タイムカードとは？保管義務はある？

タイムカードとは、出勤や退勤をするときに、打刻をおこなうために使用される紙のカードを指します。時刻を測る機械であるタイムレコーダーに、タイムカードを挿入することで、打刻することが可能です。なお、タイムカードとタイムレコーダーをまとめて、「タイムカード」と呼ばれることもあります。

出勤簿やタイムカードといった従業員の出勤記録に関する書類は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、保管が必要な書類であると記されています。労働基準法でも保管期間や保管方法が定められているため、企業側には、タイムカードを規定に従って保管する義務がありあます。

タイムカードの管理を誤ってしまうと、違法となり、ペナルティとして罰金が課される可能性もあるため、注意が必要です。

タイムカードの保管期間は法改正で5年間に延長

2020年4月1日の労働基準法の改正にともない、タイムカードの保管期間は、一般的に5年間に変更されています。

なお、法改正が実施される前の保管期間は3年間です。そのため、2020年3月31日以前のタイムカードであれば、保管期間は3年間でも違法とはなりません。

ただし、退職金請求権や賃金請求権の消滅時効についても2年間から5年間に改正されているため、従業員から未払い賃金の請求訴訟などを受けた場合、証拠となる書類が存在せず、裁判で不利に働くリスクがあります。

そのため、2020年3月31日以前のタイムカードも5年間保管しておくのが得策といえるでしょう。

また、労働基準法の改正がおこなわれたにもかかわらず、社内のタイムカードなどの保管ルールが更新されていない場合もあるかもしれません。

書類保管に関する規定は、書類を適切に管理するために重要なルールです。この機会に見直しや新しく作成をおこなうのがおすすめです。

賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねる場合は7年間の保管が必要

タイムカードの保管期間は、一般的に5年間ですが、例外もあります。賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねる場合のタイムカードの保管期間は、7年間とされています。

このように、タイムカードの保管期間は、場合によって異なることがあります。

そのため、タイムカードを管理するときは、年単位および月単位で管理するのがおすすめです。年単位や月単位で保管すれば、確認したり、廃棄したりするためのタイムカードを素早くかつ適切に取り出すことができます。また、監査が入った場合でも安心できるように、適切に備えることが可能です。

タイムカードの保管義務はアルバイトに対しても生じる

労働基準法が指す「労働者」には企業で雇用されるあらゆる雇用形態の従業員が含まれているため、タイムカードの保管は正社員だけでなく、アルバイトや派遣など非正規雇用の従業員に対しても発生します。

また、退職者に関しても同様に、退職者の賃金請求権の消失時効に基づいて、規定の期間はタイムカードを保管しておく必要があります。

タイムカードの保管はなぜ必要？

ここでは、タイムカードを長期間にわたって保管が必要な理由について詳しく紹介します。

従業員とのトラブル防止のため

タイムカードは、従業員の労働時間を把握し、勤務状況を適切に管理するための重要な書類の一つです。勤怠管理がきちんとおこなわれていないと、従業員の労働時間や給与の支払いに関して、トラブルが発生してしまう可能性があります。

また、タイムカードは、従業員が出勤や退勤などの労働時間を記録しているため、労働時間の客観的な証拠書類として活用することが可能です。そのため、トラブルが発生したときに、タイムカードをきちんと管理していれば、状況を把握し、適切に対処できます。

従業員から請求を受けた場合、企業はタイムカードの記録の開示しなければいけないこともあります。法律での規定はありませんが、実際の裁判例で企業側にタイムカードの開示義務が生じているケースがあるため、何かあった時には、すぐに記録を開示できるように管理することが必要です。

このように、タイムカードは、従業員の労働時間を客観的に証明するための大切な書類であり、トラブル防止の観点からきちんと保管するようにしましょう。

労働基準監督署への情報開示に対応するため

タイムカードは、適切に保管していれば、情報開示の要求があった場合でも、スムーズに対応できます。従業員の勤務状況の管理や給与の支払いについて、適正かどうかの判断をおこなうために、労働基準監督署から、労働時間に関して、客観的に証明できる書類の提出を求められる場合があります。そのため、タイムカードを使用して勤怠管理をおこなっている場合は、きちんと保管しておくことが大切です。

