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残業代の正しい計算方法を勤務体制別に分かりやすく解説

勤怠管理システム

2023.08.31

2023.08.31

従業員が定められた労働時間以上の時間労働をした場合、企業は残業代を支払う義務があります。残業のケースによって残業代の金額は変動するため、その残業の種類を把握する必要もあります。残業代の基本的な計算方法から注意すべきポイントまでまとめて解説します。

企業は従業員に対して基本の賃金以外にもさまざまな手当てを支払わなければなりません。その中の一つが残業代です。

残業代は単純に基本の労働時間に残業時間を追加して支払えばいいというものではなく、さまざまな種類ごとに計算しなければなりません。
複雑ではありますがこの残業代の計算や支払いをおろそかにすると罰則を受けることもあります。

残業代の基本的な計算方法から残業代を計算する際のポイントなどを今一度しっかり確認しましょう。

1. 残業代の基本的な計算方法

まずは残業代の基本的な計算方法を確認しましょう。

残業代は、「1時間あたりの基礎賃金(労働賃金)×法定労働時間を超えた勤務時間数×割増率」で計算されます。注意したいのが、残業代の計算方法では「基本給」は用いず、基本給に各種手当を加えた(例外は除く)1時間当たりの賃金を算出する必要があるということです。

この「1時間あたり基礎賃金」はアルバイトなど時給制の場合は計算しやすいですが、月給制の場合は別途計算して算出する必要があるため後程解説します。
月給などに含まれている通勤手当や家族手当、住宅手当などのさまざまな手当てを差し引き、その上で月給を労働時間で割ります。

労働時間は基本的に1日8時間、週40時間までと定められています。
このどちらかがオーバーしただけでも時間外労働となりますので注意してください。

残業代の割増率は、その残業の種類によって変動します。法定内残業、法定外残業、法定休日労働、深夜労働など、残業の種類ごとの判断方法、割増率を確認しましょう。

1-1. 1時間あたりの基礎賃金の計算方法

残業代の計算には基本給は用いず、1時間当たりの賃金(基礎賃金)を算出する必要があります。下記の公式にあてはめて、求めることが可能です。

「1時間当たりの基礎賃金=⽉の所定賃⾦額(月給) ÷ 1か⽉の平均所定労働時間数」

また、1か月の平均所定労働時間は、下記の公式で求めることができます。

「1か⽉の平均所定労働時間数=(365日−1年間の休日合計日数)×1日の所定労働時間数÷12か月」
なお、うるう年の場合は365日を366日に変更して計算します。

1-2. 法定内残業の場合

法定内残業とは残業ではあるものの、1日8時間、週40時間という法律の規定を出ない残業時間です。

例えば1日の労働時間が6時間と定められている企業の場合、7時間働くと1時間の法定内残業手当てを支払う必要があります。
この場合割増の賃金を支払う必要はありません。

単純に、「1時間あたりの労働賃金×労働時間外の勤務時間数」を残業代として計算します。

割増の残業代を支払う必要はないものの、アルバイト、パート、派遣、正社員、契約社員など、どの雇用形態であってもきちんと支払う必要があります。

1-3. 法定外残業の場合

「1日8時間、週40時間」という労働時間の規定を超えた残業をした場合に支払う義務が生じるのが法定外残業手当です。この法定外残業の割増率は1.25倍です。

1日8時間と労働時間が決まっている従業員が10時間労働した場合は、下記の公式で残業代を算出します。

「1時間あたりの労働賃金×法定労働時間を超えた勤務時間数×1.25」

1日6時間と労働時間が決まっている従業員が10時間労働した場合は「1日8時間まで」にあたる2時間分は「1時間あたりの労働賃金×労働時間外の勤務時間数」のみで、残りの2時間は法定外残業にあたります。

また、この割増率は「月に60時間まで」と定められています。

60時間以上の残業については割増率が1.5倍になります。

ただしこの1.5倍の割増率は、中小企業では2023年3月31日まで適用猶予となっています。

1-4. 法定休日労働の場合

法律では、1週間に1度、または4週間に4日の休日を与えることが義務づけられています。

これを超えて1週間に1日の休みに休日出勤をさせた場合、4週間に4日の休みのうち1日でも仕事をさせた場合、法定休日労働として「1.35」を割増した賃金を支払う必要があります。

