勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、出勤や退勤時刻の記録のほか、残業、休暇の申請・取得、欠勤、従業員の労働時間を正確に管理するためのシステムです。

給与計算や打刻漏れなどもチェックできるため、業務効率化だけでなく、ヒューマンエラーによる給与計算ミスなどといったトラブルを防ぐこともできます。

勤怠管理システムを導入する目的

従来、従業員の勤怠については、手書きやExcel、タイムカードなどで管理をするのが一般的でしたが、近年では多くの企業が勤怠管理システムを導入しています。
その理由としては、次の2つが挙げられます。

業務の効率化

企業が勤怠管理システムを導入する理由としてまず挙げられるのが、勤怠管理に関わる業務の効率化です。

少子化による慢性的な人手不足の解消などを目的に働き方改革が推進されている昨今、残業や休日出勤などを抑え、労働時間を減少させるため、各企業はさまざまな業務効率化を図っています。

従業員の勤怠実績やシフト管理、給与計算などをひとまとめに管理できる勤怠管理システムを導入すれば、「給与計算に時間に時間がかかり他の業務を圧迫する」「タイムカードの打刻漏れを確認する作業に時間がかかる」といった無駄な作業時間がなくなり、人件費や業務時間を大幅に削減することが可能です。

ヒューマンエラーを防ぎ厳密な勤怠管理が行える

2019年に施行された「働き方改革関連法」によって、企業の勤怠管理はより厳密におこなうことが求められるようになりました。

厚生労働省が策定する「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン​​」では、従業員の出退勤について、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録といった、「客観的な記録」を基に、適正に確認することを原則としています。［注1］

退勤管理システムでは、客観的な記録ができるとともに、従業員の自己申告や手書きやExcelを使った勤怠管理で起きがちな給与計算ミスが防ぐことができるため、残業代未払いなどのトラブルを回避できます。

また、働き方改革では、過度な長時間労働による過労死や心身障害などを防止するため、36協定の特別条項に上限が設けられました。
上限を超えた労働時間を課した場合は法によって処罰されるようになりました。

このような法改正にも適切に対応するためには、従業員の残業時間を正確に把握できる勤怠管理システムの導入が欠かせないでしょう。

［注1］厚生労働省｜労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

勤怠管理システムの主要な機能

ここでは、勤怠管理システムの主要な機能について詳しく紹介します。

打刻

勤怠管理システムには、下記のようなさまざまな打刻方法が搭載されています。

• Web（PC・スマホ・タブレットなど）
• ICカード
• QRコード
• チャット（SlackやLineなど）
• GPS
• PCログ
• 生体認証（顔認証や指紋認証など）

勤怠管理システムを導入すれば、複数の打刻方法を組み合わせて、労働時間の適切な把握や内部不正の防止、多様な働き方の推進などの目的を実現することができます。

ワークフロー

ワークフロー機能を使用することで、休日出勤や時間外労働といった申請・承認などをシステム上でおこなうことができます。また、社内ルールにあわせてフローをカスタマイズすることも可能です。

アラート

アラート機能を活用することで、打刻漏れがあった場合や残業時間が超過した場合などに通知することができます。

アラート機能は、従業員だけでなく管理者にもアラートを出せるので、労働状況をきちんと管理するために便利な機能です。また、アラートの基準や方法も選択できる場合があります。

自動集計

自動集計機能を活用すれば、打刻データを基に出勤日数や労働時間、残業時間、休日出勤数などを自動で集計することができます。手作業で集計する機会を減らせるので、ミスの防止や業務の効率化につなげることが可能です。

シフト・スケジュール管理

シフト管理やスケジュール管理の機能を用いれば、シフト作成・変更や休暇の管理、予実の管理などをおこなうことができます。時間に応じて必要な人員を設定しておくことで、人数の過不足を一目で把握できるシステムもあります。

外部連携

勤怠管理システムには外部連携機能が搭載されています。ただし、システムによって連携できるツールは決まっている場合があるので注意が必要です。外部連携機能を活用して、勤怠管理システムと給与計算システムや人事労務ソフトなどと連携させることで、データの入出力の手間を削減し、業務を効率化することができます。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型、パッケージ型といったさまざまな種類があります。ここでは、それぞれの種類の特徴を詳しく紹介します。

