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タイムカードを使って給与計算する方法とは?集計時の注意点も解説

勤怠管理システム

2023.08.31

2023.08.31

タイムカードを使った給与計算には、電卓やエクセルなどの表計算ソフト、集計サイトを用いる方法、勤怠管理システムなどいろいろな方法があります。中でも勤怠管理システムを使った方法は自動でデータ入力・集計が行われるため、業務効率化につながるほか、人的ミスも防止できます。

従業員の給与を正しく計算するためには、タイムカードなどを用いて一人ひとりの労働時間を正確に把握する必要があります。

タイムカードは従業員の始業時刻や終業時刻を簡単に打刻できる便利なツールですが、集計時にはいくつか気をつけなければならない点もあります。

今回は、タイムカードを使った給与の計算方法や、集計時の注意点、タイムカード以外で効率よく給与計算する方法について解説します。

1. タイムカードを使った給与の計算方法

従業員の給与を計算する際は、実労働時間と時間外労働時間、遅刻・早退の有無などを調べなければなりません。

一般的なタイムカードには始業時刻と終業時刻の2つが打刻されますので、給与計算の際は2つの時刻から従業員の労働時間を算出する必要があります。

タイムカードから従業員の労働時間を計算する方法は大きく分けて4つありますが、それぞれ特徴が異なりますので、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

ここでは、タイムカードを使った給与の計算方法と、その特徴を4つのポイントに分けてご紹介します。

1-1. 電卓を使って計算する

タイムカードに打刻された時刻をもとに、電卓を使って実労働時間および時間外労働時間を算出する方法です。

まずタイムカードに記載されている労働時間を所定労働時間、時間外労働、深夜労働など割増が必要な勤務時間にそれぞれ分けて集計をおこないます。

時間外労働と深夜労働は、割増率が25%なので

「1時間あたりの基礎賃金 × 労働時間数 × 1.25」で割増計算をおこないます。

休日労働の場合は、割増率が35%なので、

「1時間あたりの基礎賃金 × 労働時間数 × 1.35 」が割増賃金の計算式になります。深夜残業の場合には、割増条件が重複しているため割増率が50%になるなど、割増条件が重複した場合には割増率を引き上げる必要があるので、勤務時間の集計の際には分けて集計しておきましょう。

電卓での給与計算は、電卓1つで事足りるので、一見最もコストのかからない方法に思えますが、従業員全員の1ヵ月分のタイムカードを手作業で集計するのは非常に手間と時間がかかります。

従業員数が多い場合など、計算すべきデータが膨大である場合には、かえって人件費が高くついてしまう可能性があります。

また、電卓は打ち間違いも生じやすく、給与計算ミスのリスクもあります。。

特に時間外労働の計算にミスがあると、給与の過払いや未払いが発生する原因となり、従業員に迷惑をかけてしまいます。場合によっては社会保険料や税金の額にも修正が必要になるため、事務手続きがさらに煩雑になります。

現在は後述する表計算ソフトやシステムの台頭により、電卓でタイムカードの計算をおこなっている企業はごく少数といえるでしょう。

1-2. エクセルなどの表計算ソフトを使って計算する

エクセルなどの表計算ソフトを使ってタイムカードの計算をおこなう方法です。表計算ソフトの関数や書式を利用すれば、入力したデータを自動集計することが可能です。

電卓のように一つひとつ計算する方法に比べると手間がかからない上、入力したデータに間違いがなければ正確に集計できるところが大きな特徴です。

例えば、休憩時間を差し引きたい場合などにはTime関数を、シフト制などでの勤務で朝番の賃金のみを計算したい場合には、VLOOKUP関数を用いると簡単に集計ができます。

表計算ソフトはオフィスのPCにもともとプリインストールされているケースが多く、給与計算用のエクセルテンプレートももインターネット上で無料ダウンロードできるので、新たなコストが発生しにくいのも利点のひとつです。(参考:給与管理表 (明細書付き)|Microsoft

ただ、タイムカードから表計算ソフトへのデータ入力は手作業でおこなわなくてはならないので、従業員が多い企業ではかなりの時間と手間がかかります。

また、エクセルでの管理の場合、誰かが勤怠データを編集したり、改ざんしたりするリスクがあります。編集権限の付与の範囲を限定するなど、簡単に数値をいじることができない設定にするなど対策をおこないましょう。打刻データの入力ミスがあると集計結果にも誤りが生じる原因となります。

1-3. 集計サイトを使って計算する

WEB上には、無料でデータ集計をおこなってくれるサイトがあります。

システムの仕様はサイトによって異なりますが、始業時刻・終業時刻・休憩時間を入力すると、自動的に労働時間や給与計算時間、日給などの計算結果が表示される仕組みになっています。

サイトによっては給与計算の単位を分単位で設定できるほか、切り捨てや切り上げ、四捨五入などにも対応しているため、自社の勤怠ルールに合った方法で集計することが可能です。

表計算ソフトがなくても自動集計できるのが利点ですが、利用中に広告が表示されることと、電卓や表計算ソフト同様、データの入力ミスがあると誤った結果が出てしまうところが難点です。

1-4. 勤怠管理システムを使って計算する

タイムレコーダーなどの打刻機と連携した勤怠管理システムを使って給与計算をおこなう方法です。従業員が打刻をすると、打刻データが転送され、システムに自動入力される仕組みになっています。

