勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤時刻や退勤時刻を記録し、就業時間を管理することです。手作業やエクセルで勤怠を記録することはできますが、実際の勤怠と異なる時刻で記録するなど不正の余地が残ります。正確な勤怠管理をおこなうためには、勤怠管理システムを利用するのがよいでしょう。

なお、勤怠管理と労務管理は似たようなニュアンスで使われることがある言葉ですが、意味や使い方は異なります。結論からいうと、勤怠管理は労務管理の一部です。労務管理とは、労働基準法の規則にそって働くことができる環境づくりをおこなうことです。労務管理では労働時間だけでなく福利厚生や賃金についても管理します。労務管理と勤怠管理を混同しないように気を付けましょう。

勤怠管理が必要な理由

勤怠管理をおこなう目的のうち、より重要性の高い理由を3つ挙げます。

法令遵守のため

労働基準法により、労働時間や休憩、休日について以下のように定められています。

• 労働時間は1日に8時間、1週間に40時間を超えてはならない
• 労働時間が6時間または8時間を超える場合、時間に応じて45分または60分の休憩時間をとらなければならない
• 少なくとも、毎週1日もしくは4週間のうち4日の休日を与えなければならない

これらの時間を遵守できているかを判断できる客観的な資料として、勤怠管理が必要です。

また、労働基準法第109条および第143条において、労働に関する書類を3年間保存するよう定められています。勤怠記録も例外ではないため、勤怠管理をおこなって記録を残す必要があります。

参考：厚生労働省 労働時間・休日

正しい給与計算のため

正しい給与を計算するためには、勤怠管理を徹底する必要があります。従業員の勤務時間や休憩時間を正確に管理できなければ、実働にそぐわない給与を与えてしまいます。残業や休日出勤についても管理し、働き方改革によって設置された上限を超えないよう調整することも必要です。

また、有給休暇をとったかどうかを勤怠管理で記録しなければ、あと何日の休暇を与える必要があるか把握できなくなるでしょう。有給休暇を取得できる従業員は5日以上取得する義務があり、取得できなかった場合は企業が罰則を受けることになるため注意しなければなりません。

従業員と管理者の双方とも不利益を被りかねないため、労働時間の客観的な管理が必須です。

トラブルを防止するため

労働時間に関するトラブルを防止して企業を守るために勤怠管理が必要です。

勤怠管理を怠っていると、従業員の過重労働に気付くことができません。従業員が長時間労働を続けてしまうと、ストレスによる鬱状態や体調不良を患い、最悪の場合は過労死に至ります。

一度トラブルが発生すると企業の信頼も失ってしまい、ブランディングに悪影響が生じます。そうなれば、入社希望者が減少したり離職者が増加したりするといった多大な損害を受けることになるでしょう。

このように、勤怠管理をしなければ大きなトラブルに発展する可能性があります。トラブルを未然に防ぐために、残業時間なども含めて勤務時間の実態を把握しなければなりません。

勤怠管理の対象となる事業所・従業員

勤怠管理をしなければならない事業所は、労働時間に係る規定（労働基準法第4章）が適用されるすべての事業所です。そして、勤怠を管理される対象となる従業員は、以下に該当しないすべての従業員とされています。

• 管理者あるいは監督者
• みなし労働時間制が適用される労働者

管理者および監督者とは、労働条件を決定したり従業員を管理したりする立場にある人を指しています。役職は関係なく、おこなっている職務の実態から判断されます。
みなし労働時間制は、事業所の外で労働するなどの理由によって正確な勤務時間を計ることができない人に対する労働時間制度です。専門業務型裁量労働制や企画業務型裁量労働制が適用される業種も、みなし労働時間制に該当します。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準

勤怠管理で管理する内容

勤怠管理で記録するべき内容は、労働日ごとの始業時間および終業時間です。労働時間だけでなく、休憩時間も含めて正確に管理することが重要です。また、働き方改革によって2019年4月から時間外労働の時間が規制されるようになったため、残業時間や休日出勤についても記録に残さなければなりません。

原則として、管理者の現認もしくはタイムカードなどによる客観的な記録によって労働時間を計測します。ただし、それらの方法をとるのが難しい場合、自己申告制による記録も認められています。その際は、以下の措置を講じる必要があります。

• 自己申告制を導入する前に、正しい労働時間を申告するよう十分な説明をする
• 自己申告が適正かどうかを確認するために実態調査を適宜おこなう
• 適正な申告の阻害につながる措置を講じない

勤怠管理の方法

勤怠管理をおこなう具体的な4つの方法を紹介します。

勤怠管理の方法①：紙の出勤簿

紙の出勤簿に時刻を書く方法は、システムや機械を購入する必要がなく、紙とペンさえあれば始めることができる管理方法です。導入のコストがかからないため、すぐにでも勤怠管理を導入しなければならないときに実施しやすいでしょう。

ただし、紙で勤怠管理をするのはリスクが大きいです。その理由の一つに、データが正確に記録できない可能性の高さが挙げられます。紙の出勤簿には従業員が記入することになるため、出退勤時刻の改ざんが容易です。

従業員に詐称する気がなかったとしても、計算を間違えて記入することが考えられます。正確な勤怠管理を実施するには、管理者が現認および記入をおこなったり、記入時に第三者の確認をさせたりするといった対策をしなければならないでしょう。

また、時刻の記入や管理にコストがかかるデメリットもあります。たとえば1カ月分の記入が1行ずれていた場合、すべて修正するのに手間がかかります。月の労働時間を集計する際は、手間がかかるのに加えて計算間違いをする可能性も考えられるでしょう。

