タイムカードとは

勤怠管理をおこなうにあたって、タイムカードが広く使用されています。タイムカードとは、出勤時や退勤時に、勤怠情報を打刻するために使用される紙のカードのことです。

タイムレコーダーという時刻を計測する機械に、タイムカードを挿入すれば、その時刻を記録することができます。基本的にタイムカードとタイムレコーダーは一緒に使用され、両者を合わせてタイムカードと呼ぶこともあります。

タイムレコーダーは、オフィスの出入り口に設置されていることが多く、従業員自身がタイムカードを挿入して打刻をおこないます。このように、タイムカードは、タイムレコーダーに挿入するだけで打刻ができるため、簡単に導入・運用できるのが特徴です。

タイムカードの計算が必要な理由

タイムカードを使用して集計をおこなう目的は、従業員の勤務状況を可視化し、客観的かつ適切に管理することです。また、休日出勤や時間外勤務などの情報を把握することで、正しい給料の支払いにもつながります。

また、タイムカードを用いた集計は、紙の管理台帳やExcelの管理と比べて、1分単位の正確な打刻ができるというメリットがあります。さらに、打刻だけではなく、集計機能も付いたタイムレコーダーを導入すれば、集計作業を自動化することが可能です。

ただし、従業員数が多い企業や、勤怠管理の仕組みが複雑な企業は、タイムカードの集計業務にコストがかかる可能性もあるため注意しましょう。

このように、タイムカードの目的は、適切な勤怠管理であり、導入や運用が簡単であることから多くの企業で使用されています。

エクセルを使ったタイムカードの集計方法や注意点とは

タイムカードの集計方法として一般的なのが、Excel（エクセル）を活用した方法です。タイムカードの集計であれば。基本的にエクセルだけで十分に対応できます。

エクセルを活用したタイムカード集計方法は主に2通りあります。

エクセルを活用した無料テンプレートを使用する

まずは、インターネット上で公開されている無料のExcel（エクセル）テンプレートを使用する方法です。すでに集計に必要な関数やマクロが組み込まれているため、導入後すぐに集計業務を開始できます。

しかし、自社の勤怠管理の仕組みに完全に対応できるテンプレートが存在するとは限りません。導入前に実用性を確認し、必要に応じてカスタマイズできるだけのエクセルの知識・技術を身につけておくことが必要です。

エクセルでの勤怠集計表は、簡単な計算式と関数が使えれば作成可能です。エクセルによる勤怠集計表の一般的な作成手順を紹介します。

	作成手順	概要
1	関数を使い、勤務時間を自動計算する	実労働時間は「退勤時間－出勤時間－休憩時間」で求める エクセルに上記の計算式を設定する 出勤時間・退勤時間・休憩時間を入力すると、労働時間が自動集計できることを確認する 1カ月間、毎日の勤務時間を集計できるように計算式をコピーする
2	関数を使い、1カ月分の勤務時間の合計を自動計算する	SUM関数を使用する 1カ月間分の勤務時間を合計した値が自動集計できることを確認する 時間表示のままだと正確な値が表示されないため、セルの書式設定を「[h]:mm:ss」に変更する

上記の作成手順が理解できるようであれば、エクセルでの勤怠集計表の作成を試みてもよいでしょう。

なお、時給制の従業員であれば、手順2で集計した値に時給を乗じることで簡単に給与額を算出できます。エクセルによるタイムカード集計が実現できれば、勤怠管理や給与計算などの事務処理の負担を軽減できるかもしれません。

エクセルを使って会社専用の勤怠集計表を作成する

もう1つは、Excelを使用して、自社独自の勤怠集計表を作成する方法です。完成までに、時間はかかりますが、自社の勤怠管理の仕組みにあわせた集計システムを構築することができます。

エクセルを利用したタイムカード集計の注意点

このように、Excel（エクセル）を使用したタイムカードの集計方法は、低コストでカスタマイズしやすいという特徴があります。また、手作業による管理に比べ、集計ミスを減らすことが可能です。

