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残業問題とは?残業が発生する原因や4つの解決方法をわかりやすく解説

勤怠管理システム

2023.08.31

2023.08.31

残業は人手不足や意識の違いなどさまざまな要因から発生するものです。残業があたり前になっている状態を放置していると、深刻な問題が引き起こされる可能性があります。残業発生の原因や問題について解説するとともに、残業問題を解決する3つのアイデアを紹介します。

1. 残業への問題意識が高まった働き方改革

労働力不足や長時間残業による健康被害等の課題を背景に、政府主導の働き方改革が始動しました。

働き方改革関連法案が、2019年4月より大企業に、2020年4月より中小企業に対して施行され、残業に上限規制が設けられたことで、残業を管理する必要性が高まっています。

法改正以前から、36協定を結んでいても「月45時間、年間360時間」を超えて残業をさせてはならないとされていましたが、違反しても大臣告示がなされるのみで、罰則はありませんせんでした。加えて、特別条項には上限が無かったため、実質無制限に残業させられることが問題となっていたのです。

しかし法改正によって、この「月45時間、年間360時間」の規定に法的義務が生じ、違反した場合は6ヵ月以下の懲役、又は30万円以下の罰金が課せられることとなりました。

ただし、臨時の特別な事情がある場合については、労使間で特別条項を締結し、労働基準監督署長に届け出ることで残業の上限を延長することも可能です。

特別条項を結んだ場合の残業時間の上限は最大「年間720時間以内」まで延長することができますが、延長は必要最低限の時間でおこなわなければなりません。

また、特別条項を締結した場合でも、「月の残業時間が100時間未満であること」「45時間を超えて残業をさせられるのは年間6回まで」など、各月の残業時間には細かな上限が設けられています。

2. 残業が発生してしまう原因

残業を削減することは大切ですが、発生原因を特定することで、より根本的な問題解決につながるでしょう。ここでは、残業が発生してしまう原因を紹介します。

2-1. 人手不足による業務量の増加

人手が足りないことで、従業員1人に対する業務量が増えるため、残業が発生しやすくなります。人手不足の問題は多くの企業が抱える課題ですが、労働人口が減少しているため、求人募集をかけてもなかなか人材が集まりづらい状況です。

残業を発生させないためには、人員と業務量のバランスが取れている必要があります。

2-2. 残業への意識が人によって異なる

これまで日本の企業は年功序列制度を取り入れることが多く、ひとつの企業で長く勤めるほど出世し、給与もアップするのが一般的でした。そのため、いかに会社に尽くしているかが評価対象となり、それは残業して頑張ることとイコールだったのです。

昔の風潮が現代にも残っている企業では、残業が当たり前といった雰囲気があります。
若手はプライベートを優先する傾向にありますが、先輩や上司が残業していると帰りにくく感じてしまい、必要のない残業をしてしまいます。

2-3. 業務効率が悪い

業務を進める効率が悪いと定時までに仕事が終わらず、残業を発生させる原因になります。業務効率が悪い理由は能力の差などももちろんありますが、それだけでなく、管理職のマネジメントスキルやスケジュール管理能力の低さなども挙げられます。

部下にどのくらいの業務負担がかかっているか、仕事の進捗具合などが把握できていないと、適切な仕事の割り振りができないため残業時間を増やしてしまうでしょう。また、システムを導入することで削減できるはずの作業を人がおこなっているケースも、業務効率を下げます。

2-4. 業務の無駄が多い

普段あたり前におこなっている業務の中から無駄を探し出すのは意外にも難しいものです。

ですが、実は毎日おこなっている会議や打ち合わせが無駄だったというケースも考えられます。
目的のはっきりしない定例会議、報告をするためだけの会議、資料の読み合わせのための会議など、しなくても良い会議をおこない、業務時間が削られて残業時間が増えている場合もあります。

無駄な会議が多いことで会議用の資料作成作業も発生し、さらに仕事が増えることもあるでしょう。

会議以外にも、形だけになっている意味のない朝礼や終礼なども、無駄な業務に該当する可能性があります。メール対応は1通だけならすぐに返せるかもしれませんが、量が多いと意外に時間がかかるものです。社内連絡であればチャットツールを利用した方が効率的でしょう。

2-5. 繁忙期が定期的にある

職種によっては特定の時期だけ忙しく、どうしてもその期間は残業が発生してしまうというケースもあります。

決まった時期だけアルバイトなど人を多めに配置する措置が取れるのであれば良いですが、専門的な職種であったり、一時的な対処がしにくい場合は、残業発生を抑えることは難しいかもしれません。