あらかじめ給与計算のルールをシステムに設定しておけば、データの集計もシステムが自動でおこなってくれるので、データ入力・集計の手間を丸ごとカットできます。

他の方法のような入力ミスが発生する心配もなく、タイムカードの打刻データに基づいた正確な給与計算をおこなえるのも勤怠管理システムならではの魅力です。

システムの導入・運用コストはかかりますが、勤怠管理や給与計算業務の効率化や、労使間トラブルの防止につながるので、積極的な導入の検討をおすすめします。

2. タイムカード集計時の注意点

タイムカードの集計をおこなう際に注意したい点を2つご紹介します。

2-1. 10分、15分などの単位での労働時間切り捨ては原則として違法

タイムカードは分単位で従業員の労働時間を計測することが可能です。給与計算は本来1分単位で集計し、賃金を支払う必要がありますが、計算が煩雑になるため、月単位での時間外労働、休日労働及び深夜業の各々の時間数の合計における30分未満の端数は切り捨て、30分以上の端数は切り上げる方法であれば、打刻のまるめ処理が認められています。[注2]

しかし、集計が面倒だからといって1日単位であったり、本来の従業員の労働時間よりも短く見積り労働時間の端数を切り捨てて計算すると、労働基準法第24条で定めた賃金全額払いの原則に反します。[注1]

実際、過去には15分未満の労働時間を切り捨てて給与計算をおこなっていた企業に対し、未払い分の支払いを求めた判例もあります。

端数処理をまるめる場合は1ヵ月分の集計時に実施し、日単位での切り捨てや切り上げはおこなわないよう注意しましょう。

2-2. ダブルチェック体制を整える

電卓や表計算ソフト、集計サイトを使った労働時間および給与計算は、データ入力ミスがあると誤った結果が算出されてしまいます。

特に一人で作業をおこなっているとヒューマンエラーが発生しやすいので、できあがったデータは2人以上で確認するなどのダブルチェック体制を整えることが大切です。

勤怠管理担当者の人手が足りない場合や、ダブルチェックの手間を省きたい場合は、データの入力・集計を自動化できる勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

3. タイムカード以外で効率よく給与計算する方法

タイムカードは始業・終業時刻を正確に打刻できる便利なツールですが、一方でタイムカードならではのデメリットが2つあります。

1つ目は、打刻にやや手間と時間がかかるところです。

数あるタイムカードの中から自分のカードを探し出し、タイムレコーダーに差し込んで打刻した後、カードを元の場所に戻す…といった一連の作業は、実際にやってみると1分ほどの時間を要します。

たかが1分と思われがちですが、タイムレコーダー前に5人並んでいれば5分、10人並んでいれば10分のタイムロスとなります。

特に始業時はタイムレコーダー前に行列ができやすく、混雑を回避しようと打刻を後回しにした従業員が、そのままタイムカードを押し忘れるといったミスも発生しやすくなります。

2つ目は、タイムカードの管理・保管に手間がかかるところです。

労働基準法第109条では、使用者は賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存することを義務づけています。[注1]

労働時間を打刻したタイムカードは「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に含まれるため、給与計算が終わった後も、タイムカードを5年間保管しておく必要があります。

タイムカードは毎月、従業員1人1人に発行するものなので、従業員の数が多くなるほど、タイムカードの管理にかかる負担と保管スペースは大きくなります。

3-1. ICカードでの打刻を用いる

こうしたタイムカードならではの問題を解決する策としては、、ICカードやスマホ・タブレット対応の勤怠管理システムに打刻方法を切り替えることも有効です。

ICカードをカードリーダーにかざす、あるいはスマホやタブレットをタップするだけで始業・終業時刻を記録できるので、タイムカードを使った方法よりも手軽でスムーズに打刻をおこなえます。

ICカードやスマホ・タブレットは従業員が保有しているものをそのまま活用できるので、会社側がカードを保管する必要性がないうえ、毎月のタイムカードの固定費の削減にも繋がります。

3-2. 勤怠管理システムを導入する

スマホやタブレット、各自PCなどから打刻をおこなうクラウド型の勤怠管理システムもおすすめです。

勤怠管理システムでは、打刻データはシステムに自動で転送・入力・集計されるので、手作業で計算する手間も削減することができ、勤怠管理担当者の業務を効率化することができます。

また、法改正があった際もクラウド型の勤怠管理システムであればシステム側で最新のフォーマットや情報に対応してくれるので、書類のフォーマットや関数の変更等に対応する必要がなくなります。

4. タイムカードを使って給与計算するなら勤怠管理システムの導入がおすすめ

タイムカードを使って労働時間や給与を計算する方法には、電卓やエクセルなどの表計算ソフト、集計サイトなど様々な種類があります。

ただ、手作業によるデータ入力・集計をともなう方法は手間と時間がかかる上、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

こうしたタイムカードならではの課題を解決するために、データ入力から集計まで自動でおこなわれる勤怠管理システムを導入を検討することも有効な手段です。タイムカードでの勤怠管理よりも簡単かつ、正確に労働時間の把握が可能になるでしょう。

[注1]残業手当の端数処理は、どのようにしたらよいですか。|厚生労働省 鹿児島労働局
[注2]労働基準法|e-Gov法令検索

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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