ただし、集計をおこなうたびにファイルを追記したり、法改正によって計算式などを組み込まなければならないため、管理コストがかかるというデメリットがあります。

また、常に本人以外の第三者が閲覧・入力できるため、勤怠データの改ざんなどのリスクが伴います。エクセルでのタイムカード集計を導入する場合には、同時に不正防止対策も講じる必要があるでしょう。

エクセル以外のタイムカード集計方法

ここでは、エクセル以外のツールを使って効率的にタイムカードの集計方法について詳しく紹介します。

電卓を使ったタイムカード集計方法

手作業タイムカードの集計を行う方法として一般的なのが電卓を使う方法です。
しかし、電卓を使って労働時間を割り出すのはかなりの工数がかかってしまいます。ここでは、電卓を使って労働時間を簡単に割り出す方法をご紹介します。

例として、出勤の時刻が9:30、退勤の時刻が20:25だのケースを考えてみましょう。まず、電卓で「2025-930」と計算すると、「1095」という値が出てきます。この値の桁数によって、その後の対応が変わります。

• 4桁の場合：上二桁は「時間」、下二桁は「分」を表す
• 下二桁が60を超えた場合：40を差し引くと正しい「分」がわかる
• 3桁の場合：上一桁は「時間」、下二桁は「分」を表す

先ほどの例では「1095」という4桁の値が出ています。そのため、時間は「10」、分は「95-40=55」となるため、拘束時間は10時間55分です。ここから、休憩時間の1時間を除いた9時間55分が労働時間になります。

また、8時間を超えた2時間55分に関しては1.25倍の割増賃金の支払いが必要です。

無料集計サイトを使ったタイムカード集計方法

無料でタイムカードの集計をおこなう方法には、Excel（エクセル）などのWeb上の無料テンプレートを使用する方法以外にも、無料集計サイトを活用する方法があります。

無料集計サイトでは、タイムカードをもとに従業員の勤怠情報を入力することで、集計作業を自動的におこなうものです。

エクセルを使った無料テンプレートはカスタマイズができる反面、改変による集計ミスは起きる可能性があります。

しかし無料集計サイトは組み込まれた計算式を改変できないため、集計ミスを減らすことが可能です。ただし、広告が表示されたり、自社のニーズにあわせてカスタマイズができなかったりするなど、無料ならではの問題点もあります。

無料のタイムカード集計ツールを探す場合は、これらのリスクを理解し、さまざまなツールを比較して導入しましょう。

集計機能付きのタイムカードや有料の集計ソフト、アプリを使う

有料でタイムカードの集計をおこなう主な方法は、集計機能付きのタイムレコーダーを使用する方法か、勤怠管理システムを導入して集計する方法の2つです。

集計機能があるタイムレコーダーを導入すれば、勤怠情報の打刻に加え、自動集計も可能です。そのため、人的ミスの削減や業務効率の向上が期待できます。また、給与計算ツールと連携できるタイムレコーダーならでは、給与計算を自動でおこなうことも可能です。

ただし、従業員数が多い企業では、集計機能付きのタイムレコーダーを導入しても、業務負担を減らすことは難しいかもしれません。このような場合は、タイムカードの運用を止め、勤怠管理システムやアプリを導入するのがおすすめです。

勤怠管理アプリとは、スマートフォンやパソコンにインストールさせたアプリで出勤・退勤時間などを記録するサービスです。

リモートワークや直行直帰の場合でも打刻ができ、有給休暇の申請などにも対応しています。勤怠管理アプリは、従業員にとって利便性が高いだけでなく、企業にとっても、勤務時間が自動集計できる、勤怠状況をリアルタイムで把握できるなどのメリットがあります。