休日に労働をさせた場合は「1時間あたりの労働賃金×労働時間×1.35」を計算してください。

なお、36協定の締結がない状態で法定休日に労働や残業をさせるのは違法にあたるため、注意しましょう。

1-5. 深夜労働の場合

労働時間が22時から翌朝の5時になる場合は深夜残業手当を算出しなければなりません。

この時間内に労働をした場合、基本の賃金に1.25倍をかけた賃金を支払う必要があります。

すでに「1日8時間」の規定を超えて22時に入っても残業をしている場合は「法定外残業(1.25倍)+深夜残業(1.25倍)」である1.5倍の残業代を計算することになります。

残業代は従業員全員が同じ割合なわけではなく、どの時間帯にどれだけ残業をしたかによっても変動します。タイムカードなどできちんと把握する必要があります。

2. 勤務体制別の残業代計算方法

近年はさまざまな勤務形態が採用されています。それぞれの勤務形態によっても残業代の計算方法は違います。あらかじめ各従業員の勤務体制を把握した上で残業代の計算を始めましょう。

2-1. フレックスタイム制

フレックスタイム制は清算期間内(あらかじめ定めた期間内)に所定労働時間分、労働ができれば、従業員が始業時間と退勤時間を決められるという働き方です。家事や育児をしながらでも働きやすく、より現代のニーズに合った働き方として注目されています。

このフレックスタイム制は「1日8時間以内」という縛りが適応されません。ですが残業代が発生しないわけではありません。
清算期間は最長3か月まで選択が可能ですが、1か月以内か1か月を超過する場合かでは、法定労働時間が異なります。

清算期間が1か月以内である場合は、法定労働時間の総枠は下記の公式で求めることが可能です。

法定労働時間の総枠=「清算期間の暦日数÷7」×「40時間(1週間の法定労働時間)」

清算期間が1か月以内である場合、上記の法定労働時間の総枠を超えた時間分に対して割増賃金が発生します。

また、清算期間が1か月を超過した場合は、以下の条件にあたる労働時間が法定時間外労働となり、割増賃金の支給が必要になります。

  • 清算期間全体の労働時間が、週平均40時間を超えた
  • 1か月の労働時間が、週平均50時間を超えた

2-2. 裁量労働制

業務をおこなうために従業員の裁量が重要になる業務を裁量労働といいます。

この裁量労働に必要な時間を定めて、「みなし残業代」としてその分の賃金を支払う義務があります。36協定を締結し、労働基準監督署に届け出をすることで、みなし残業時間の取り扱いが可能となるのです。

なお、みなし残業に上限はないものの、時間外労働の上限である月45時間・年間360時間までとするのが望ましいとされています。

デザイナーなど、特殊な職業にこの裁量労働制が採用されるケースが多いです。

裁量労働制は事前に残業代も含めた賃金を算出しているため、1日8時間、週40時間以上働いても、基本的には残業代を算出する必要はありません。

ですが深夜労働の場合と休日出勤の場合は通常の勤務体制と同じくその労働時間に割増率をかけた賃金を支払う必要があります。

2-3. 管理職

経営や管理などの権利を与えられている管理監督者、その役職ならではの待遇を受けている管理監督者、自分の労働時間を管理する権限が与えられている管理監督者である場合、残業代は算出されません。しかし「深夜手当」のみ計上が可能です。 

これらに該当しない場合は管理監督者としては捉えられず、所定労働時間を超えた労働時間には残業代を支払う必要があります。

2-4. 固定残業制

固定残業制とは、あらかじめ一定の残業時間に対する残業代を固定残業代として毎月定額で支払う仕組みです。定められた固定残業時間を超過した場合は、超過分に対して追加で手当を支払います。

固定残業代の計算方法は、通常の残業代の計算方法と同じであるため、しっかりと割増率を乗じて計算しましょう。

3. 給与形態別の残業代計算方法

給与形態によっても、残業代の計算方法は異なります。自社の給与形態に沿った残業計算方法を理解して、適切な手当を支払うことが大切です。

3-1. 年俸制の場合

年俸制は、成果や業績に応じた給与を1年単位で決定し、毎月分割で支払う仕組みです。
残業代は以下の公式で算出が可能です。

「残業代=年俸÷12÷1ヶ月の所定労働時間×割増賃金率×残業時間」

しかし、管理職や固定残業制にあたる場合も存在するため、一概に残業代が発生するとは限りません。

3-2. 月給制の場合

一般企業の正社員に最も多いのが、月給制です。月給制は安定的な賃金を支払い、加えて役職や正解に応じた手当や、企業によっては賞与などが存在します。
残業代は、以下の公式で算出できます。