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムはインターネットに接続するだけで使うことが出来るシステムです。サーバーを設置する必要がないため、初期の導入費用が安く済みます。従業員1人に対し、月額数百円～という価格帯のものが一般的です。

PCだけでなく、スマホアプリやタブレットからの打刻も可能なものが多く、従業員の利便性が高いのも特徴です。法令規則に変更があった場合の機能のアップデート対応も運用会社がおこなうため、自社で対応する必要が無いこともメリットの一つです。

ただし、インターネットやシステムにトラブルが発生したら、操作ができなくなる可能性があります。そのため、クラウド型のシステムを導入する場合は、障害時の対応方法を明確にしておくことが大切です。

オンプレミス型

オンプレミス型の勤怠管理システムは自社でサーバーを設置し、プログラムをインストールして運用するシステムのことです。

オーダーメイドのプログラムを組めるため、特殊な労働形態にも対応しやすいことが特徴です。また、自社のニーズにあわせてセキュリティを強化できるのもメリットです。

ただし、完全受注対応のため、導入費用が数十万円～数百万円と高額になりやすいです。また、システムについての知見がある人材が社内にいない場合、運用が難しいというデメリットもあります。そのため、オンプレミス型の勤怠管理システムは、必要な予算や人材を明確にしたうえで導入することが大切です。

パッケージ型

パッケージ型の勤怠管理システムは、自社のPCに既成のソフトウェアをインストールすることで運用するシステムのことです。

パッケージ型は既に出来上がったソフトウェアを購入して利用するので、素早く導入・運用できるというメリットがあります。また、PCにインストールするので、常にインターネット環境に接続しなくても、勤怠管理の業務ができます。

ただし、機能のカスタマイズが難しく、ソフトウェアのアップデートは自社でおこなわなければなりません。そのため、勤怠管理システムに必要な機能を明確にしたうえで、導入するツールを選ぶことが大切です。

勤怠管理システムを導入するメリット

ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

入力ミスを防ぎ正確な打刻時間が把握できる

紙のタイムカードで出退勤時間を管理している場合、出勤や退勤のためにタイムレコーダーに列ができると、正しい時間に打刻できない恐れがあります。また、手作業での給与計算の際、労働時間の入力ミスなどを起こすこともあります。

勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードの列に並ぶことなく、自分のICカードやスマートフォン、パソコンなどでスムーズに打刻することができます。
また、従業員の打刻ミス防止にもつながるので、正確な出退勤時間を把握することが可能です。さらに、労働時間などをデータで出力できるため、ヒューマンエラーが発生しにくく、給与計算を正確におこなうことができます。

認証システムで不正を防止できる

勤怠管理システムには、顔認証や指紋認証といった認証システムが搭載されているものも多いので、本人以外の不正な打刻を防ぐことができます。

また、勤怠データの修正履歴が正確に記録されるため、従業員が勝手に遅刻を修正したり、残業時間を水増ししたりするなどの不正も防止できます。

従業員の労働時間を正確に管理できる

勤怠管理システムは従業員の遅刻、早退、欠勤、休暇取得、残業時間など、勤務状況を正確に管理できます。

残業時間や36協定の上限を超えていないか、あと何時間で超過するか定期的に確認することもできるため、サービス残業や残業時間の過小申告などを防止できます。

多様な働き方を推進できる

紙のタイムカードを利用して勤怠管理をおこなっている場合、オフィスに出社しなければ打刻ができません。そのため、テレワークの場合、正しい労働時間を管理できない恐れがあります。

勤怠管理システムを活用すれば、多彩な打刻方法を導入できるとともに、PCやスマホ、タブレットといったさまざまな端末から打刻することができるようになります。そのため、自宅や出張先からも打刻できるので、在宅勤務などの多様な働き方を推進することが可能です。

人事担当や管理職の負担を軽減する

勤怠に関わる業務は、工数も多く煩雑です。
特に給与計算は正確性を求められるうえ、雇用形態・労働契約が異なる従業員が多い場合、より作業は複雑になります。

勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の集計だけでなく、時間のかかる勤怠管理を効率的におこなうことができます。

また、給与計算ソフトとシステム連携をすれば、出勤・退勤などのデータを取り込むだけで正確な給与計算ができるので、人事担当や管理職の業務負担を軽減することが可能です。

