管理を実施できるため、コストを低く抑えられるというメリットがあります。また、勤怠管理システムなどのように、ITツールを使用する場合、使い方が複雑であると、勤怠管理の業務負担が増加するという恐れがあります。一方、タイムカードの場合、運用はシンプルであるため、ITツールの操作が苦手な従業員でも、簡単に使用可能です。
ただし、手作業で業務をおこなう場合、集計ミスが生じる可能性もあるため、注意する必要があります。また、打刻漏れや不正打刻が発生することもあるため、運用ルールをきちんと定めることが大切です。
2. タイムカード・勤務表への記載事項・書き方とは
ここでは、タイムカードや勤務表の記載すべき項目や書き方について詳しく紹介します。
2-1. 勤怠管理に必要な情報を記載する
タイムカード・勤務表を導入する目的は、適切な勤怠管理をおこなうことであるため、従業員の勤務状況を把握するために必要な情報を記載します。また、労働基準法に違反しないように、適切な項目を設ける必要があります。
たとえば、タイムカードや勤務表に下記のような項目を設けると、勤怠管理がしやすくなるでしょう。
- 出勤日数
- 出社時刻
- 退社時刻
- 休憩時間
- 出勤日ごとの労働時間
- 時間外労働をおこなった日付および時間数
- 休日労働をおこなった日付および時間数
- 深夜労働をおこなった日付および時間数
- 備考
- 承認印
など
このように、労働基準法の基準を踏まえたうえで、勤怠管理を適切におこなえるように、タイムカードの記載事項や書き方を決めるのがおすすめです。
2-2. タイムカードを押し忘れた際の書き方
タイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、従業員がタイムレコーダーに挿入し忘れてしまうことは少なくないでしょう。その場合、タイムカードに手書きで記入することが一般的な対処方法です。タイムカードへの記述した内容が事実であると確認できる場合は、手書きでも実際の労働した時間として認められます。ただし、上司や管理者の許可をとってから手書きで記載する運用方法にすることが重要といえます。
従業員の意思のみで、タイムカードに手書きで記入できるようにしてしまうと、内部不正につながる恐れがあります。上司や管理者の承認フローを導入することで、コンプライアンスを強化し、適切な勤怠管理をおこなうことが可能です。また、タイムカードの押し忘れを防ぐように、タイムレコーダーを配置する場所を工夫するなど、対策をおこなうことが大切といえます。
2-3. 残業時のタイムカードの書き方
残業をおこなった場合には、備考に残業の理由と時間を記載する方法や、タイムカードに残業時間の項目を設けて記載する方法などがあります。
労働基準法では、残業時間の上限は、特別な事情がない限り、原則として月45時間・年360時間とされています。また、1日8時間・週40時間を法定労働時間として定められているため、どちらか一方を超えると時間外労働となり、割増賃金が発生します。さらに、原則的として、残業時間は1分単位で計上する必要があります。
そして、時間外労働に関する集計ミスが生じると、給与の支払いにも影響を与えるため、従業員と企業の間でトラブルが発生する可能性もあります。
このように、労働基準法や給与の正確な集計の観点から、従業員の労働時間を適切に管理して、残業時間をきちんと把握するように、タイムカードを記載する必要があります。そして、従業員の適切な勤怠管理をおこなうためにも、残業時間は週末や月末にまとめて記入してもらうのではなく、できる限り時間外労働をおこなった日に記入してもらうのがおすすめです。
2-4. 有給時のタイムカードの書き方
労働基準法より、半年間継続して雇われており、労働日のうち80%以上を出勤している従業員に対しては、有給休暇を付与する義務があります。
有給休暇については、タイムカードに記入しなくても良い場合もあります。しかし、従業員の勤務状況を適切に管理するためにも、タイムカードに有給休暇の情報を記入することが大切です。タイムカードには、備考や休暇の欄を設けて、「有休」「年休」など、有給休暇とわかるような書き方を採用するのがおすすめといえます。また、有給休暇の申請やタイムカードの記入方法については、きちんと従業員に周知しておくことが重要です。
3. タイムカードの記入例
まずは、タイムカードの持ち主がわかるように、氏名や社員番号、部署、連絡先などを記載しましょう。また、就業時間をタイムカードに明示しておくと、残業時間を把握しやすくすることができます。なお、いつのタイムカードかを明確にするために、日程もきちんと記載しましょう。
出社時間や退社時間はタイムレコーダーで打刻可能です。ただし、時間外労働や深夜労働、休日労働については、上司や管理者の承認を受けて、備考に理由を添えて記入しましょう。そのため、上司や管理者の承認のサインをできる項目を用意することが大切です。また、備考には、遅刻・早退・有給・欠勤などの情報も記入するような仕組みにすると、適切に勤務状況を管理することが可能です。なお、タイムカードの内容を修正する場合には、二重線を引き、訂正印を押したうえで、修正事項を記入するような仕組みを採用するのがおすすめです。
そして、月末には、出勤日数・有給休暇取得数・法定内労働・時間外労働・深夜労働・休日労働それぞれについて、合計を計算して、タイムカードに記入しましょう。
4. タイムカードの書き方の注意点
タイムカードには、先述したように、適切に従業員の勤怠管理をおこなうために、出退勤の時間だけではなく、時間外労働の欄を用意して残業時間を記入させることが大切です。また、タイムカードの内容を修正するときなど、すぐに提出できないときは、あらかじめ上司や管理者に報告させることが重要といえます。
タイムカードは、勤怠管理や給与計算をおこなうために重要な書類となるため、紛失や盗難が発生しないように、セキュリティを考慮したうえで、一元化して管理するのがおすすめです。
そして、タイムカードは改ざんなどの不正が生じることもあるため、偽造が発覚したときには、罰則を適用するなど、毅然とした態度で対応することが大切です。また、内部不正が発生しないように、原因を明確にし、対策をおこなうことも重要といえます。
5. 労働基準法に違反しないタイムカードを作成、管理しよう
近年では、労働基準法の改正など、勤怠管理を適切におこなうことが求められています。そのため、タイムカードで勤怠管理をおこなう場合は、残業や有給休暇など、正確に把握できるような書き方を採用することが大切です。
タイムカードでは、人為的ミスが生じることもあるため、上司や管理者の承認フローを導入したり、二重チェック体制を採用したりするのがおすすめといえます。また、タイムカードは紛失や盗難が生じたり、内部不正がおこなわれたりする可能性もあるため、一元管理して、適切な運用ルールを設けることが重要です。
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