勤怠管理の方法②：タイムカード

タイムレコーダーにタイムカードを挿入することで勤務時間が打刻されます。だれでも簡単に扱えるうえに、時間を間違えて入力する心配がありません。初期費用もタイムレコーダーやタイムカード、インクの購入費程度なので、勤怠管理システムを導入するのに比べてコストが安いのもメリットといえるでしょう。

ただし、紙の出勤簿と同様に、不正な時刻を記録される可能性はあります。打刻される時間自体が正確であっても、その時間が実働と一致しているかは判断できません。たとえば、会社に到着していなくても社員でも、同僚に頼むことで打刻できます。

また、決まったテンプレートに沿って打刻するため、柔軟な対応が難しいです。タイムカードを2回入れてしまうなどの間違った打刻をしてしまった際には、手書きで修正するといった手間がかかります。ほかにも、新しく打刻したい項目が増えたときなど、新しくタイムレコーダー自体を買い替えないと対応が難しい場合もありえるでしょう。

勤怠管理の方法③：エクセル

エクセルに勤怠時間を入力してもらう方法もあります。従業員が利用できるPCを用意すれば実施でき、入力や訂正が簡単におこなえます。関数やマクロ機能を利用すれば、勤務時間の計算や集計を自動的に処理させることも可能です。柔軟性に優れているのもあって、データの管理がしやすくなるでしょう。

デメリットとして挙げられるのは、人の手で入力する必要がある点です。エクセルに慣れていない人が入力する際は、本人も意図しない操作によってエラーが発生する可能性があります。また、数値を自分で入力する形式では、ほかの方法と同様にデータを改ざんされる恐れがあります。入力してはいけないセルをロックするなど、不正な操作に対応したエクセルファイルを用意しなければならないでしょう。

なお、給与計算に別のソフトを使用したい場合は、エクセルに対応しているソフトやシステムに限られる点も気を付けなければなりません。

勤怠管理の方法④：勤怠管理システム

勤怠管理システムの導入は、正確な出退勤時刻の管理や、業務の効率化が見込まれる方法です。ICカードや生体認証、顔認証などを用いて時刻を記録するため、不正な入力を防ぐことができます。時刻入力からデータ集計、給与処理まで一元化したシステムを利用したり、ほかのシステムやツールと連携させたりすることで、業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。

勤怠管理システムには多くの種類があります。有料でさまざまな機能を利用できるシステムや、無料で時刻を管理するシステムなど、利用したい機能に応じて選ぶことが可能です。小規模な企業であれば、人数制限がある無料のシステムでも条件に合うものが見つかるかもしれません。

デメリットは、初期費用やランニングコストがかかる点です。システムを維持するために料金を払い続ける必要があるため、出費が問題になる場合は導入が難しいこともあるでしょう。無料で導入できるシステムもありますが、人数制限がかかっていたり、機能に限定されていたりする場合がほとんどです。

勤怠管理システム選びのポイント

多様な勤怠管理システムから自社に導入するものを選ぶ際に気を付けたい、4つのポイントについて説明します。

自社の従業員規模に合っているか

まず確認したいポイントは、対応している人数です。

対応人数が多くなるほど料金が高くなりやすいため、大規模な企業に向けた勤怠管理システムを利用すると余分な出費になる可能性があります。一方で、対応人数が少なすぎると、勤怠管理システムを使うことができない従業員が出てきてしまいます。

利用するのが何人になるのかをあらかじめ把握しておき、その人数と規模感が合っている勤怠管理システムを選ぶ必要があるでしょう。

データの集計や給与計算業務がおこないやすいか

集計や計算をスムーズにできるかどうかは、選ぶ際の重要なポイントです。

集計や計算を手作業でおこなわなければいけないシステムでは、作業を効率的にする効果はさほど望めないでしょう。ほかのシステムやツールと併用するのでなければ、すべての作業で手間がかからない勤怠管理システムを選択するとよいでしょう。

また、既存の管理方法と連携させたいと考えている場合は、連携に対応しているかどうかも確認するべきです。

自社の雇用形態に合わせた勤怠管理ができるか

自社の働き方と勤怠管理システムが合っているかどうかも確認しておきましょう。

働き方に合わない勤怠管理システムでは、正確な時間を記録するのが難しくなります。たとえば、社外で一日働く従業員がいる場合、会社に戻らないと打刻できないシステムでは不便でしょう。また、変形労働制や裁量労働制などの雇用形態で働く従業員がいる場合、勤怠管理システムによっては対応できないこともあります。

すべての勤怠管理システムがあらゆる雇用形態に対応できるわけではないことを頭に入れておきましょう。

打刻・申請する従業員にとって使いやすいか

意外と見落としがちなポイントが、従業員にとっての使いやすさです。

出勤時の打刻に時間や手間がかかると、会社全体の業務開始が遅れ、生産性にも影響が出ます。毎日おこなうことになってもストレスなくスムーズに打刻できるシステムを導入するのがよいでしょう。

初めて勤怠管理システムを導入する場合は、打刻のしやすさによって運用に乗せられるかどうかが決まります。導入する前に無料トライアルで使用感を試すことが重要です。

正しく理解して適切な勤怠管理をおこなおう！

勤怠管理を適切におこなわなければ、従業員も会社も不利益を被ることになります。万が一適切な勤怠管理ができていない場合は、すぐにでも勤怠管理の見直しを検討してください。

会社の規模にもよりますが、勤怠管理をするにあたっておすすめの方法は勤怠管理システムを導入することです。現在おこなっている勤怠管理について悩みを抱えているのであれば、勤怠管理システムで業務改善できないかチェックしてみましょう。