入力や申請にかかる従業員の手間を軽減

勤怠管理システムにはワークフロー機能が搭載されており、従業員の直行直帰や休暇の申請・承認をシステム上でおこなえるため、申請書類の提出をしたり、上司の押印をもらったりする手間を省くことができます。

また、スマホやタブレットといったモバイル端末にも対応している勤怠管理システムを導入すれば、出張などの移動中でも操作できるので、従業員の勤怠管理業務の負担を効率化することが可能です。

法改正にもスピーディーに対応できる

現在政府が推進している「働き方改革」によって、従業員の就業時間をより厳密に管理することが求められています。

2019年に施行された「働き方改革関連法」では、残業時間に上限規制が設けられるようになりました。2023年には、月60時間を超えた残業に対して50％の割増賃金を支払う義務が課せられる企業の対象範囲が大企業から全企業へと拡大され、残業への規制は強化されています。
これに伴い労働基準監督の監査も、厳しさを増しているため、企業は法令順守を意識した勤怠管理をおこなう必要があります。

勤怠管理システムを使うことで、リアルタイムで従業員の就業時間を計算できるようになるため、知らず知らずのうちに違法な労働をおこなわせているというリスクを減らすことが可能です。また、勤怠管理システムは労働時間の把握から集計までをシステム上でおこなえるので、割増賃金を正しく計算して支給し、未払い賃金などのリスクを軽減することもできます。

勤怠データを経営戦略に活かせる

勤怠管理システムを使って従業員の労働状況を管理する場合、データをシステムに蓄積させることができます。分析機能を使用すれば、部署やプロジェクトごとに一人あたりの残業時間や、テレワーク推進状況などをグラフで可視化して把握することが可能です。

このような分析結果は、新しく勤怠に関するルールを設けたり、適切な人材配置をおこなったりするための重要なデータになります。このように、勤怠管理システムに蓄積されたデータは、経営陣の意思決定などの経営戦略に活かすことが可能です。

勤怠管理システムを導入するデメリット

勤怠管理システムの導入はさまざまなメリットがある反面、いくつかのデメリットもあります。ここでは、勤怠管理システムを導入するデメリットについて詳しく紹介します。

運用コストがかかる

勤怠管理システムの導入でまず問題になるのがコスト面です。
システムには月額数百円で使用できるクラウド型から、サーバーの構築や保守費用を含めて数百万円かかるオンプレミス型までさまざまなタイプがあります。

また、企業によって独自の雇用形態を採用していることから、有料カスタマイズが必要なケースもあるかもしれません。。
まずは勤怠管理システムの導入・運用にかかるコストと、勤怠管理システム導入により削減できるコストを明確にして費用対効果を検証することから始めてみましょう。

就業規則に対応しきれない場合がある

勤怠管理システムを導入する際、特に気をつけなければいけないのが、自社の雇用形態や就業規則にシステムが対応できるかどうかです。
特に複数の雇用形態や就業形態を採用している、勤務地が複数あるといった独自の制度が多い企業の場合、必然的に就業規則も複雑になり、システムがそれに対応しきれないケースもあります。

そのため、勤怠管理システムの導入方法や選び方を正しく把握して、自社にあったシステムを導入することが大切です。

勤怠管理システムの導入手順と流れ

ここでは、勤怠管理システムの導入手順と流れを順を追ってわかりやすく解説します。

1. 導入目的を明確にする

まずは勤怠管理システムの導入目的を明確にすることが大切です。目的を曖昧にしたまま勤怠管理システムを導入すると、システムの導入自体が目的となってしまい、その先にある「コストの削減」「適切な労働状況の把握」「テレワークの推進」といった本来の目的が達成できない恐れがあります。勤怠管理システムの導入はあくまでも手段であり、その先にある目的を明確にすることで、システムの導入効果が期待できます。

2. 勤怠管理システムを比較・選定する

定めた目的を達成するために必要な機能が搭載された勤怠管理システムを選びましょう。その際に、複数の勤怠管理システムを比較するのがおすすめです。コストや機能面、使いやすさ、セキュリティ面など、候補のシステムを多角的にチェックして、自社のニーズに合った勤怠管理システムを選定しましょう。