特定の従業員に業務負担がかからないよう、チーム内でお互いの業務量を把握するなど、繁忙期に向けた対策が必要です。

3. サービス残業への問題意識

サービス残業とは、規定の賃金を支払わずに従業員に時間外労働をさせることを指します。賃金の未払いは違法であるため、サービス残業が発生しないよう対策を取らなければなりません。

企業が正しく従業員の残業管理をおこなっていないと、知らないうちに従業員がサービス残業をしているというケースも起こり得るため、従業員を適切に管理しましょう。

3-1. サービス残業が起こりやすい環境

サービス残業が起こる要因の一つに上司の残業に対する認識があります。残業をすることが美徳と捉え、「たかが30分を残業とするなんてケチくさい」というようにサービス残業を当たり前だと考えている人がいます。残業代は1分単位で支払わなければなりません。このような上司の法令順守意識の低さがサービス残業を生む原因になります。

また、就業時間の管理が適切におこなわれていない職場環境はサービス残業を生みやすい環境だといえます。

残業の削減の対策として、定刻でPCをシャットダウンしたり消灯をしたりしてする企業があります。残業が発生する本質的な要因を解消せずに、このような施策をおこなうと、業務が終わらず自宅で隠れて残業をする従業員が発生する可能性があります。

加えて、昨今はリモートワークが広まり、リモートワークの就業時間の把握の困難さによるサービス残業も問題視されています。

また、労働基準法41条で管理監督者が残業の割増賃金支払い対象から除外されていることを悪用し、本来管理職の業務をおこなっていない従業員に対して管理職の立場を与え人件費をカットする企業があります。

これらの名ばかり管理職は労働基準法にある「管理監督者」の要件から外れるため、これらは残業代の未払いとして不当なサービス残業にあたります。

3-2. サービス残業のリスク

サービス残業を放置していると、労働基準監督署の監査で指摘を受け、罰則を課されたり、従業員との訴訟に発展する可能性があります。

賃金請求権の消滅時効は、以前は2年でしたが、法改正により、2020年4月1日以降に支払期日が到来する賃金については5年(当面の間は3年)に延長されました。

もし、1時間あたりの基礎賃金が2,000円で月20日出勤する従業員に対し、3年間にわたって2時間のサービス残業をさせていた場合、

2,000円×2h×20日×36ヵ月=2,880,000円

以上の通り、288万円の未払い賃金が発生することになります。
もし仮に同様の従業員が100人いた場合には、

2,880,000円×100=288,000,000円

よって、2億8,800万円の未払い賃金が発生することになります。このような状況が発生すると企業の経営が破綻しかねません。

賃金の未払いは企業のイメージを大きく低下させかねないため、従業員にサービス残業をさせることがないように注意しましょう。

4. 残業が引き起こす深刻な問題とは

残業が多いと感じている場合、長時間労働がもたらす深刻な問題を抱えてしまうかもしれません。残業が引き起こす問題を確認していきましょう。

4-1. 従業員の体調に悪影響を及ぼす可能性

過度な残業は心身の負担が大きく、うつ病などの精神疾患を発症させるリスクを高めます。

残業疲れで思考力や生産性が落ち、さらに残業が増えてしまうという負のループに陥りやすくなり、労働時間は長いのに仕事が進まずストレスを増幅させてしまいます。

残業が多くて睡眠時間が十分に取れていないと、さまざまな病気の原因となり、休職や退職に追い込まれる可能性もあるかもしれません。2021年9月には労災認定基準が改正され、過労死ラインが見直されました。長時間労働は命の危険につながるほど深刻な問題なのです。

4-2. 人件費などコストの増大

残業には時間外手当が支給されていますので、残業時間の多さはコストの増大につながります。1日8時間を超える勤務には、通常の賃金に加えて25%増しの残業代を支払う義務があり、深夜残業になった場合は50%を支給しなければなりません。

これは企業にとっても大きな負担となりますので、残業代のコスト問題は深刻でしょう。

また、残業は人件費だけでなくオフィスの電気代などのコストもかかります。

「電気代くらい大したことないだろう」と思う人もいるかもしれませんが、規模の大きい会社で多くの人が残業している場合、光熱費も軽視できません。

4-3. 離職率が上がる

残業時間が長くプライベートの時間とメリハリがつけられない職場は、働きやすい環境とは言い難く、離職につながる懸念があります。

厚生労働省が公表している「平成30年若年者雇用実態調査の概況」によると、新卒で働いた職場を退職した理由で1番多かったのが、労働時間や休暇などの条件が良くなかったためでした。[注1]