「残業代=月給÷月平均所定労働時間数×割増賃金率×残業時間」

3-3. 日給制の場合

日給制は、1日あたりの給与が固定している給与形態です。残業代は、以下の公式で算出できます。

「残業代=日給÷1日の所定労働時間×割増賃金率×残業時間」

3-4. 時給制の場合

時給制も日給制のように、1時間あたりの給与が固定している給与形態です。アルバイトのシフトを超えた場合も残業といいますが、時間外労働(残業)の割増手当は法定労働時間の1日8時間以上の勤務のみに与えられます。

一方で22時~5時内で勤務をした場合は、深夜手当を割増賃金率に追加した手当が発生します。
残業代は、以下の公式で計算できます。

「残業代=時給×割増賃金率×残業時間」

3-5. 歩合給の場合

歩合給は、「インセンティブ制」や「出来高払制」などともいわれる、個人の業績や成果に応じて給与を支払う形態です。従業員に対して完全歩合制をとることは、労働基準法により認められておらず、「固定給+歩合給」といった形での支払いとなります。

残業代に関しては、固定給と歩合給に対する割増賃金を算出し、両者を合計したものになります。

固定給に対する残業代は月給制と同じく計算しますが、歩合給に関しては、

「時間の延長により成果が上がった」という捉え方がされるため、すでに時間単価の給与が歩合給に含まれているとし、1.25ではなく0.25をかけた金額が残業代となります。

歩合給の残業代は、以下の公式で算出できます。

「残業代=歩合給÷総労働時間数×0.25×残業時間」

「1時間あたりの賃金=歩合給額÷総労働時間数」

4. 残業代を計算するツール

残業代の計算方法はこのように雇用形態や給与形態によって変化します。また法定内残業や法定外残業の考え方が少し複雑であるため、複数人分を手計算でおこなうとミスが発生しやすかったり、時間や労力を割く時間がかさむなど、工数がかかります。

労働者に適切な賃金を支払うためにも、ツールを用いて効率的に残業代計算をおこないましょう。

4-1. 残業代計算サイト

従業員が大体1~10人未満であれば、残業代を計算できるサイトを用いることで、手計算と比較するとケアレスミスを防ぐことが出来るでしょう。

しかし人数が増えてくると、従業員一人ひとりの労働時間の記録を、手で打ち直す工数がかさんでくるため注意が必要です。

4-2. エクセル

無料テンプレートなども存在するため、初心者の方も活用が可能でしょう。従業員の基本情報や、労働時間などを入力することで、自動で計算が可能です。

一方で残業代だけでなく給与計算全体をおこなう際には、保険料率や税率の改定にも対応しなければなりません。忘れずにエクセルを更新させ、反映したシートで給与計算をおこなう必要があります。

4-3. 給与計算システム

給与計算システムを用いると、勤怠データとの連携がスムーズになり、入力の工数が大幅に削減できます。またクラウド形式のシステムは、法改正にも自動で対応しているため、手間を省きつつ、法に準じた適切な給与計算が可能となります。

5. 残業代を計算する際に気をつけるポイント

残業代の未払いが発覚するといきなり罰則が科せられるわけではありませんが、是正勧告がなされます。それでも改善しない場合は、6か月以下の懲役、または30万円以下の罰則が科せられる可能性があるため、しっかりと管理しましょう。

5-1. 残業代は1分単位で計算しなければならない

残業代は端数の切り捨てなどはできず、原則として1分単位で計算しなければなりません。タイムカードなどで勤怠を管理している場合も、端数はまるめずに計算しましょう。

ただし、月間の総残業時間が30分未満である場合は切り捨て、30分以上は1時間へと切り上げることが認められています。

5-2. 除外可能な手当は?

残業代をはじめとする割増賃金を計算する際に、基礎賃金には、以下の手当は含まないため注意が必要です。

家族手当

通勤手当

別居手当

子女教育手当

住宅手当

臨時で支払われた賃金

1ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金(賞与など)

引用:割増賃金の基礎となる賃金とは?|厚生労働省

これらの金額を差し引いた上で1時間あたりの労働時間を計算します。

6. 正しく残業代を計算してクリーンな職場を作ろう

残業代は一律ではなく、どの時間に働いたか、どの勤務体制で働いたか、どんな役職かによっても変動します。

残業代をきちんと支払わないと是正勧告がされ、それでも勧告を無視し続けていると罰則が与えられます。

クリーンな職場を目指すためにも残業代の計算はきちんと正確におこない、従業員も気持ちよく働ける環境を作りましょう。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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