3. 導入に必要な機器を手配して設定する

導入する勤怠管理システムが明確になったら、必要な打刻機器やネットワーク機器などを用意し、従業員データの取り込みやシステムの初期設定をおこないましょう。

4. 社内ルールを見直して試験運用を実施する

勤怠管理システムの初期設定が完了したら、運用時に混乱を招かないよう社内ルールの見直し・整備をおこなうことが大切です。また、いきなり全社的にシステムを導入すると、トラブルが発生してしまい、修正のためのコスト負担が大きくなる恐れがあります。

そのため、まずは小規模な範囲で導入してみて、問題点がないか確認しましょう。テスト運用のために、無料トライアル期間が用意されている勤怠管理システムを導入してみるのもおすすめです。

5. 実際に運用を開始する

試験運用をおこない、問題点がなかったら実際に運用を開始します。このときに、従業員に勤怠管理システムの操作方法をきちんと周知しておくことが大切です。たとえば、研修や説明会を開催したり、システムの操作マニュアルの作成・配布をおこなったりするのがおすすめです。

また、社内にシステムの相談窓口を設けておくことで、従業員がシステムの操作に困った場合などでも、スムーズに対応することができます。

6. 定期的に評価・改善をおこなう

勤怠管理システムの運用が開始したら、定期的に評価・改善をおこないましょう。たとえば、勤怠に関する申請・承認がスムーズにできていない場合は、ワークフローの設定を見直しましょう。このように、運用と評価・改善を繰り返すことで、より大きなシステムの導入効果が得られるようになります。

勤怠管理システムを選ぶときの比較ポイント

ここでは、どのような勤怠管理システムを導入すればよいか分からないという方に向けて、勤怠管理システムを比較する際に確認するべきポイントを詳しく紹介します。

打刻方法は自社にあっているか

勤怠管理システムの打刻方法には、PCやスマートフォン、タブレット、タイムカード、ICカード、指紋認証、静脈認証などがあります。自社の業務内容にあわせて、適切な打刻方法を選択することが大切です。

また「他者が代わりに打刻する」「出勤していないのに打刻だけ済ませる」といった不正がおこわれないよう、顔認証やGPSで打刻可能範囲を制限するといった機能を採用するのもおすすめです。

誰にとっても使いやすいか

勤怠管理システムはすべての従業員が使用することになります。機能が多く操作が難しいと、勤怠管理の業務に時間や手間がかかり、社内全体の生産性低下につながる恐れがあります。そのため、自社の従業員のITリテラシーなどを考慮し、誰にとっても使いやすく、直感的に操作できる勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

コストパフォーマンスが適正か

勤怠管理システムを選ぶ際は、システムを利用する規模や自社の就業規則に対応できるかどうかを確認することが大切です。従業員の人数や拠点の数など、企業の規模や対象範囲によって料金は変わることがあります。

導入する勤怠管理システムの料金プランは適切か、不要な機能によりコストは高くなっていないかなどをきちんと確認しましょう。

外部システムとの連携は可能かどうか

勤怠管理システムには外部連携機能が搭載されています。勤怠管理システムと給与計算システムを連携すれば、労働状況の管理から給与の支払いまでを効率化させることができます。そのため、導入する勤怠管理システムと、既存のシステムが連携できるかをきちんと事前に確認しておくことが大切です。

サポート体制は十分か

勤怠管理システムを導入する場合、システムの設定方法や使い方が難しく、運用までに時間がかかる可能性があります。また、運用後に打刻方法やワークフローなどに問題が発生することもよくあります。

そのため、社内にきちんと定着させるためにサポート体制が十分かどうかも確認しましょう。なお、導入時だけでなく、運用後もサポートを受けられるベンダーもあります。また、サポートの問い合わせ方法や時間なども考慮に入れることが大切です。

勤怠管理システムの導入で適切な勤怠管理と業務効率化によるコスト削減を実現

勤怠管理システムを導入する目的は、勤怠に関わる業務効率化と厳密な勤怠管理です。
出勤や退勤時刻の記録、残業、休暇の申請・取得、欠勤などを正確に管理できるため、これまで業務にかかっていた人件費や無駄な業務時間を削減できるでしょう。

勤怠管理システムを導入する際は、メリット・デメリットについてしっかり理解したうえで、自社に合ったシステムを選定することが大切です。