労働基準監督署の情報開示に対して、必要な書類を提出できないと、企業の管理状況について指導がおこなわれることもあります。企業の大きな不利益につながる可能性もあるため、法に定められた保管期間で、適切にタイムカードを管理するようにしましょう。

タイムカードの保管期間の起算日は？

2020年4月の労働基準法の改正によって、タイムカードの保管期間を起算する日は、「給与の支払いが完了した日」に変更されました。法改正が実施される前の起算日は、「従業員が最後に打刻をおこなった日」でした。

タイムカードの起算日の明確な基準を把握するために、厚生労働省労働基準局が公表しているタイムカードの起算日の資料を、きちんと確認しておくことが大切です。

なお、雇用形態によって、起算日が異なることもあります。たとえば、派遣社員の起算日は、派遣契約が終了した日とされています。また、労働時間に関して自己申告制を採用している従業員についても、始業・終業の時刻の確認や記録を徹底し、勤務状況を適正に管理することが求められています。

勤務状況を適切に把握するために、タイムカードは、すべての従業員について管理するのがおすすめです。

タイムカードの保管方法

タイムカードは月、年ごとにまとめて保管することが推奨されます。もし過去の記録を見返す必要があった場合にもすぐに欲しい記録を見つけることができ、監査の時にもスムーズに対応できます。

また、高温になる場所や直射日光が当たる場所で保管すると、紙が劣化して打刻記録のインクが揮発してしまうリスクがあるため、日光を遮断できる涼しい場所で保管するようにしましょう。

輪ゴムやクリップでまとめると、紙が破れる原因にもなるのでできるだけ使わずに保管しましょう。

勤怠データの保管には勤怠管理システムもおすすめ

タイムカードには、保管期間があり、雇用形態や役職、タイムカードの用途などによって異なります。また、近年では、働き方改革の影響を受け、テレワークや時短勤務など多様な働き方が推進されています。そのため、タイムカードを使用した勤怠管理は複雑化しており、集計担当者の業務負担の増加につながる可能性もあります。

勤怠管理を効率化させたいと考えている方や、勤怠データの管理を簡素化させたいと考えている方は、勤怠管理システムの導入を検討するのがおすすめです。

勤怠管理システムでは、一般的に、勤怠データをPCやクラウド上に保管し、いつでも出力できるような仕組みが構築されています。また、勤怠管理システムを使用すれば、PC・スマホ・ICカード・生体認証など、自社のニーズにあわせて打刻方法を選択することが可能です。

さらに、自動集計・ワークフロー・スケジュール管理・多言語対応・外部システム連携など、勤怠管理を効率化する機能が数多く提供されています。

ただし、労働基準法の規定に対応しているかをきちんと把握することが大切です。場合によっては、法改正への対応については、自社で対応しなければならない可能性があります。そのため、事前にシステムを提供しているベンダーに問い合わせたり、システムの紹介サイトを確認したりするのがおすすめです。

タイムカードの保管期間に注意しよう！

タイムカードの保管期間は、2020年4月1日の労働基準法の改正により、一般的な保管期間は3年から5年に変更されています。また、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねる場合は7年間の保管が必要です。

そして、タイムカードの保管期間を計算する際に、起算日を正しく把握することが重要といえます。雇用形態によって、起算日が異なることもあるため、注意が必要です。また、法改正の前後で、起算日の算出方法について変更点があるため、きちんと確認しておきましょう。

タイムカードを適切に保管すれば、企業と従業員の間のトラブルを防止したり、労働基準監督署への情報開示にスムーズに対応したりすることができます。そのため、保管期間に注意して、きちんとタイムカードを管理することが大切です。また、タイムカードを使用した勤怠管理を効率化させたいと考えている方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。