特に若手はプライベートを重視する傾向にあるため、残業時間が多すぎて働きづらいと感じると、転職してしまう可能性があります。

また、近年では女性の社会進出も進んできているため、育児休業後に復帰できたとしても、長時間労働が常態化している職場では仕事と家庭のバランスが取りづらく、退職せざるを得ないという状況も生まれやすくなってしまいます。

[注1]平成30年若年者雇用実態調査の概況|厚生労働省

4-4. 残業の上限規制を超え、法律を犯してしまう

残業時間には上限があり、これを超えて従業員を働かせた場合、違反の罰則として6ヵ月以下の懲役、30万円以下の罰金が課されるリスクがあります。

超過してはならない残業時間の上限は以下の通りです。

[36協定を締結した場合の残業上限]

  • 月45時間、年360時間以内

[36協定の特別条項を締結した場合の残業上限]

  • 年間で720時間以内(月平均残業時間は60時間以内)
  • 1ヵ月の残業時間の上限は100時間未満(休日労働含む)
  • 2~6ヶ月のどの期間をとっても、残業時間の平均が80時間以内(休日労働含む)
  • 月45時間を超えられるのは年6回まで

残業時間をリアルタイムで管理していないと、気づかないうちに残業時間の上限を超えて残業させてしまう可能性があります。勤怠管理システムなどツールを活用して残業時間を適切に把握することが大切です。

5. 深刻な残業問題を解決するアイデア3つ

残業問題はさまざまな問題を引き起こす可能性があるため、早急に解決する必要があります。問題解決に役立つアイデアを3つ紹介します。

5-1. トップダウンの取り組み

トップダウンとは、社長や管理職などの上層部が意思決定をし、その決定に基づいて動くという方式です。残業問題を改善したいと思っていても現場だけでは変えられないとき、トップからの指示であれば実行までがスピーディーなので効率的な取り組みが期待できます。

残業を良しとする誤った認識を社内全体で変えていくためには、上層部の働きかけが必要です。

5-2. ノー残業デーを導入する

ノー残業デーとは、決まった日は残業をせず帰宅することを促す取り組みです。

プライベートの時間が確保されるので、休息したり趣味に時間を使ったりなど、リフレッシュすることができるでしょう。

ノー残業デーを導入するのであれば、他の日の残業が増えないよう仕事を調整したり、チームや部署ごとに分けて実施するなどの工夫が必要です。

5-3. 残業を事前申請制にする

企業が従業員に対し、事前に残業をおこなう旨を申請させ、上司が承認した場合にのみ残業を認める事前申請制をとることで、長時間残業を抑止することができます。

申請制にすることで、残業を削減できるだけでなく、従業員の時間に対する意識が高まり生産性が向上したり、人件費を削減できたりと企業にとっても複数のメリットがあります。

5-4. 会議に関するルールを決める

1日に何時間もダラダラと中身のない会議をしていると、残業時間が増えるばかりです。

そのため「会議で1度に使用できる時間は30分まで」などルールを定めることで、決められた時間内で必要な話し合いができるようになります。

時間だけでなく、会議に参加できる人数制限を設けても良いでしょう。

参加する必要のない人の時間を奪うことがなくなり、生産性も向上します。

6. 残業削減の取り組みが逆効果になるリスク

「サービス残業への問題意識」で先述したように、残業を削減しようとしてトップダウンの強引な手段をとると、かえって逆効果になる可能性があります。

残業の削減の目的や意図をきちんと共有していないと、従業員が残業削減のためのルールを守らず、施策が形骸化するリスクがあるためです。

先述した通り、業務環境や残業の原因を改善しないで、時間や設備の制限だけを設けると、業務が時間内に終わらない事態が発生します。

そうなると帰宅してから私用PCで作業をする従業員がでてきて、情報漏洩に繋がったりサービス残業が恒常化して従業員の不満に繋がったりする可能性があります。残業の要因を調査し、特定した上で、適切に対処することが重要です。

7. 残業問題は深刻化する前に解決しよう

残業があたり前になっている環境では、労働者の健康問題や離職率を上げるリスクを高め、企業にとってもコスト増大による経営圧迫などの問題につながる可能性があります。

残業は、深刻化する前に対策を行い解決を図る必要がありますが、そのためにも残業が発生する原因を突き止め、社員一丸となって残業削減への取り組みを行っていくことが大切です。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

 

涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。

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