タイムカードの集計には、さまざまな方法がありますが、目的を明確にし、自社のニーズに合うツールを使用することが大切です。

タイムカードの集計を行う際の注意点

ここでは、タイムカードの集計をおこなう際の注意点について詳しく紹介します。

計算ミスに注意する

タイムカードの集計を手作業でおこなう場合、有給休暇・休日出勤・振替休日・代休・残業時間・残業代などの計算ミスが生じやすくなります。

計算ミスが発生すると、従業員から未払いの残業代を請求されたり、法令違反による罰則を受けたりする可能性があります。

また、時間外勤務や休日出勤などを適切に把握できていなければ、従業員の勤務状況を適切に管理できません。勤怠の集計ミスは従業員からの信用を失墜させてしまうため、ミスが起きない体制づくりが必要です。

15分・30分単位は違法になるので1分単位で計算する

従業員の給料は労働の対価として支払われるものです。そのため、勤怠は1分単位で管理、給与の計算も勤怠に合わせて1分単位でおこなわなければなりません。

そのため、15分や30分単位で勤務時間を管理したり、時間外労働を四捨五入や切り捨てで処理することは違法となる可能性があります。

たとえば、定時が18時30分で、18時44分で退勤した場合は、定時後の14分も給与に加算しなくてはなりません。

ただし、1カ月単位ごとに残業時間を計算する仕組みを採用している企業では、業務を簡素化するために、定時以外の労働時間の端数は、30分未満であれば切り捨てることができます。

このように、タイムカードの計算方法には例外もあるため、正しい勤怠管理の方法を知り、それに基づいて処理することが大切です。そして、所定労働時間以外の勤務時間を減らすなど、従業員の労働環境を整備し、働きやすい職場作りに取り組むことも企業の重要な役割といえます。

タイムカードの原本管理を徹底する

タイムカードで勤怠管理をおこなう場合は、計算ミスや計算方法だけではなく、タイムカードの原本管理にも注意する必要があります。タイムカードの管理が徹底されていないと、従業員による改ざん・不正打刻や、タイムカードの紛失の恐れがあります

また、労働基準監督署（労基署）などから、情報の開示を要求される場合もあり、それに備えるためにもタイムカードの管理は重要です。

また、タイムカードに限らず、従業員の勤怠情報の保管期間にも注意が必要です。保管期間は法律によって定められており、法改正の影響などで保管期間が変わる可能性もあります。

このように、タイムカードで勤怠管理をおこなう場合には、保管方法や保管期間をきちんと確認した上で適切に管理することが重要です。

タイムカードの集計工数を削減するなら、勤怠管理システムがおすすめ

タイムカードでの集計には、メリットやデメリット、注意点があるためそれらを把握した上できちんと管理することが大切です。タイムカードでの勤怠管理に課題を抱えている企業は、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムを使用すれば、タイムカードを使用せず、自動で集計をおこなうことが可能です。そのため、タイムカードの管理コストを削減することができます。また、手作業による処理が減るため、人的ミスを未然に防止することが可能です。

さらに、勤怠管理システムには、打刻・集計・システム連携の基本的な機能だけではなく、有給休暇などの各種申請・スケジュール管理・アラートなど、システムごとのオリジナルの機能があります。

そして、打刻方法は、PC・スマホ・ICカードなど、自社のニーズにあわせて選ぶことが可能です。

このように、勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードの管理にかかるコストを削減でき、従業員の多様な働き方に柔軟にできます。

従業員の勤怠は正しく計算しよう

タイムカードの集計方法には、Excelを活用した方法や無料テンプレートを使用した方法、集計ツールを利用した方法などがあります。無料・有料を問わず、自社のニーズにあった集計方法を導入することが大切です。

また、タイムカードを集計するにあたって、計算ミス生じたり、計算方法やタイムカードの保管方法・保管期間を誤ったりすると、違法となり罰則が課される可能性もあります。

そのため、タイムカードの集計に課題を抱えている方は、正確で手間のかからない勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。